출입관리시스템 연동을 통한 근로시간 통합 관리 방법 및 실무 체크포인트

최근 기업 현장에서는 출입관리시스템과 근태관리 시스템을 각각 운영하는 사례가 여전히 많습니다. 보안과 출입 통제를 목적으로 도입한 시스템이 먼저 자리 잡고, 이후 근로시간 관리의 필요성이 커지면서 별도의 근태관리 시스템을 추가 도입하는 구조가 일반적이기 때문입니다.

그러나 주 52시간제 운영, 다양한 유연근무제 확산, 교대근무와 다지점 운영 확대 등으로 인해 단순한 출입기록만으로는 정확한 근로시간 산정이 어려워지고 있습니다. 이에 따라 출입관리시스템 연동을 통해 근로시간 데이터를 일원화하려는 기업의 관심이 빠르게 증가하고 있습니다.

오늘은 출입기록과 근로시간 관리의 구조적 차이를 이해하고, 출입관리시스템 연동을 기반으로 근로시간 데이터를 통합 관리하는 전략을 살펴보겠습니다.

출입기록은 특정 시점의 입·퇴장 이벤트를 기록하는 보안 중심 데이터입니다. 반면 근로시간 관리는 근무일정, 휴게시간, 소정근로시간, 연장·야간·휴일 근로 여부까지 반영해 산정해야 하는 정산 중심 데이터입니다.

이 두 시스템을 분리해 운영하면 HR 부서는 출입기록을 다시 가공해 근무일정과 대조하고, 근로시간을 재산정하는 과정을 반복하게 됩니다. 특히 교대근무 환경에서는 출입 시각과 실제 근무 시작 시각이 일치하지 않는 경우도 많아 오차가 발생하기 쉽습니다. 이러한 한계를 해결하기 위한 현실적인 대안으로 출입관리시스템 연동 기반 근태관리 구조가 검토되고 있습니다.

출입관리시스템 연동은 단순 데이터 연결을 의미하지 않습니다. 핵심은 출입 데이터를 근무일정과 대조해 근로시간 산정 체계 안으로 편입시키는 것입니다.

예를 들어, 에스원(세콤)이나 ADT캡스와 같은 출입관리 시스템과 연동해 기존 출퇴근 방식을 유지하면서 근태 데이터를 연계할 수 있습니다. 하지만 중요한 점은 연동 그 자체가 아니라, 연동 이후의 데이터 흐름을 어떻게 설계하느냐입니다.

출입관리시스템 연동 이후의 데이터 흐름은 다음과 같은 단계로 구성하는 것이 바람직합니다.

① 출입 이벤트 발생
② 근태 시스템으로 데이터 연계
③ 근무일정과 대조
④ 휴게시간 차감
⑤ 근로시간 산정
⑥ 승인 및 정산
⑦ 리포트 활용

또한 출입관리시스템 연동을 검토할 때는 몇 가지 실무 기준을 사전에 정립하는 것이 권고됩니다. 특히 출입관리시스템 연동은 기술적 연계 작업이 아니라, 기업의 근로시간 관리 기준을 재정립하는 과정이라는 점을 고려해야 합니다.

첫째, 출입 시각을 근무 시작 시각으로 동일하게 볼 것인지, 일정 오차 범위를 허용할 것인지에 대한 기준이 필요합니다.

둘째, 근무 유형별 적용 방식을 구분해야 합니다. 사무직, 생산직, 외근직, 재택근무 인력은 근로 형태가 다르므로 동일 기준을 적용하는 것이 항상 적절하지는 않습니다.

셋째, 연장·야간·휴일 근로에 대한 사전 설정 기준을 명확히 하고, 사전 설정된 근로 기준 초과 시 신청 제한이 가능하도록 설계하는 것이 바람직합니다.

시프티는 출입관리시스템 연동을 기반으로, 출입 데이터가 근무일정 관리와 근로시간 산정 체계 안에서 일관되게 활용되도록 설계되어 있습니다.

에스원(세콤), ADT캡스, KT텔레캅과 같은 출입관리 시스템과 연계해 기존 출퇴근 방식을 유지하면서 근태 데이터를 시프티에서 관리할 수 있습니다. 이를 통해 별도의 출퇴근기기 교체 없이도 근태관리 체계 안에서 출입 데이터를 활용할 수 있습니다.

시프티는 일·주·월 단위 캘린더뷰를 제공하며, 다양한 근무 유형과 스케줄 패턴을 설정할 수 있습니다. 출퇴근기록을 근무일정과 비교해 지각, 조퇴 등 특이사항을 관리할 수 있어 단순 출입기록을 근로시간 관리 체계로 확장할 수 있습니다.

총 근무시간 기준 또는 특정 시각 기준으로 휴게시간 차감이 가능하며, 개인별 수동 휴게 설정과 기록 기능도 지원합니다. 이를 통해 출입 시각과 실제 승인된 근로시간 사이의 기준을 명확히 설정할 수 있습니다.

조직·직무별 승인 규칙을 설정할 수 있으며, 특정 조건에서 요청 제한 설정도 가능합니다. 연장·야간·휴일 근로 등 시간외근무 신청을 전자결재 기능으로 요청하고 관리자는 시프티 내에서 신청 내역 확인 및 승인/거절 처리를 진행할 수 있습니다. 출입 데이터와 근로시간 수정 사항이 연계되며, 근로시간 수정 승인 절차를 체계적으로 통합 운영할 수 있다는 점이 특징입니다.

1일·1주·1개월 평균 근로시간 계산, 연장근로시간 관리, 커스텀 리포트 설정 등을 지원해 출입 데이터 기반 근로시간 관리 결과를 조직 운영에 활용할 수 있습니다. 근태 정산 및 리포트 근태 데이터를 기반으로 급여정산 업무 또한 수월하게 진행 할 수 있습니다.

출입관리시스템 연동은 단순한 기능 추가가 아니라, 기업의 근로시간 데이터 관리 구조를 재정비하는 출발점이 될 수 있습니다. 출입관리시스템 연동을 중심으로 근로시간 데이터를 일원화하는 전략은 HR 담당자의 실무 부담을 줄이고, 경영진이 신뢰할 수 있는 근로시간 데이터를 확보하는 기반이 됩니다.

시프티는 근무일정 관리, 휴게시간 차감 설정을 통한 근로시간 산정 기준 구체화, 전자결재 기능을 활용한 출퇴근 기록 수정 및 연장·야간·휴일 근로 신청 관리, 근태 정산 및 리포트 기능을 통해 출입관리시스템과의 유연한 연동이 가능합니다.

근태관리 체계 고도화를 고민하고 있다면, 시프티와 출입관리시스템 연동을 출발점으로 데이터 통합 구조의 기반을 마련해 보시기 바랍니다.