사용중인 그룹웨어와 PC-OFF를 연동해 근로시간관리 체계 구축하기

최근 많은 기업이 그룹웨어를 통해 출퇴근기록과 전자결재를 함께 운영하고 있습니다. 일정 관리, 메신저, 전자결재 기능이 통합된 그룹웨어는 조직 커뮤니케이션 효율을 높이는 데 유용합니다. 그러나 그룹웨어 기반 출퇴근기록만으로는 근로시간관리까지 일관되게 완성하기에는 구조적인 한계가 존재합니다.

특히 하이브리드 근무가 확산되면서 사무실 근무, 재택근무, 외근이 혼합된 환경이 일반화되었습니다. 이때 단순 출퇴근기록만으로는 실제 PC 사용 시간과 근로시간의 정합성을 확인하기 어렵습니다. 결과적으로 출퇴근기록은 존재하지만, PC-OFF 근로시간관리까지 연결되지 못해 관리의 공백이 발생하는 사례도 늘고 있습니다.

그룹웨어는 일정 관리, 메신저, 전자결재 기능 중심으로 운영되는 경우가 많습니다. 출퇴근기록 기능이 포함되어 있더라도, 근로시간관리 관점에서는 몇 가지 간극이 생길 수 있습니다. 첫째, 출퇴근 버튼 기반 기록과 실제 PC 사용 시간 간의 차이를 별도로 관리해야 합니다. 사무직의 경우 업무 대부분이 PC에서 이뤄지기 때문에 PC 근로시간관리 체계가 함께 설계되지 않으면 관리 일관성이 떨어질 수 있습니다.

둘째, 연장·야간·휴일 근로시간 관리 기준을 세밀하게 설정하고 통제하는 기능이 제한적일 수 있습니다. 근로시간관리는 단순 합산이 아니라 사전 설정된 근로 기준에 따라 신청·승인·제한 구조가 함께 운영되어야 합니다. 그룹웨어만으로 운영하는 경우에는 연장·야간·휴일 근로 승인 절차를 별도 문서나 추가 결재 체계로 운영하는 사례가 있습니다.

셋째, 출퇴근기록과 근태 정산, 그리고 PC 사용 시간 이력을 통합적으로 관리하기 어렵다는 점입니다. 이로 인해 HR 부서는 데이터를 다시 취합하거나 엑셀로 재정리해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다. 이 경우 HR 담당자가 데이터를 다시 정리하거나 근태 데이터를 추가 확인해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다.

하이브리드 근무 환경에서는 물리적 출입 통제보다 PC 사용 기반 근로시간관리가 더욱 중요해지고 있습니다. 사무실에서는 물론, 재택근무 환경에서도 업무 대부분이 PC에서 이뤄지기 때문입니다. 이때 PC-OFF를 지원하는 체계를 도입하면, PC 사용 시작·종료 시점, PC 사용 시간 이력을 기준으로 근로시간을 관리할 수 있습니다.

PC-OFF는 단순히 PC 사용을 제한하는 개념이 아니라, 근무일정과 연동해 PC 사용 가능 시간을 설정하고 관리하는 구조입니다. 근무 일정이 없는 날이나 휴가 사용일에는 PC 사용을 제어하고, 업무 시간 외 사용에 대해서는 임시 사용 요청과 같은 절차를 통해 관리할 수 있습니다. 이러한 구조는 근로시간관리 기준을 시스템적으로 일관되게 유지하는 데 도움이 됩니다.

또한 PC-OFF 근로시간관리는 출퇴근기록과 결합될 때 효과가 극대화됩니다. 출퇴근기록과 PC 사용 시간 이력을 함께 비교하면, 근로시간관리의 기준을 보다 명확히 설정할 수 있습니다. 이는 HR 담당자뿐 아니라 경영진이 데이터 기반 의사결정을 내리는 데에도 참고 자료로 활용될 수 있습니다.

시프티는 그룹웨어 환경에서 운영되는 출퇴근기록과 연계해 PC-OFF 근로시간관리를 일관되게 설계할 수 있는 통합 인력관리 솔루션입니다. 근무일정, 출퇴근기록, PC 사용 시간 이력을 연동해 그룹웨어와 병행 운영하는 환경에서도 동일한 근로시간관리 기준을 적용할 수 있도록 지원합니다.

시프티 PC-OFF는 Windows 및 MacOS 환경에서 근무 시작·종료 및 휴가 일정에 따라 PC 사용을 제어하도록 설정할 수 있습니다. 임시 사용 승인과 유휴시간 설정 기능을 통해 세분화된 근로시간 관리 체계를 운영할 수 있으며, 직원별 PC 사용 시간 이력을 조회할 수 있습니다.

그룹웨어 출퇴근기록과 병행해 활용할 수 있도록, 위치 또는 WiFi 인증 방식을 통한 모바일 출퇴근기록을 지원합니다. 근로자와 모바일 기기 1:1 귀속 구조를 적용해 기록의 신뢰도를 높일 수 있으며, 출퇴근 버튼을 누른 시점에 위치 또는 WiFi 인증이 진행되는 방식으로 운영할 수 있습니다.

연장·야간·휴일 근로에 대해 사전 설정된 승인 규칙을 적용할 수 있으며, 특정 조건에서 요청을 제한하는 옵션을 통해 근로시간관리 기준을 체계적으로 운영할 수 있습니다. 그룹웨어 결재 체계와 병행하더라도 근로시간관리 정책은 시프티 내 설정 기준에 따라 관리할 수 있습니다.

승인된 근로시간과 실제 근로시간을 대조해 근태 정산 기준을 관리할 수 있으며, 출퇴근기록과 관련 데이터를 엑셀 파일로 다운로드해 인사·급여 업무에 활용할 수 있습니다. PC-OFF 근로시간관리 데이터를 엑셀 파일로 다운로드해 인사·급여 정산 자료로 활용할 수 있습니다.

그룹웨어와 PC-OFF를 분리된 도구로 운영하는 대신, 출퇴근기록과 PC-OFF 근로시간관리를 하나의 기준 아래 통합하는 것이 바람직합니다. 특히 하이브리드 근무 환경에서는 출퇴근기록과 PC 사용 시간 관리 기준을 함께 운영해야 근로시간 기준 차이를 줄일 수 있습니다.

시프티는 PC-OFF 기반 PC 근로시간관리, 위치 또는 WiFi 인증 기반 출퇴근기록, 근무일정 및 승인 규칙 설정 기능, 그리고 근태 정산 및 엑셀 다운로드를 통해 근로시간관리를 체계적으로 운영할 수 있도록 지원합니다. PC-OFF를 중심으로 근로시간관리 체계를 재정비하려는 기업이라면, 시스템 연동 관점에서 시프티 도입을 검토해 보시기 바랍니다.