2025년 HR 마감 전에 챙겨야 할 근로시간 및 연차 정산 핵심 사항 정리

올해도 어느덧 한 해가 마무리되고 있습니다. 인사팀에게 연말은 단순한 결산을 넘어, 한 해의 근로시간·휴가·근태 데이터를 정리하고 다음 해 인력 운영의 기반을 다지는 중요한 시기입니다.

특히 주 52시간제 운영 방식이 더욱 정교해지고 연차·휴가 관리 기준도 체계화되면서, HR 마감 과정에서 확인해야 할 항목은 점차 다양해지고 있습니다. 또한 유연근무제 운영이 확산되면서 근로시간과 휴가 데이터를 정확하게 정리하는 절차는 조직 운영의 안정성을 높이기 위한 바람직한 과정으로 자리 잡고 있습니다.

이번 글에서는 HR 담당자가 2025년 마감 전에 꼭 챙겨야 할 근로시간·연차·휴가 정산의 핵심 사항을 정리하고, 이를 더 효율적으로 관리할 수 있는 실무 전략도 함께 살펴보겠습니다.

연말 마감에서 가장 중요한 부분 중 하나는 근로시간 정산입니다. 단순 집계가 아니라, 연장·야간·휴일근로 등이 최신 기준에 맞게 분류되고 있는지 확인하는 과정이 권고됩니다.

• 근무일정 및 출퇴근 기록의 일치 여부 확인

  계획된 근무일정과 실제 근로기록을 대조하여 지각·조퇴·결근·연장근로가 의도대로 반영되었는지 점검해야 합니다. 특히 유연근무(시차출퇴근·선택근무 등)를 운영하는 조직은 실제 근로시간이 근무유형 규칙에 따라 정확히 반영되었는지 추가 확인하는 것이 바람직합니다.

• 연장·야간·휴일근로 구분 및 산정 방식 점검

  연장근로는 ‘소정근로시간을 초과한 근로시간’, 야간근로는 ‘22시~06시 사이 근로’, 휴일근로는 ‘법정휴일 또는 회사 지정휴일 근로’로 구분되며, 각 항목이 적절한 기준에 따라 자동 집계되고 있는지 확인해야 합니다. 또한 실근로시간이 승인 이력과 실제 근로시간이 불일치하는 경우가 없는지 함께 점검하면 정산의 정확도를 높일 수 있습니다.

• 근로시간 평균 산정의 정확성 검토

  1일·1주·1개월 단위 실근로시간 평균은 인력 배치와 조직 운영 계획을 세우는 데 중요한 지표이므로 연말 기준으로 정확하게 정리해두는 것이 바람직합니다.

• PC 기반 근로시간 관리의 세부 기록 점검

  사무직 근로시간은 실제 근로시간과 PC 사용시간이 자연스럽게 연동되어야 합니다. 자리비움·휴게시간·유휴시간이 명확히 구분되어 있는지, 근무시간 외 PC 사용이 적절히 제어·기록되었는지 확인하면 근로시간 데이터의 투명성을 높일 수 있습니다.

연차·휴가 정산은 연말 HR 마감에서 가장 많은 시간이 소요되는 업무 중 하나입니다. 발생·사용·소멸 규칙이 직원마다 달라 자동화 없이 처리할 경우 오류 가능성이 높기 때문에 사전 점검이 권고됩니다.

• 연차 발생·사용·소멸 기준 재점검

  입사일 또는 회계연도 기준 연차 발생 규칙이 올바르게 반영되었는지, 사용 내역과 잔여 연차가 최신 기준으로 정리되어 있는지 확인해야 합니다.

  특히 1년 미만 근로자 연차, 입사·퇴사자 월차 계산 등은 연말에 누락이 발생하기 쉬운 항목이므로 세부 확인이 바람직합니다.

• 휴가 승인 내역과 실제 데이터의 일치 여부

  휴가 승인 흐름이 전자결재 이력과 정확히 일치하는지, 승인 누락이나 중복 반영이 없는지 확인하면 휴가정산의 안정성을 높일 수 있습니다.

• 보상휴가·휴일대체 정산

  보상휴가(대체휴무)나 휴일대체 운영 기업의 경우, 잔여 발생분과 사용 내역이 정확히 집계되었는지 함께 확인해야 합니다. 유효기간이 있는 제도를 운영할 때는 해당 기간 내 활용 여부도 연말에 정리해두는 것이 좋습니다.

• 월별 휴가 관리 체계 확인

  연차·휴가는 연말에 한꺼번에 정산하기보다 월별로 발생·사용·잔여 데이터를 관리하는 것이 바람직합니다. 연말 마감 시점에는 누락 없는 데이터로 정산이 가능한지, 월 단위로 축적된 기록이 정확히 정리되어 있는지를 확인해야 합니다.

근무일정 변경, 휴가 승인, 근태 수정 요청 등은 연말에 집중되기 때문에 승인 흐름과 결재 이력의 정합성을 확보하는 과정이 중요합니다.

