최근 몇 년 사이, 인사관리 업무의 중심이 '기록'에서 '운영'으로 바뀌고 있습니다. 단순히 직원 정보를 입력하고 보관하는 수준을 넘어, 복잡한 근태 일정, 휴가 승인, 법정 근로시간 계산, 전자결재 승인 등 수많은 HR 프로세스를 자동으로 처리하는 HR 시스템 자동화가 새로운 기준이 된 것입니다.

HR 자동화란, 인사 운영 전반에 걸쳐 수작업 없이 시스템이 업무를 처리하도록 설계된 구조를 말합니다. 예를 들어, 출퇴근 기록이 자동으로 수집되고, 일정과 비교하여 지각·결근 여부를 실시간 판단하거나, 잔여 연차를 기준으로 휴가 사용 가능 여부가 자동 결정되는 방식입니다.

인사팀의 반복 업무를 줄이는 것은 물론, 실수 없이 법적 기준을 지키고, 빠른 의사결정을 가능하게 하는 것이 HR 자동화의 핵심 가치입니다. 특히 주 52시간제, 유연근무제 확대 등 노동 환경이 급변하는 상황에서, HR 자동화는 더 이상 선택이 아닌 조직 운영의 핵심 기반이 되어가고 있습니다.

HR 자동화를 성공적으로 도입하기 위해서는 단순히 시스템을 교체하는 것이 아니라, 기존의 수작업 중심 인사 프로세스를 구조적으로 재설계하는 접근이 필요합니다. 가장 먼저 현재 업무 중 반복되거나 오류 가능성이 높은 프로세스를 파악해야 합니다.

예를 들어 다음과 같은 질문을 해볼 수 있습니다

• 출퇴근 기록은 어떻게 수집되고 있나요?
• 휴가 신청과 승인 흐름은 자동화되어 있나요?
• 근로시간 초과나 법정 근로시간 위반을 실시간으로 감지할 수 있나요?
• 근태 데이터가 ERP나 급여 시스템과 얼마나 유기적으로 연동되고 있나요?

이러한 진단을 바탕으로, 다음의 실행 단계를 거쳐 자동화를 도입하는 것이 좋습니다

• 진단 단계 : 수작업이 많은 영역 파악 및 자동화 필요성 검토
• 설계 및 테스트 : 자동화 도입 범위 설정, 솔루션 검토 및 시범 운영
• 확산 단계 : 전사 적용 및 사용자 교육, 내부 커뮤니케이션 체계 마련

이때 IT 부서, 인사팀, 실사용자 간의 긴밀한 협업이 중요하며, 각 부서의 요구사항을 충분히 반영한 설계가 이루어져야 합니다. 사용자 교육과 문서화된 가이드 제공도 원활한 전사 도입의 핵심입니다.

HR 시스템 자동화를 성공적으로 구현하려면, 단순한 기능 나열이 아닌 업무 전체 흐름을 자동화할 수 있는 핵심 기능이 갖춰져 있어야 합니다. 다음은 자동화 솔루션을 도입할 때 반드시 확인해야 할 7가지 항목입니다.

위치 기반, Wi-Fi, PC 사용 기록, 출입 시스템 등 다양한 인증 방식이 제공되어야 하며, 근무지 외 출근이나 원격근무 상황에서도 유연하게 대응할 수 있어야 합니다. 실시간 동기화와 대리 기록 방지 기능은 노무 리스크를 줄이는 핵심 요소입니다.

💡 관련 시프티 기능 알아보기 : 출퇴근기록

연차, 반차, 시간 단위 휴가, 보상휴가, 대체휴가 등 다양한 유형을 지원하고, 입사일 기준 또는 회계연도 기준으로 자동 발생 및 소멸 시점까지 설정할 수 있는 유연한 구조가 필요합니다. 휴가 승인 시점, 연차 촉진 여부 등의 옵션 설정도 중요합니다.

💡 관련 시프티 기능 알아보기 : 휴가 관리

근무 일정 변경, 휴가 신청, 출퇴근 기록 수정 등의 요청에 대해 자동 승인, 병렬 승인, 순차 승인 등 다양한 승인 흐름을 설정할 수 있는지 확인해야 합니다. 승인 조건별 제한, 부서별 승인권자 설정 기능도 업무 효율화에 큰 영향을 줍니다.

