교육·연구기관 근태관리, 수기에서 자동화 시스템으로 바꿔야 하는 이유

대학과 연구기관은 사회의 지식과 혁신을 이끄는 핵심 조직입니다. 연구와 교육이라는 본질적인 업무에 집중하려면, 이를 뒷받침하는 인사관리와 운영체계 역시 정교하고 효율적이어야 합니다. 하지만 아직도 많은 곳에서 수기나 엑셀 기반의 근태관리를 이어오고 있어, 인사 담당자의 업무가 점점 복잡해지고 있습니다.

연구와 강의, 행정 등 유동적인 업무 특성상 정형화된 방식만으로는 대응에 한계가 있습니다. 구성원 간 협업과 일정 공유, 정확한 근로시간 관리가 중요해진 지금, 디지털 기반의 체계적인 운영이 필수적인 대안이 되고 있습니다.

오늘은 교육·연구기관의 근태관리 현황을 짚어보고, 보다 효율적으로 인력을 운영할 수 있는 현실적인 방안을 함께 살펴보겠습니다.

교육기관에서는 근태 데이터를 수기로 작성하거나 엑셀을 통해 관리하는 방식이 여전히 널리 사용되고 있습니다. 초기에는 간편하고 비용 부담이 적다는 장점이 있지만, 근무 유형과 인력이 다양해질수록 정확성과 실효성을 유지하는 데 한계가 생깁니다.

• 출퇴근 시간의 자율 입력 방식 : 대리 작성이나 기입 누락 발생 시 기록의 신뢰도 저하
• 근무일정 변경 시 수기 반영의 한계 : 일정 수정이 실시간으로 반영되지 않아 실제 근무 내용과 차이 발생
• 분산된 엑셀 운영 : 부서별 파일 관리로 통합 정산 및 데이터 취합 시 비효율 발생

교육기관은 하나의 조직 안에 다양한 직무와 고용 형태가 공존하는 복합적인 근무 환경을 갖고 있습니다. 정규직 교직원, 시간강사, 연구원, 대학원생 조교, 산학협력단 소속 인력 등 각기 다른 업무 목적과 근무 방식으로 일하는 이들을 동일한 기준으로 관리하는 것은 쉽지 않은 과제입니다.

• 직무별 근무 방식의 차이 : 고정 출퇴근, 유동적 일정, 프로젝트 단위 근무 등 다양한 방식
• 과제별 근로시간 산정 기준 상이 : 연구비 예산 조건에 따라 정산 방식이 달라짐
• 기관별 운영 관행의 차이 : 같은 업무라도 부서에 따라 승인 및 기록 방식이 다름

교육기관은 부서 간 협업이 활발하고, 외부 일정이 많은 구성원이 다수 존재하는 특성을 지니고 있습니다. 특히 교수, 연구원, 조교 등은 수업, 학회, 외부 미팅 등으로 자리를 비우는 일이 잦지만, 이러한 일정이 구성원 간에 실시간으로 공유되지 않으면 업무 조율에 혼선이 발생할 수 있습니다.

• 회의 및 공동 업무 일정 조율의 어려움 : 구성원의 근무 여부를 미리 확인하지 못해 회의 일정이 변경되거나 지연 발생
• 부재 일정 공유의 비일관성 : 휴가, 출장, 외부 강의 등 일정이 개별 메일이나 구두 전달로만 공유되어 누락 가능성 존재
• 행정·연구 업무 간 공백 발생 : 강의 또는 외부 일정으로 자리를 비운 구성원의 행정 협조나 승인 업무 지연

연구 중심의 근무 환경에서는 정해진 근무 시간 외에도 실험과 데이터 정리, 회의 준비 등으로 인해 자연스럽게 연장 근무가 발생하는 경우가 많습니다. 그러나 초과근무나 이석 현황을 일관되게 기록하고 관리하는 체계가 부족하면, 실제 근무 시간과 수당 정산 기준 간의 불일치가 생길 수 있습니다.

