전자근로계약 시스템 도입 전 확인할 주요 기능과 체크리스트

전자 근로계약서는 많은 기업이 계약 업무의 디지털 전환을 위해 도입하는 계약 관리 방식으로 자리 잡고 있습니다. 종이 계약서를 출력하고 보관하는 대신, 전자계약과 전자서명을 활용해 계약을 체결하면 계약 절차를 보다 효율적으로 운영할 수 있기 때문입니다.

다만 전자계약 시스템은 단순히 계약서를 작성하고 서명하는 기능만으로 선택하기에는 아쉬운 부분이 있습니다. 근로계약이 체결된 이후에는 직원 정보 관리, 휴가관리, 전자결재 등 다양한 인사 업무가 이어지기 때문입니다. 따라서 전자근로계약 관리를 위한 시스템을 도입할 때는 계약 체결 이후의 HR 업무까지 고려해 시스템의 지원 범위를 살펴보는 것이 좋습니다.

이번 글에서는 전자계약 시스템을 도입할 때 확인해야 할 체크리스트와 전자계약과 근태관리를 함께 운영하는 방법을 살펴보겠습니다.

전자 근로계약서는 계약서 작성부터 전자서명, 보관까지 온라인으로 진행할 수 있어 계약 업무의 효율성을 높이는 방법으로 활용되고 있습니다. 특히 신규 입사자가 많거나 여러 사업장을 운영하는 기업에서는 반복되는 문서 작업을 줄이고 계약 절차를 보다 체계적으로 관리하기 위해 전자근로계약서 작성과 관리를 지원하는 전자계약 도입을 검토하는 사례가 늘어나고 있습니다.

최근에는 계약 기능만 제공하는 시스템보다 계약 이후의 HR 업무까지 함께 고려하는 기업이 늘어나고 있습니다. 근로계약 체결 이후에는 직원 정보 관리, 근무 유형 설정, 근태관리, 휴가 운영 등 다양한 인사 업무가 이어지기 때문입니다. 계약 관리 시스템 역시 계약 이후의 HR 업무와 얼마나 자연스럽게 연계할 수 있는지 함께 확인하는 것이 중요한 검토 요소가 되고 있습니다.

• 계약 이후에도 이어지는 HR 업무 프로세스: 근로계약이 체결되면 직원 정보 등록, 조직 배치, 근무 유형 설정, 출퇴근기록, 휴가관리 등 다양한 인사 업무가 순차적으로 이어집니다. 계약 관리 시스템 역시 이러한 업무 흐름을 고려해 운영할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
• 직원 정보를 활용한 통합 데이터 관리: 계약 과정에서 활용한 직원 정보는 근태관리와 전자결재 등 이후의 HR 업무에서도 지속적으로 활용됩니다. 계약과 직원 정보를 연계해 활용할 수 있다면 반복적인 정보 입력을 줄이고 운영 편의성을 높이는 데 도움이 됩니다.
• 근무 유형과 근태관리의 자연스러운 연계: 근로계약에는 근무 형태와 근로시간 등 실제 근태관리와 연결되는 정보가 포함됩니다. 계약 이후에도 근무 유형 설정부터 출퇴근기록, 휴가 운영까지 자연스럽게 이어질 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다.
• 전자계약부터 근태관리까지 이어지는 통합 운영 환경: 전자계약과 근태관리, 전자결재를 하나의 시스템에서 관리하면 계약 체결부터 이후의 인사 운영까지 보다 일관된 업무 환경을 구축하는 데 도움이 됩니다.

전자근로계약서 작성과 관리를 위한 전자계약 시스템을 도입할 때는 전자서명 기능뿐 아니라 계약 체결 이후의 운영까지 함께 고려하는 것이 중요합니다. 계약서는 작성과 서명으로 끝나는 문서가 아니라 입사 이후 이어지는 다양한 HR 업무와 연결되기 때문입니다. 계약 관리 시스템을 검토하고 있다면 다음과 같은 항목을 함께 확인해 보시기 바랍니다.

