국내 많은 산업 현장에서 외국인 근로자는 이제 필수적인 인력이 되었습니다. 하지만 이들의 근태관리는 언어의 장벽, 문화적 차이, 익숙하지 않은 시스템 등으로 인해 예상치 못한 어려움에 직면하곤 합니다. 사소한 출퇴근 기록 누락이 법적 문제로 비화되기도 하고, 이는 곧 기업의 부담으로 이어질 수 있습니다.

본 글에서는 외국인 근로자의 출퇴근 기록 누락을 방지하고, 법적 문제 없이 안정적으로 근태를 관리할 수 있는 효과적인 방법을 안내해 드리고자 합니다.

외국인 근로자도 내국인과 동일하게 대한민국 근로기준법 및 노동관계법령의 적용을 받습니다. 따라서 사업주는 다음과 같은 핵심 법적 의무를 철저히 준수해야 합니다.

• 명확한 근로계약 : 주요 근로 조건(임금, 시간, 업무 등)을 명시하고, 근로자가 이해할 수 있는 언어(다국어)로 작성된 계약서를 교부해야 합니다. 특히 「외국인근로자의 고용 등에 관한 법률」(외국인고용법) 제9조에 따라 사용자는 외국인 근로자와 근로계약을 체결할 때 표준근로계약서를 사용해야 합니다.

표준근로계약서를 사용하지 않고 임의의 계약서로 계약을 체결할 경우 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.

💡 (...) 사용자가 제8조제4항에 따라 선정한 외국인근로자를 고용하려면 고용노동부령으로 정하는 표준근로계약서를 사용하여 근로계약을 체결하여야 한다. 「외국인근로자의 고용 등에 관한 법률」 제9조 제1항

• 정확한 근로시간 기록 : 출퇴근 시간을 정확히 기록하고 3년간 보존하여 임금 계산 및 법적 분쟁 시 근거 자료로 활용해야 합니다.
• 법정 수당 지급 : 연장·야간·휴일근로에 대한 가산임금을 정확히 계산하여 지급하고, 급여명세서도 교부해야 합니다.
• 기본 권리 보장 : 법정 휴게시간, 주휴일, 연차유급휴가를 철저히 보장해야 합니다.

안정적이고 효율적인 외국인 근로자 근태관리를 위해 다음과 같은 방법들을 적극적으로 실행해야 합니다.

• 근로계약 체결 시 표준근로계약서 양식을 따르며, 임금(구성항목, 계산 및 지급 방법), 근로시간, 휴일, 연차유급휴가, 주요 업무 내용 등 법정 필수 사항 및 기타 근로조건을 구체적이고 명확하게 설정하여 서면으로 명시합니다.
• 취업규칙 등 회사의 주요 규정을 근로자가 언제든지 확인 가능하도록 게시하고, 필요시 그 내용을 설명하여 숙지시킵니다.
• 기대 효과 : 초기 단계부터 근로조건에 대한 오해와 혼란을 방지하고, 모든 노무관리의 법적 근거를 명확히 하여 안정적인 고용 관계를 형성합니다. 향후 발생할 수 있는 분쟁의 소지를 줄입니다.

• 작성된 근로계약서, 주요 사규 안내문, 안전보건 자료 등 외국인 근로자가 반드시 알아야 할 핵심 정보는 해당 근로자가 이해하기 쉬운 언어(모국어 등)로 번역하여 제공합니다.
• 근태관리 시스템을 포함하여 업무에 필수적인 도구 사용 시, 해당 시스템이 지원하는 범위 내에서 다국어 인터페이스를 제공하거나, 다국어 사용자 매뉴얼을 구비하여 활용 편의성을 높입니다.
• 기대 효과 : 언어 장벽으로 인한 정보 접근의 어려움을 해소하고, 근로자가 자신의 권리와 의무, 업무 절차를 명확히 인지하도록 돕습니다. 이는 불필요한 오해나 업무상 실수를 줄이고 원활한 적응을 지원합니다.