• 결재 규칙 및 승인 단계 재점검

  직무·부서별 승인규칙이 올바르게 설정되어 있는지, 실제 운영 과정에서 불일치가 있었는지 확인하면 근태데이터의 신뢰도를 높일 수 있습니다.

• 승인 이력과 근태데이터의 연결성 검토

  근무일정 변경 요청이 결재된 시점과 실제 근태데이터에 반영된 시점이 일치하는지 검토하면 연말 정산의 정확성을 확보할 수 있습니다.

• 데이터 기반 HR 보고서 준비 여부 확인

  HR 마감 시에는 근로시간·휴가·근태 패턴 등 조직 운영에 필요한 여러 리포트를 준비하게 됩니다. 직무별 연장근로현황, 부서 휴가 사용률, 근태 특이사항 등을 자동으로 집계할 수 있는지 확인하고, 필요한 보고서 항목이 모두 구성 가능한지도 함께 점검해야 합니다.

근로시간·휴가 관리 기준이 더욱 세부화되면서 연말 HR 점검 시 다음 항목을 함께 확인하면 운영의 안정성이 높아집니다.

• 근로시간 및 휴가 운영 기준 재확인

  근로시간 분류 방식, 휴게시간 반영 방식, 연차 발생 규칙 등이 실제 운영에 적절하게 반영되어 있는지 점검하면 새해 감사 대비에도 도움이 됩니다.

• 기록 보관 및 접근권한 체계 확인

  근태·휴가 기록뿐 아니라 결재 이력, 조직 변경 기록, 접근권한 설정이 체계적으로 관리되고 있는지를 점검하면 데이터 관리의 투명성이 높아집니다.

• 감사 로그(Audit Log) 및 시스템 기록 확보

  HR 운영 과정에서 어떤 결재가 언제 이루어졌는지, 어떤 데이터가 변경되었는지가 기록되어 있다면 조직의 인사 운영 신뢰도를 높이는 데 기여합니다.

연말 정산은 근로시간, 휴가, 전자결재, PC 근로시간 기록 등 다양한 데이터가 동시에 모이기 때문에 수기 작업이 많을수록 누락이나 오류가 발생할 가능성이 있습니다. 시프티는 이러한 HR 마감 업무를 하나의 플랫폼에서 통합적으로 관리할 수 있도록 지원하여, 연말 HR 마감의 효율을 높이는 데 도움이 됩니다.

특히 근로제도 변화나 노동법 개정에 따라 기능이 자동으로 업데이트되므로, 별도의 규칙 수정이나 시스템 재정비 없이도 최신 기준에 맞게 운영할 수 있습니다. 인사담당자는 시프티를 통해 HR 마감에 필요한 데이터를 신속하게 정리함으로써 보다 전략적인 업무에 집중할 수 있습니다.

• 근로시간 자동 정산 체계
  • 근무일정과 출퇴근기록을 비교해 연장·야간·휴일근로 자동 계산
  • 주 단위 근로시간 관리
  • 휴게시간 자동·수동 차감 지원
• 휴가·연차 정산 자동화
  • 입사일·회계연도 기준 연차 자동 발생
  • 잔여 연차·보상휴가·휴일대체 자동 계산
  • 소멸일 및 유효기간 자동 반영
• 전자결재 기반 근태 검증
  • 근무일정 변경, 휴가 승인, 근태 수정 요청을 통합 관리
  • 조직·직무별 승인규칙 설정
  • 결재 이력 기반 근태데이터 검증 체계 제공

• 근로제도 변화 실시간 대응
  • 계산식·휴게시간 규칙 등 변경사항 자동 반영
  • 다양한 유연근무제 운영을 위한 템플릿 제공
  • 정책 변화 시 별도 설정 없이 최신 기준 운영 가능
• PC-OFF 기반 근로시간 관리 기능
  • 근무시간·휴가 일정에 따라 PC 사용 제어
  • 자리비움·휴게·유휴시간 구분 기록
  • 재택근무·원격근무에서도 일관된 근로시간 관리

연말 HR 점검은 기업의 인력관리 상태를 종합적으로 검토하고 다음 해의 운영 전략을 준비하는 중요한 과정입니다. 근로시간과 휴가 데이터를 체계적으로 정리하고 결재 이력과 리포트까지 갖춰두면 안정적인 HR 환경을 구축하고 잠재적인 리스크를 해소할 수 있습니다. 더 나아가, 투명하고 정확한 근태관리는 직원 경험을 향상시켜 기업의 경쟁력을 높입니다.

시프티는 이러한 과정 전반을 자동화하여 인사팀이 정확하고 신속하게 연말 마감을 수행하도록 지원합니다. 연말 정산의 정확도를 높이고 다가오는 2026년 노동법 변화에도 완벽하게 대비하고자 한다면, 시프티를 활용해 연말 HR 마감을 자동화해 보세요.