• 다양한 계약서 템플릿 지원 여부: 근로계약서뿐 아니라 연봉계약서, 개인정보 수집·이용 동의서, 비밀유지서약서 등 자주 사용하는 문서를 템플릿으로 관리할 수 있는지 살펴보는 것이 좋습니다. 회사에서 사용 중인 계약서 양식을 그대로 활용할 수 있는지도 함께 살펴보면 운영 편의성을 높이는 데 도움이 됩니다.
• 전자서명과 계약 진행 현황 관리 기능: 계약서를 발송한 이후 전자서명 진행 현황과 계약 진행 상태를 확인할 수 있는 기능을 지원하는지 확인해야 합니다. 계약 진행 상태를 한 곳에서 관리할 수 있다면 계약 진행 상황을 보다 효율적으로 파악할 수 있습니다.
• 직원 정보를 활용한 계약서 작성 환경: 계약서를 작성할 때 직원 정보를 반복해서 입력해야 한다면 업무 부담이 커질 수 있습니다. 계약 관리 시스템이 직원 정보를 활용해 계약서를 작성하고 관리할 수 있는지 확인하면 반복적인 입력 업무를 줄이는 데 도움이 됩니다.
• 근태관리와 전자결재 연계 지원 여부: 계약 체결 이후에는 근무 유형 설정, 출퇴근기록 관리, 휴가 운영, 전자결재 등 다양한 업무가 이어집니다. 따라서 계약 관리 시스템이 이러한 HR 업무와 자연스럽게 연계될 수 있는지 함께 확인하는 것이 바람직합니다.
• ERP 및 Open API 연동 지원 여부: 기업에서는 ERP, 그룹웨어, 인사 시스템 등 다양한 업무 시스템을 함께 사용하는 경우가 많습니다. 기존 시스템과 연계할 수 있는 Open API나 연동 기능을 지원하는지 확인하면 향후 시스템 확장성과 활용 범위를 검토하는 데 도움이 됩니다.

시프티는 전자계약과 전자서명, 근태관리, 전자결재, 급여정산을 하나의 솔루션에서 제공합니다. 직원 정보와 근태 데이터를 활용해 계약 체결 이후에도 이어지는 HR 업무를 하나의 흐름으로 운영할 수 있습니다.

근로계약서, 연봉계약서, 연차휴가 사용 촉진서, 개인정보 수집·이용 동의서 등 자주 사용하는 계약서를 템플릿으로 관리할 수 있습니다. 또한 직원 데이터를 기반으로 템플릿 문서를 작성할 수 있습니다.

직원 정보와 근태 데이터를 활용해 근로계약서를 작성할 수 있어 반복적인 입력 업무를 줄이는 데 도움이 됩니다. 여러 구성원을 대상으로 계약서를 작성하는 경우에도 연계된 인사 데이터를 활용해 계약서를 대량으로 작성하고 관리할 수 있습니다.

여러 구성원에게 계약서를 한 번에 전송하고 서명을 요청할 수 있습니다. 또한 전자서명 진행 현황도 확인할 수 있어 계약 체결 과정을 보다 체계적으로 관리할 수 있습니다.

계약 체결 이후에는 근무일정, 출퇴근기록, 휴가관리, 전자결재까지 하나의 솔루션에서 함께 운영할 수 있습니다. 계약 체결 이후 이어지는 HR 업무를 하나의 흐름으로 관리할 수 있어 업무 연속성을 높이는 데 도움이 됩니다.

시프티는 AWS 서울 데이터 센터를 사용하며 ISO 27001 정보보호 인증을 취득했습니다. 또한 Open API를 지원해 ERP, 출입 기록, 채용 관리 등 다양한 시스템과 연계해 활용할 수 있습니다.

전자계약 시스템을 도입할 때는 계약 체결 기능뿐 아니라 직원 정보 관리와 근태관리, 전자결재 등 계약 이후 이어지는 HR 업무와의 연계 범위를 함께 확인하는 것이 좋습니다.

시프티는 전자계약과 전자서명은 물론, 직원 정보와 근태 데이터를 활용한 계약서 작성, 근태관리, 전자결재, 다양한 시스템 연동까지 하나의 솔루션에서 제공합니다. 계약 체결 이후 근태관리와 전자결재 등 이어지는 인사 업무를 연계해 운영할 수 있어 반복적인 업무를 줄이고, 보다 일관된 HR 운영 환경을 구축하는 데 도움이 됩니다.

전자근로계약서 작성과 관리를 위한 전자계약 시스템 도입을 검토하고 있다면, 시프티의 전자계약 기능과 통합 인력관리 환경을 확인해 보시기 바랍니다.