• 수기 작성이나 구두 보고처럼 오류 발생 및 조작 가능성이 있는 방식에서 벗어나, 모바일 앱, 위치 기반 인증, 사내 Wi-Fi 인증 등 객관적이고 정확한 디지털 기록 시스템을 도입하고 운영합니다.
• 기록된 출퇴근 데이터는 외국인 근로자 본인도 필요시 손쉽게 열람하여 확인할 수 있도록 하고, 법적 의무 기간(3년) 동안 위변조 없이 안전하게 보존합니다.
• 기대 효과 : 출퇴근 시간 기록의 정확성과 투명성을 확보하여 임금 계산의 신뢰도를 높이고, '기록 누락'이나 ‘시간 외 근무 불인정’ 등과 같은 법적 문제를 원천적으로 차단합니다.

• 정확하게 기록된 출퇴근 데이터를 바탕으로 연장·야간·휴일근로수당 등 법정 가산임금을 오차 없이 정확하게 계산하여 지정된 날짜에 지급합니다.
• 법정 휴게시간, 주휴일, 연차유급휴가를 법적 기준에 따라 정확히 부여하고, 휴가 발생·사용·잔여 현황을 체계적으로 관리하여 근로자의 휴식권을 보장합니다.
• 임금 지급 시에는 세부 구성항목, 계산 근거, 공제 내역 등이 명시된 급여명세서를 근로자가 이해할 수 있는 형태로 반드시 교부합니다. (필요시 주요 항목에 대한 다국어 설명 첨부 고려)
• 기대 효과 : 임금체불 및 휴가 관련 법적 분쟁을 사전에 예방하고, 근로자의 근로 의욕과 회사에 대한 신뢰를 높여 장기적으로 생산성 향상에도 긍정적인 영향을 미칩니다.

위에 제시된 관리 방법들을 효율적으로 실행하기 위해서는 체계적인 시스템의 도움이 필요합니다. 통합 인력관리 솔루션 시프티(Shiftee)는 외국인 근로자 근태관리에 최적화된 기능을 제공하여 '출퇴근 기록 누락 및 법적 문제 없는 관리'를 실현하도록 돕습니다.

• 외국어 지원 및 모바일 접근성 : 외국어 UI(영어, 중국어)를 지원하여 외국인 근로자도 언어 장벽 없이 스마트폰 앱으로 간편하게 출퇴근을 기록하고, 휴가 신청 등 다양한 기능을 이용할 수 있습니다.
• 정확하고 다양한 출퇴근 인증 : 위치기반, Wi-Fi 등 다양한 인증 방식을 통해 정확하고 신뢰할 수 있는 출퇴근 기록을 확보하고, 대리 체크를 방지합니다.
• 자동화된 근태 데이터 집계 및 리포트 : 실시간으로 근태 데이터가 자동 집계되어 연장근무, 휴가 현황 등을 한눈에 파악할 수 있으며, 이는 정확한 급여 계산의 기초가 됩니다. 모든 기록은 안전하게 보관되어 법적 증빙자료로 활용 가능합니다.
• 전자결재 및 전자계약 : 휴가 신청/승인, 근로계약서 작성 및 서명까지 모바일로 간편하게 처리하여 수기 문서 작성을 줄이고 관리 효율을 극대화합니다. 다국어 계약서 관리도 용이합니다.

정확하고 투명한 근태관리는 기업의 법적 안전성을 확보할 뿐만 아니라, 외국인 근로자의 기업에 대한 신뢰를 구축하는 일이기도 합니다. 외국인 근로자의 안정적인 고용과 사업장의 지속 가능한 성장을 위해서는 체계적인 인사관리 시스템이 필수적입니다.

자동화 HR 솔루션 시프티는 이 모든 과정을 하나의 시스템에서 체계적으로 관리하여, 관리의 어려움을 최소화합니다. 복잡한 외국인 근로자 관리 고민이라면, 이제 시프티와 함께하세요.

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