스케줄링과 출퇴근기록 앱 사용에 대하여

작성 날짜: 2018-01-15

태그: 스케줄링, 출퇴근기록


레스토랑, 바 또는 카페 운영은 어려운 일입니다. 고객 서비스부터 메뉴 개발, 소모품 주문, 재고 관리 및 광고에 이르기까지 수많은 작업들을 수행해야 매장이 원활하게 돌아갈 수 있습니다. 비록 관리자가 그 모든 것을 쉽게 처리할 수 있는 운영 노하우를 터득하였다고 해도 여전히 인력 관리 문제가 남아있습니다. 풀 타임 및 파트 타임 직원을 고용하고, 그들을 훈련시키고, 좋은 사내 문화를 형성해야 합니다. 직원을 관리하는 일은 사장과 관리자에게 매우 에너지 소모성이 높은 영역입니다.

그동안 사장이나 점장으로부터 들었던 많은 문제 중 하나는 스케줄링, 작업 표 관리 및 급여처리 입니다. 근무일정 관리 및 급여 지급은 비즈니스를 운영하는데 있어 일상적인 업무이지만 동시에 시간이 많이 걸리고 지루한 업무입니다. 지루하고 재미없는 데다 불편한 업무를 매번 반복하다 보면 그 업무가 불편하다는 것조차도 느끼지 못하는 경우가 많습니다. 이 글을 읽어보며 이러한 업무가 얼마나 번거로운지 다시 한 번 생각해 보시기 바랍니다.

일반적으로 직원들의 근무일정을 계획할 때 관리자가 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다.

  • 각 직원의 근무 가능 시간대와 요일
  • 하루 중 바쁜 시간과 한가한 시간
  • 지역 행사 및 시즌별 성수기

완벽한 스케줄링의 세계에서는 초과 근무, 과도한 인력, 혹은 인력 부족을 방지하고 일정간 충돌이 없는 근무표가 달성됩니다. 하지만, 현실 세계에서는 계획대로 일이 진행되기가 매우 어렵습니다.

급여정산 업무를 하기 전에는 다음과 같은 항목들을 검토해야합니다.

  • 출퇴근기록들이 정확한가?
  • 대리나 지점외 출퇴근 등 부정한 방법으로 근태를 기록한 직원이 있는가?
  • 근태기록에 누락되거나 부정확한 출퇴근기록이 있는가?
  • 각 직원들의 최근 시급 정보를 가지고 있는가?
  • 연장근로수당, 야간근로수당, 휴일근로수당, 또는 주휴수당을 받아야 할 기준을 충족한 직원은 누구인가?

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직원 관리는 효율성을 높이고 관련된 모든 사용자들의 시간을 절약 할 수 있는 체계적인 도구로 시작됩니다. 이러한 도구를 사용하면 더 나은 협업과 직원 간의 의사소통을 촉진할 수 있습니다.

1. 기존 Excel 에서 수동으로 수행하던 근무표/급여 업무를 클라우드로 전환

많은 수의 직원 근무일정을 계획하기란 굉장히 어려운 일입니다. 스케줄링을 위한 소프트웨어가 아닌 Excel을 사용한다면 다음과 같이 오히려 일이 과중될 수도 있습니다:

  • 복사 및 붙여 넣기를 통해 직원에게 일정을 계획한다.
  • 각 직원들이 근무 가능한 시간대와 요일을 관리하는 엑셀이나 서류를 따로 열어 누가 근무할 수 있는지 매번 확인해야 한다.
  • 스크린 샷을 보내 공유한다.
  • 직원들에게 받은 일정 수정 요청을 처리하고 수정된 일정을 다시 공유해야 한다.
  • 비효율적인 데이터 / 파일 관리는 각 지점별로 다른 Excel 파일로 저장 및 보관합니다.

이러한 방법을 통해 일정을 계획하고 엑셀로 각각의 관리자 컴퓨터에 저장이 된다면 형편없는 데이터 관리가 이루어지게 됩니다. 이전 달의 근무일정이나 근태기록 데이터를 확인하려 한다고 하면, 누군가의 하드 드라이브 어딘가에 저장된 파일을 십분 째 찾고 있는 자신을 발견하게 될 것입니다.

클라우드형 스케줄링 툴을 사용하면 위에 언급한 모든 문제를 해결하여 능률을 향상시키고 직원들은 불필요한 일정관련 의사소통이 줄어들며 다른 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

2. 직원이 정확한 출근 및 퇴근기록을 남길 수 있는 방식으로 전환

직원의 출퇴근 시간을 추적하기 위해 종이나 Excel 근태표를 사용하고 있습니까? 인트라넷을 이용하여 동료들도 대신 넣어줄 수 있는 사원번호를 사용하시나요? 매일 이메일이나 종이로 된 근태 보고서를 서명하며 결재하셨나요? 이 모든 업무는 전산화된 시스템에서 손쉽게 할 수 있습니다.

직원이 자신의 스마트폰으로 출퇴근을 기록할 수 있는 시스템을 갖추면 관리자는 언제, 어디서든 확인할 수 있어 기존 근태보고를 받던 절차와 시간을 절약할 수 있습니다. 종이 근태표 또는 엑셀에 기록하는 기존 방법은 부정확할 뿐만 아니라 직원 및 관리자의 많은 시간을 요구합니다. 직원들은 자신의 차례가 올때까지 기다렸다가 출퇴근을 기록해야 합니다. 또 관리자가 잘못된 기록을 수정하는 것은 항상 컴퓨터를 열거나 종이 근태표가 있어야 가능하여 번거로우며, 특히 ERP 또는 회계 시스템에 근태 데이터를 입력해야 하는 경우, 중복된 업무를 수행하게 됩니다. 또한 본사의 담당자는 해당 지점의 관리자가 Excel 파일을 보내거나 ERP 시스템에 입력하기를 기다려야 근태기록을 접근할 수 있습니다.

인력 배치와 근태 업무에서 불필요한 단계와 절차를 모두 제거하고, 사용하기 쉽고 진정한 가치를 창출해낼 수 있는 도구로 전환해 보시기 바랍니다.

3. 중요한 업무를 해야 하는 직원들에게 불필요한 업무를 과중하지 마세요. 직원들에게 가치를 전달하고 시간도 절약할 수 있습니다.

직원과 관리자는 이미 자신의 고객 응대, 재고관리, 주문처리 등으로 바쁜 업무를 소화해내고 있습니다. 직장에서 이메일이나 문서를 통해 휴가/연차/월차 등의 휴가 요청 양식을 제출해야 하는 일에 시간을 낭비하고 있을 수는 없습니다. 다음 주 일정을 사진으로 찍어 가기 위해 사무실로 들어가 자기 차례가 오기를 기다리는 시간을 낭비 할 필요도 없습니다. 직원들이 자신의 업무에 집중할 수 있게 하고 모든 일정, 출석 및 휴가 관련 문제를 해결할 수 있는 도구를 도입해보세요.

조직의 근무일정 스케줄러출퇴근기록을 위한 훌륭한 도구는 불필요한 작업을 제거하고 사장, 점장, 매니저들의 시간을 절약하는 데에 도움이 됩니다. 시프티와 같은 솔루션이 당신의 비즈니스에 적합한지 따져 보시기 바랍니다.


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