근태관리란? 단계별 업무와 담당자 역할 분담으로 보는 근태관리 프로세스

근태관리는 근로자의 출퇴근 시간을 기록하는 것부터 시작하지만, 실제 필요한 업무는 근무일정과 근로시간 관리, 연장근무 승인, 연차, 급여정산 등 다양한 근태관리 프로세스로 이어집니다. 특히 근무 형태와 관련 제도가 다양해지면서 각 단계에서 발생하는 근태 데이터를 정확하게 관리하고 연결하는 것도 중요해지고 있습니다.

이번 아티클에서는 근태관리의 개념과 주요 근태관리 프로세스를 살펴보고, 각 단계별 담당자의 역할과 사업장에서 점검해야 할 체크포인트를 정리합니다.

근태관리는 조직에서 근로자의 출퇴근, 지각, 조퇴, 결근, 연차 등 근무 현황을 기록하고 관리하는 업무를 의미합니다. 정확한 근태관리를 위해서는 출퇴근기록뿐만 아니라, 실근로시간과 휴게시간, 연장·야간·휴일근로, 연차 등 근로자별 근태 데이터를 정확하게 기록하고 관리해야 합니다.

이러한 근태관리의 중요성은 변화하는 노동환경과 제도에서도 확인할 수 있습니다. 포괄임금·고정OT 오남용 방지를 위한 관리가 강화되면서 실제 근로시간을 정확하게 기록하고, 이를 기준으로 임금과 수당을 산정하는 것이 중요해졌습니다. 또한 주 4.5일제 도입, 시차출퇴근제·선택적 근로시간제 등 유연근무의 확산으로 사업장에서 관리해야 할 근무 형태도 다양해지고 있습니다.

근무시간과 근무 형태가 다양해질수록 단순한 출퇴근기록만으로는 정확한 근태관리가 어렵습니다. 출퇴근시간뿐만 아니라 근로자별 근무일정과 실제 근로시간, 연장·휴일근무 등의 승인 내역, 연차 사용 내역과 수당 산정 기준까지 서로 연결해 정확한 급여와 임금 관리로 이어져야 하기 때문입니다.

따라서 근태관리는 단순히 출퇴근기록을 확인하는 업무를 넘어, 다양한 근무제도와 각 사업장의 기준에 따라 근로시간을 정확하게 기록하고 관련 데이터를 체계적으로 관리하는 업무로 접근해야 합니다.

근태관리는 단순히 근로자의 출퇴근 시간을 기록하고 확인하는 업무에서 끝나지 않습니다. 근로자별 근무 일정을 계획하고, 실제 출퇴근기록과 연장·휴일근무, 연차 등의 승인 내역을 확인하고, 이를 바탕으로 근무시간과 급여를 정산하는 과정까지 하나의 프로세스로 이어져야 합니다. 따라서 근태관리의 주요 프로세스는 다음과 같이 구분할 수 있습니다.

필요한 근무시간과 인력을 예측해 근로자별 근무일과 시간, 휴가 등을 사전에 확인하고 스케줄을 관리합니다.

출퇴근 시간을 기록하고 조퇴, 결근 등 실제 출퇴근 시간과 근로시간을 확인합니다.

연장·야간·휴일근무, 연차 등 근태와 관련된 요청을 확인하고 사업장 기준에 따라 승인합니다.

출퇴근기록과 승인 내역을 바탕으로 실제 근로시간과 연장·야간·휴일근로시간 등을 산출합니다.

확정된 근태 데이터를 급여와 각종 수당 산정에 반영하고, 이후 필요 시 근태기록과 정산 내역을 확인할 수 있도록 관리합니다.

실제 사업장에서는 인사팀이 각 부서의 근태 현황을 확인하고, 엑셀·그룹웨어·출퇴근기기 등 여러 곳에 분산된 데이터를 취합해 관리하는 경우가 많습니다. 이때 문제는 단순히 담당자의 업무량이 늘어나는 것이 아니라 근무일정부터 출퇴근기록, 연장근무 승인, 급여정산까지 단계별 데이터가 하나로 통합되지 않는 구조에 있습니다.

특히 포괄임금제 오남용에 따른 실제 근로시간 관리와 노동시간 관련 제도 변화 등으로 정확한 근태 데이터의 중요성이 커지고 있는 만큼, 필요한 인력 예측부터 실근로시간 기록, 급여정산까지 데이터가 하나의 흐름으로 연결되는지 근태관리 프로세스 전반을 점검할 필요가 있습니다.

근태관리 프로세스는 한 명의 담당자가 운영할 수 있는 업무가 아닙니다. 각 단계에 필요한 담당자를 정하고, 역할을 명확하게 구분하는 것이 중요합니다. 현장에서 발생하는 출퇴근기록부터 인력 배치와 근무 스케줄, 급여정산, 근태 기준 관리와 데이터 연동까지 단계별 담당자의 역할이 다르기 때문에 체크포인트도 달라집니다.

