근태관리 프로그램 선택 가이드: 도입 전 확인할 주요 기능

근태관리는 직원의 출근과 퇴근 시각을 기록하는 것뿐 아니라 근무일정, 휴가, 연장·야간·휴일근로 등 근태정보를 함께 관리하는 업무입니다. 근무일정과 실제 출퇴근기록을 바탕으로 근로시간을 산정하고, 필요한 데이터를 근태집계와 급여정산 등 후속 업무에 활용하는 과정까지 이어집니다. 다양한 근무형태와 사업장을 운영할수록 이러한 근태데이터를 일관된 기준으로 관리할 수 있는 체계가 중요합니다.

근태관리 프로그램을 선택할 때는 출퇴근기록뿐 아니라 근무일정, 휴가관리, 전자결재, 근로시간 산정, 근태집계까지 하나의 근태관리 흐름으로 운영할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 이번 글에서는 근태관리 프로그램의 주요 관리 영역과 도입 전 확인해야 할 핵심 기능, 기업 환경에 맞는 도입 체크리스트를 알아보겠습니다.

근태관리 프로그램은 직원의 근무일정, 출퇴근기록, 휴가, 근로시간 등 근태정보를 체계적으로 관리하는 시스템입니다. 계획된 근무일정과 실제 출퇴근기록을 함께 관리하고, 기업이 설정한 기준에 따라 근로시간을 산정해 근태집계와 급여정산 등 후속 업무에 활용할 수 있습니다.

일반적으로 근태관리 프로그램에서 확인할 주요 관리 영역은 다음과 같습니다.

• 근무일정 관리: 직원별 근무일정과 휴가 일정, 근무 유형 관리
• 출퇴근기록 관리: 실제 출퇴근 시각 기록 및 관리
• 휴가관리: 휴가 발생 기준과 사용 내역, 잔여일수 관리
• 전자결재: 근무일정 생성·변경, 출퇴근기록 생성·변경, 휴가, 연장·야간·휴일근로 등 근태 관련 요청·승인 관리
• 근태집계: 근무일정과 출퇴근기록을 기반으로 한 근로시간 산정 및 근태 데이터 관리

근태관리 프로그램을 비교할 때는 기능의 유무뿐 아니라 실제 근태관리 업무에 필요한 세부 기능과 활용 범위를 확인하는 것이 중요합니다. 프로그램 도입 전 다음 5가지 핵심 기능을 중심으로 우리 기업에 필요한 관리 기준을 지원하는지 살펴보는 것이 좋습니다.

고정근무뿐 아니라 교대근무, 시차출퇴근제, 선택적 근로시간제, 탄력적 근로시간제 등 기업이 운영하는 근무제도에 맞춰 직원별 근무일정을 관리할 수 있어야 합니다. 근무일정 생성과 변경뿐 아니라 기업의 근무제도와 근로시간 기준에 맞게 일정을 관리할 수 있는지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

직원의 실제 출퇴근 시각을 기록하고, 누락이나 오류가 있을 때 생성·수정·삭제 요청과 승인 절차를 거쳐 변경할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 모바일 앱이나 PC 웹앱을 이용한 출퇴근기록, QR 코드 스캔 등 다양한 출퇴근기록 방법을 지원하는지, 위치 기반·WiFi 등 사업장 환경에 적합한 인증 수단을 활용할 수 있는지도 함께 살펴보는 것이 좋습니다.

연차, 반차, 시간 단위 휴가 등 기업에서 사용하는 휴가 유형을 설정하고 발생부터 신청, 승인, 사용 내역까지 관리할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 직원별 휴가 사용 내역과 잔여일수를 함께 확인할 수 있다면 근태정보와 휴가정보를 보다 체계적으로 관리할 수 있습니다.

근무일정 변경, 출퇴근기록 수정, 휴가, 연장·야간·휴일근로 등 근태관리에는 다양한 요청과 승인 과정이 발생합니다. 근태 관련 전자결재를 지원하는지, 기업의 조직 구조와 업무 분담에 맞게 승인 절차를 구성할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

근무일정과 실제 출퇴근기록을 바탕으로 근로시간을 산정하고, 연장·야간·휴일근로 등 필요한 근로시간 항목을 구분해 확인할 수 있는지 살펴봐야 합니다. 산정된 근로시간과 근태데이터를 근태집계에서 확인하고 급여정산 등 후속 업무에 활용할 수 있는지도 함께 검토하는 것이 좋습니다.

핵심 기능을 확인했다면 실제 도입과 운영에 필요한 조건도 함께 점검해야 합니다. 기존 시스템과의 연결성, 직원과 관리자의 사용 환경, 조직별 관리 범위와 권한, 보안 체계 등을 기준으로 우리 기업에 적합한 근태관리 프로그램인지 살펴보는 것이 좋습니다.

ERP, 급여 시스템, 출입관리 시스템 등 현재 사용 중인 시스템과 근태관리 업무가 어떻게 연결되는지 확인합니다. 기존 업무 체계를 유지해야 한다면 필요한 근태데이터를 어떤 방식과 범위로 연동할 수 있는지 도입 전에 살펴보는 것이 좋습니다.

직원은 출퇴근기록과 휴가·근태 관련 요청을, 관리자는 승인과 근태관리 업무를 수행하므로 각각의 사용 환경을 함께 고려해야 합니다. 웹·모바일·PC 등 실제 업무 환경에서 필요한 기능을 편리하게 사용할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

여러 조직이나 지점·사업장을 운영하거나 향후 조직 규모가 확대될 가능성이 있다면 필요한 관리 범위를 확인해야 합니다. 조직과 사업장별 운영 환경을 고려해 근태관리 기준을 적용하고 관리할 수 있는지 살펴보는 것이 좋습니다.

근태관리 업무를 여러 관리자가 담당한다면 조직 구조와 담당 업무에 따라 데이터 접근 범위와 역할을 구분할 수 있는지 확인해야 합니다. 조직·직무별 승인권자를 설정해 실제 업무 분담과 결재 체계에 맞게 운영할 수 있는지도 함께 살펴보는 것이 좋습니다.

근태관리 프로그램에는 직원정보와 출퇴근기록 등 주요 인사 데이터가 포함됩니다. 기업에서 요구하는 보안 기준을 충족하는지 확인하고, 사용자별 데이터 접근 범위와 권한을 구분해 관리할 수 있는지도 함께 살펴보는 것이 바람직합니다.

근태관리 프로그램을 도입할 때는 근무일정, 출퇴근기록, 휴가관리, 전자결재, 근태집계 등 실제 업무에 필요한 기능을 먼저 확인하는 것이 중요합니다. 여기에 기존 시스템과의 연동, 직원과 관리자의 사용 편의성, 조직별 관리 범위와 권한, 보안 체계까지 함께 검토하면 기업 환경에 적합한 프로그램을 선택하는 데 도움이 됩니다.

통합 인력관리 솔루션 시프티는 근무일정, 출퇴근기록, 휴가관리, 전자결재, 전자계약, 근태집계를 하나의 시스템에서 관리하고, 근태데이터를 급여정산 업무에 활용할 수 있도록 지원합니다. 근태관리 프로그램을 도입하려는 기업은 시프티를 활용해 근무일정부터 근로시간 산정까지 이어지는 근태관리 업무를 체계적으로 운영할 수 있습니다.

다양한 근무형태와 여러 사업장의 근태관리를 체계적으로 운영하고자 한다면, 기업에 필요한 기능과 기존 업무 환경을 고려해 시프티 도입을 검토해 보시기 바랍니다.