유연근무제, 재택근무, 교대근무 등 다양한 근무 형태가 일상화되면서, 직원의 근무 현황을 정확하게 파악하고 효율적으로 관리할 수 있는 체계적인 근태관리의 중요성이 그 어느 때보다 커졌습니다.

이번 글에서는 근태관리의 개념부터 방식별 비교, 2025년 트렌드, 솔루션 도입 시 체크리스트까지 핵심 내용을 정리하고, 효율적인 근태관리를 통해 기업이 어떤 변화를 만들어 갈 수 있는지 함께 살펴보겠습니다.

근태관리란 직원의 출퇴근, 휴가 등 근무 현황을 체계적으로 기록·분석하여, 조직 운영의 효율성을 높이고 법적 의무를 준수하도록 지원하는 핵심 인사관리 활동입니다. 이는 정확한 인건비 산정, 리스크 관리 및 실질적인 근무 실태 파악까지 포괄하며 기업의 인사 전략에 필수적입니다.

• 출·퇴근 기록 관리 : 지문·카드·모바일 앱 등 다양한 인증 수단을 활용해 직원의 실제 출퇴근 시각을 정확히 기록하고, 시스템 오류나 수작업에 의한 누락을 최소화합니다.
• 근무 스케줄 관리 : 주간·월간 단위로 직원별 근무 일정을 수립·공유하며, 교대 근무와 유연 근무제 등 다양한 근무 형태를 모두 반영해 효율적으로 운영합니다.
• 휴가·결근·지각 관리 : 연차·병가·출산휴가 등 휴가 신청부터 승인, 잔여 일수 차감까지 과정을 일원화하고, 결근이나 지각 발생 시 자동으로 알림을 전송하며 명확한 페널티 기준을 적용합니다.
• 초과근무 및 승인 워크플로우 : 연장·야간·휴일 근무 내역을 자동으로 집계해 초과근무 수당을 산출하고, 관리자 승인에서 급여 반영까지 전 과정을 전산화해 오류를 최소화합니다.

근태관리 방식은 기업의 규모·업종·문화에 따라 다양하게 적용되지만, 대표적으로 다음 네 가지 방식이 널리 사용됩니다.

1. 수기(종이) 기록 방식 : 직원이 출퇴근 시 수기 서명 또는 도장 찍기 등으로 출퇴근 시간을 기록
2. 엑셀 기반 관리 방식 : 엑셀에 출퇴근 시간, 휴가·외근 내역 등을 입력하고 수식이나 매크로로 집계·분석
3. 전자식 하드웨어 기반 방식 : 지문인식기, 카드리더기, QR코드 스캐너 등 하드웨어를 통해 출퇴근 시간을 자동으로 기록
4. 클라우드·모바일 앱 기반 방식 : 웹·모바일 앱에서 위치, Wi-Fi 등을 활용해 원격·현장 근무지 인증 후 출퇴근 처리 및 휴가·외근 관리를 통합

수기(종이) 기록 방식은 별도의 시스템 구축 없이 즉시 도입할 수 있어 초기 비용이 거의 들지 않습니다. 다만 기록 위·변조가 쉽고, 수작업으로 집계하는 데 많은 시간과 인력이 소요된다는 단점이 있습니다. 엑셀 기반 관리 방식은 간단한 함수나 피벗 테이블을 활용해 수기 방식보다 효율적으로 데이터를 분석할 수 있다는 장점이 있지만, 입력 오류나 파일 버전 관리 문제를 완전히 해소하지는 못합니다.

전자식 하드웨어 기반 방식은 지문인식·카드 스캔 등으로 출퇴근 시간을 자동 기록하므로 정확도가 매우 높고 위·변조 가능성이 거의 없습니다. 반면 초기 장비 구입 및 유지보수 비용이 발생하며, 전원·네트워크 환경에 제약을 받을 수 있습니다. 클라우드·모바일 앱 기반 방식은 원격·유연 근무 지원이 우수하고 출퇴근 기록은 물론 휴가·외근 신청, 리포트 자동 생성 등 통합 관리 기능이 뛰어납니다. 다만 초기 시스템 구축과 보안 설정이 필요할 수 있습니다.

급변하는 근로 환경과 관련 법규 속에서 기업의 근태관리 방식에도 근본적인 변화가 요구되고 있습니다. 특히 2025년에는 다음 네 가지 트렌드가 핵심적인 기준으로 부상하고 있습니다.

• 유연근무 확산과 맞춤 관리 강화 : 하이브리드 및 유연근무제가 보편화되면서, 재택, 거점 근무, 자율 출퇴근 등 다양한 근무 형태를 정확히 지원하고 관리할 수 있는 맞춤형 시스템의 중요성이 커졌습니다.
• 모바일·클라우드 기반 시스템 전환 가속화 : 언제 어디서든 접근 가능한 모바일 앱과 실시간 데이터 동기화 및 관리가 용이한 클라우드 솔루션 도입이 활발해지고 있습니다.
• 데이터 기반 분석 및 예측 역량 고도화 : 단순히 시간을 기록하는 것을 넘어, 축적된 근태 데이터를 분석하여 근무 패턴 파악, 업무 효율성 개선, 인력 운영 예측 등 전략적 인사이트를 도출하는 것이 중요해지고 있습니다.
• 직원 경험(EX) 및 생산성 중심 관리 부상 : 엄격한 통제보다 직원의 자율성과 긍정적 경험을 중시하며, 근태관리를 실질적인 생산성 향상과 연계하려는 경향이 강해지고 있습니다.