• 사전 승인 없는 연장·야간근무 발생 : 구성원이 자발적으로 추가 근무를 진행하더라도 이를 공식적으로 인정받기 어려움
• 이석시간 관리의 불명확성 : 개인 일정, 외부 미팅 등으로 인한 이석이 별도로 기록되지 않아 근무 시간 산정에 혼선
• 정산 기준 적용의 어려움 : 수기로는 연장·야간근무 시간 분류에 한계가 존재

교육기관은 본교와 분교, 단과대학, 부설 연구소, 산학협력단 등 여러 조직 단위가 함께 운영되는 구조로, 근무 관리 체계 또한 조직별로 상이한 방식으로 운영되는 경우가 많습니다. 이러한 분산 구조는 각 부서의 자율성을 보장하는 장점이 있지만, 전체 조직 차원에서 인력 운영 데이터를 통합하고 정산하는 과정에서는 일관성 확보에 어려움을 줄 수 있습니다.

• 부서별 상이한 운영 방식 : 승인 흐름이나 기록 방식이 조직마다 다름
• 겸직 인력의 중복 기록 가능성 : 여러 부서 소속일 경우 기록 누락 우려
• 데이터 통합의 어려움 : 기관 전체 단위에서 근무 정보를 모으는 데 시간 소요

교육기관처럼 교내 여러 건물과 실험실, 외부 기관 등을 오가는 유동적인 근무 환경에서는 고정된 기기보다 모바일 기반 인증 방식이 더 효과적입니다. 구성원이 실제 근무지에서만 출퇴근을 기록할 수 있도록 위치 기반 또는 WiFi 기반 인증을 적용하면, 출퇴근 시간의 신뢰도를 높일 수 있습니다. 또한 개인 기기 귀속 방식으로 대리 출근 우려를 줄이고, 인증 보안 수준도 강화할 수 있습니다.

직무와 고용 형태에 따라 근무시간, 수당 기준, 승인 체계를 유연하게 설정할 수 있어야 합니다. 정규직, 조교, 연구원 등 각기 다른 구성원의 근무 특성을 반영해 역할별 운영 기준을 세분화하고, 프로젝트 단위 정산까지 체계적으로 관리할 수 있어야 합니다. 하나의 시스템 안에서 다양한 조건을 분리해 적용할 수 있다면, 반복적인 수작업 없이도 안정적이고 정확한 운영이 가능합니다.

교수와 연구원, 조교 등은 수업, 학회, 외부 미팅 등으로 근무 일정이 수시로 변경되기 때문에 구성원 간 일정 공유가 체계적으로 이뤄져야 합니다. 근무와 휴가 일정을 캘린더 기반으로 공유하고, 승인된 일정이 자동 반영되는 시스템을 사용하면 누가 언제 근무 중인지, 누구의 부재가 예정되어 있는지를 쉽게 확인할 수 있습니다. 이는 회의 일정 조율, 결재 협조 요청, 업무 분담 시 불필요한 커뮤니케이션 낭비를 줄이는 데 효과적입니다.

초과근무, 휴게시간, 이석시간 등을 자동 구분하고, 변경 요청 및 승인 이력을 시스템 내에서 관리하면 정산의 정확성이 높아질 뿐만 아니라 구성원의 실제 근무시간을 정량적으로 파악할 수 있어 보상과 운영 모두에 안정성을 확보할 수 있습니다. 연장근로와 관련된 내부 승인 흐름까지 함께 구성되면, 불필요한 커뮤니케이션 소모도 줄일 수 있습니다.

분산된 조직 구조 내에서도 근태 데이터를 한 시스템에서 통합 관리할 수 있어야 합니다. 조직별 기준은 유지하되, 전사 차원의 데이터 분석, 인건비 집계, 감사 대응 등을 일관되게 처리할 수 있는 환경을 구축하는 것이 중요합니다. 통합 운영 기반을 마련하면, 운영 효율화는 물론 전략적인 인사 의사결정까지도 지원할 수 있습니다.

교육기관과 연구기관은 다양한 직무와 근무 형태가 공존하는 복합적인 조직입니다. 자율성과 전문성이 중요한 만큼, 근태관리 역시 구성원의 특성과 업무 환경에 맞게 유연하고 정교하게 운영되어야 합니다.

시프티는 교육·연구기관의 특성을 반영해 역할별 맞춤 근무 설정, 위치 기반 출퇴근 기록, 초과근무 승인, 이석관리, 조직 통합 운영까지 한 플랫폼에서 지원하는 통합 인력관리 솔루션입니다. 정확한 근무 기록과 효율적인 인력 운영을 바탕으로 구성원의 만족도는 물론, 인사담당자의 실무 부담까지 줄여주는 스마트한 솔루션 시프티로 근태관리 자동화를 시작하세요.