💡 관련 시프티 기능 알아보기 : 전자결재

출퇴근 데이터와 근무일정을 비교해 지각, 조퇴, 결근, 연장근로 여부 등을 자동 판단하고, 주 52시간제 등 법정 기준에 맞춘 정산이 가능한 구조가 필요합니다. 각종 인사/노무 리포트를 자동 생성하거나, 맞춤형 리포트를 구성할 수 있는 기능도 고려 대상입니다.

💡 관련 시프티 기능 알아보기 : 근태정산

ERP, 회계, 출입통제, 협업 도구(캘린더, 슬랙 등)와의 데이터 연동 여부는 자동화를 구성하는 핵심 요소입니다. Open API 제공 여부, 연동 이력 확인, 양방향 연동 가능성 등이 실제 도입 후 효율에 큰 영향을 줍니다.

💡 관련 시프티 기능 알아보기 : 연동

사용자 권한을 세분화해 역할에 따라 기능 접근을 제한할 수 있어야 하며, 감사 로그, IP 접근 제한, 싱글사인온(SSO) 등 보안 체계도 기본적으로 갖춰져야 합니다. 정보보호 및 개인정보법에 대응하기 위한 구조가 명확해야 합니다.

💡 관련 시프티 기능 알아보기 : 보안

주 52시간제, 유연근무제, 근로시간 단축제도 등 지속적으로 변화하는 노동환경에 맞춰 시스템이 자동으로 업데이트되거나 설정 변경이 유연하게 가능한지 확인이 필요합니다. 제도 변경 시 빠르게 적용 가능한 설계 구조는 유지관리 비용과 리스크를 줄여줍니다.

많은 기업이 이미 사내 HR 시스템을 구축해 사용하고 있습니다. 이런 시스템도 일정 수준의 자동화는 가능하지만, 변화에 빠르게 대응하고 유지, 확장하기에는 한계가 있습니다.

사내 시스템은 커스터마이징이 가능한 반면, 변경이 있을 때마다 코드 수정이 필요하고 유지보수 비용이 지속적으로 발생합니다. 반면, SaaS 기반의 자동화 솔루션은 자동화 로직이 기본 탑재되어 있고, 근로기준법 등 외부 변화에 맞춘 자동 업데이트가 가능해 유지 관리의 부담이 훨씬 적습니다.

또한, 캘린더, ERP, 출입 시스템 등 다양한 외부 시스템과의 연동도 더 유연하게 이루어져 전체 업무 환경의 디지털 전환에 더 적합한 방식으로 평가받고 있습니다.

사내 구축 시스템과 SaaS 기반 자동화 솔루션은 아래와 같은 차이점을 갖습니다.

현재 자사 HR 운영 환경에 맞춰 어떤 방식이 더 효율적이고 지속 가능한지 신중하게 판단해야 합니다. 단기적인 비용이나 익숙함보다는, 변화에 대한 대응력과 실제 자동화 수준, 유지보수의 편의성까지 고려해 장기적인 관점에서 전략적으로 선택하는 것이 중요합니다.

앞서 살펴본 기능들을 얼마나 충실히 갖추고 있는지에 따라, HR 시스템 자동화의 효과는 크게 달라집니다. 이러한 항목을 포괄적으로 충족하면서도 실제 기업 환경에서 검증된 자동화 솔루션은 드물며, 시프티는 그 중에서도 특히 실무 자동화 구현과 운영 편의성 면에서 두각을 나타내고 있습니다.

자동화 시스템 도입은 단순한 기술 도입이 아니라, HR 운영 철학과 업무 방식의 혁신입니다. 실무자의 반복 업무를 줄이고, 관리자에게는 실시간 데이터 기반 의사결정을 제공하며, 구성원에게는 투명하고 공정한 근무 환경을 제공하는 것이 궁극적인 목표입니다.

이제는 단순한 시스템 도입이 아닌, 업무 프로세스의 자동화를 실현할 수 있는 인사관리 인프라 구축이 필요합니다. 귀사의 HR 환경에 가장 잘 맞는 솔루션을 선택해, 인사담당자와 구성원 모두가 효율적인 업무 환경을 경험하시길 바랍니다.

HR 자동화, 시프티로 시작하기