이러한 최신 트렌드에 효과적으로 대응하고, 데이터 기반의 정확한 인사 관리와 직원 경험 향상을 위해서는 더 이상 수기나 엑셀 방식에 머무르기보다 자동화된 근태관리 솔루션 도입이 필수적이라고 할 수 있습니다.

근태관리 솔루션 도입 전에는 기업의 내부 환경과 업무 프로세스, 예산, 보안 요구사항 등을 종합적으로 평가할 필요가 있습니다. 구체적인 고려 사항은 다음과 같습니다.

• 기업 특성 및 근무 형태에 맞는 유연성 : 우리 회사의 다양한 근무 유형(사무직, 외근, 교대 등)을 유연하게 지원하는지, 기업 특성에 맞는 맞춤 설정이 가능한지 확인합니다.
• 예산 및 유지관리 비용 : 초기 비용 외에 월/연간 이용료, 사용자 수 증가에 따른 추가 비용 및 지속적인 업데이트와 고객 지원이 포함되어 있는지 꼼꼼히 검토해야 합니다.
• 기존 시스템과의 연동성 : 사용 중인 ERP, 그룹웨어, 급여 시스템 등과 데이터 연동이 원활하여 중복 업무 없이 효율적인 관리가 가능한지 확인합니다.
• 데이터 보안 및 규정 준수 : 민감한 직원 정보 보호를 위해 암호화, 접근 통제 등 보안 기능과 관련 법규 준수 여부, 국제 보안 인증(ISO 27001 등)을 확인합니다.
• 법규 변경 대응 및 업데이트 : 근로기준법 등 법규 변경 시 신속한 자동 업데이트가 지원되는지, 법적 리스크 관리를 위한 감사 추적 기능 등을 제공하는지 확인합니다.

시프티는 다양한 기업 규모와 업종, 근무 형태에 최적화된 서비스를 제공하며, 다음과 같은 강점을 갖추고 있습니다.

• 기업 특성 및 근무 형태에 맞는 유연성 : 사무직, 외근직, 교대근무 등 다양한 근로 형태를 지원하며, 기업별로 근무 유형과 규정을 맞춤 설정할 수 있습니다.
• 예산 및 유지관리 비용 : 클라우드 기반(SaaS)으로 별도 서버 설치나 하드웨어 도입 비용이 발생하지 않으며, 월 단위 요금제로 합리적인 비용으로 사용할 수 있습니다. 시스템 업데이트와 유지보수는 별도 비용 없이 제공되어 장기적으로 관리 비용이 절감됩니다.
• 기존 시스템과의 연동성 : SAP, 워크데이, 오라클 등 ERP 시스템과 연동이 가능하며, Slack, Google Calendar 등 생산성 도구와도 실시간 데이터 연동을 지원합니다.
• 데이터 보안 및 규정 준수 : ISO/IEC 27001 국제 보안 인증을 획득했으며, AES-256 암호화, 싱글사인온(SSO) 등 업계 최고 수준의 보안 기능을 제공합니다.
• 법규 변경 대응 및 업데이트 : 근로기준법 개정 등 노동법 변화가 있을 경우, 시프티는 별도 요청 없이 시스템을 신속히 업데이트합니다. 또한 감사 로그, 근로시간 초과 알림 등 리스크 관리를 위한 기능을 기본 제공하여 법적 컴플라이언스를 지원합니다.

빠르게 변화하는 근로 환경과 강화되는 노동 규제 속에서, 기업이 지속 가능한 성장을 이루기 위해서는 체계적이고 유연한 근태관리가 필수입니다. 단순히 출퇴근 시간을 기록하는 것을 넘어, 다양한 근로 형태를 아우르고, 실시간 데이터 기반으로 인사 전략을 최적화하며, 법적 리스크까지 예방할 수 있는 통합 관리 체계가 요구되고 있습니다.

시프티는 이러한 변화에 대응하는 국내 1위 통합 인력관리 솔루션으로, 이미 30만 개 이상의 사업장에서 신뢰받고 있습니다.

다양한 업종과 규모의 조직이 시프티를 통해 효율적이고 안정적인 근태관리를 실현하며, 인사 관리의 새로운 표준을 만들어가고 있습니다. 효율성, 정확성, 확장성, 법적 안전성까지 모두 갖춘 시프티와 함께, 조직의 업무 생산성과 인사관리 역량을 한층 강화해보세요.

통합 인력관리 솔루션, 시프티 무료체험