근태관리는 필요한 인력과 근무시간을 고려해 근무 스케줄을 사전에 계획하는 것부터 실제 출퇴근기록, 결재와 승인, 근무시간 및 급여정산까지 여러 단계로 이어지며, 각 단계에서 담당자의 확인과 협업이 필요한 업무입니다. 특히 엑셀이나 그룹웨어, 출퇴근기기 등 여러 시스템을 함께 사용하는 경우에는 분산된 데이터를 각 단계마다 확인하고 다시 취합하는 과정이 반복될 뿐 아니라 데이터 누락이나 입력 오류 발생에 대한 가능성도 높아집니다.

근태관리 솔루션을 도입하면, 여러 단계의 업무를 하나의 데이터 흐름으로 연결해 관리할 수 있습니다. 사전에 계획된 근무 스케줄과 실제 출퇴근기록을 비교하고, 연차 및 연장·휴일·야간근무 등의 신청과 승인 내역을 반영해 실근무시간과 급여정산까지 하나의 프로세스로 이어갈 수 있습니다.

특히 포괄임금·고정OT 오남용에 따른 실제 근로시간 관리와 노동감독 등 정확한 근태 데이터가 요구되는 상황에서는 근무시간을 어떻게 기록하고 승인했는지, 어떤 기준으로 정산했는지를 일관된 데이터로 관리하는 것이 중요합니다. 또한 근로시간, 연차, 수당 등 관련 제도가 변경되는 경우에도 새로운 기준을 근태관리 프로세스에 빠르게 반영해 제도 변화에 대응하고, 관리 과정에서 발생할 수 있는 누락이나 오류를 줄일 수 있습니다.

시프티는 근무일정 및 출퇴근기록을 기반으로 하는 실근로시간 관리, 연차휴가 및 연장근무 신청 및 승인, 근태정산 등 근태관리에 필요한 전반적인 프로세스를 하나의 시스템에서 관리할 수 있는 근태관리 솔루션입니다. 사업장의 근무 관리 기준에 맞춰 근태 데이터를 통합하고, 근로자별 근무일정부터 출퇴근기록, 휴가 발생 관리, 연장근무와 연차 승인, 근태정산까지 일관된 데이터 흐름으로 관리할 수 있습니다.

근태관리는 반복되는 업무인 만큼 기존의 관리 방식을 그대로 유지하기 쉽습니다. 여러 담당자가 같은 데이터를 반복해서 확인하거나 수기로 취합하는 과정에 많은 시간이 소요되는 등 불필요한 업무가 반복될 수 있습니다.

따라서 사업장의 근태관리 프로세스 현황은 아래 체크리스트를 기준으로 점검할 수 있습니다.

• [ ] 당일 출퇴근 누락, 지각, 초과근무 등 근태 이상 확인 담당자 지정
• [ ] 부서별 근무 스케줄 관리 담당자 지정
• [ ] 연장·휴일근무 등의 승인 기준 및 담당자 명확
• [ ] 급여정산 전 근태 데이터 최종 검토 절차 마련
• [ ] 근로계약서·취업규칙의 근무시간 및 수당 기준과 실제 근태관리 연계
• [ ] 근무일정과 출퇴근기록부터 급여정산까지 동일한 근태 데이터 활용
• [ ] 여러 시스템에 분산된 근태 데이터의 수기 취합 여부 확인
• [ ] 인사팀이 근태관리 기준 및 제도 관리에 집중할 수 있는 업무 구조

체크리스트를 기준으로 사업장의 근태관리 현황을 점검했을 때 충족되지 않는 항목이 있다면, 해당 업무뿐만 아니라 근태관리 프로세스 전반을 함께 점검할 필요가 있습니다. 각 단계의 담당자와 관리 기준을 명확하게 설정하고, 근태 데이터가 하나의 흐름으로 이어질 수 있도록 관리 체계를 개선해야 합니다.

근태관리는 한 명의 담당자가 출퇴근기록을 확인하고 정산하는 업무가 아니라, 근로자별 근무 일정 관리부터 실제 근로시간 기록과 연장근무, 연차 승인, 급여정산까지 여러 담당자의 업무와 데이터를 연결해 관리하는 업무입니다.

따라서 근무 형태가 다양해지고 정확한 근로시간 관리의 중요성이 커질수록 인사팀이 개별 근태 데이터를 반복적으로 취합하는 업무를 줄이고, 사업장의 근태관리 기준과 전체 프로세스를 관리하는 데 집중할 수 있는 업무 구조를 마련하는 것도 중요합니다. 이를 위해 단계별 담당자와 관리 기준을 명확하게 설정하고, 근무일정부터 근태정산까지 동일한 데이터를 기반으로 관리할 수 있는 체계를 마련해야 합니다.