HR SaaS 솔루션 전환 가이드 : 데이터 백업과 도입 체크리스트

기업의 HR 시스템에는 직원 정보부터 조직·직무 정보, 근무일정, 출퇴근기록, 휴가, 승인 내역까지 다양한 데이터가 축적됩니다. 새로운 SaaS 기반 HR솔루션을 검토한다면 이러한 데이터를 어떻게 보관하고 활용할 것인지뿐 아니라 현재의 HR 운영 환경을 새로운 시스템에서도 구현할 수 있는지 함께 살펴봐야 합니다.

특히 HR솔루션은 근태관리뿐 아니라 조직과 권한, 외부 시스템 연동 등 여러 업무 환경과 연결될 수 있습니다. HR SaaS 전환 전에는 기존 HR 데이터의 백업 범위와 새로운 HR솔루션에서 유지해야 할 근무제도, 권한, 승인 규칙, 시스템 연동 등 운영 기준을 함께 정리해야 합니다. 이번 글에서는 HR솔루션 전환을 검토하는 단계에서 필요한 데이터 백업 범위와 SaaS 도입 시 확인해야 할 데이터 관리, 시스템 연동, 보안, 확장성 기준을 살펴보겠습니다.

새로운 HR솔루션을 검토하기 전에는 우리 기업이 실제로 어떤 데이터와 운영 기준을 사용하고 있는지 파악하는게 중요합니다. 같은 HR솔루션을 사용하더라도 기업에 따라 관리하는 직원 정보와 근무제도, 조직 구조, 승인 절차가 다르기 때문입니다.

먼저 현재 시스템에서 관리하는 HR 데이터를 직원 정보, 조직·직무 정보, 근무일정, 출퇴근기록, 휴가, 승인 내역 등으로 구분하고 실제 업무에 활용하는 항목을 정리합니다. 이와 함께 현재 운영 중인 근무제도와 조직별 권한, 외부 시스템과의 연동 현황을 목록화하면 새로운 HR SaaS 솔루션에서 유지해야 할 운영 요건을 구체화할 수 있습니다.

HR SaaS 솔루션 전환 전에는 기존 시스템에서 별도로 보관할 데이터와 신규 시스템으로 이관할 데이터를 구분하고, 새로운 HR솔루션에서 유지해야 할 근무제도, 조직별 권한, 외부 시스템 연동 기준을 정리해야 합니다.

현재 시스템에서 관리하는 HR 데이터 가운데 어떤 항목을 어떤 형태로 백업할 수 있는지 확인합니다. 직원·조직·직무 정보, 근무일정, 출퇴근기록, 휴가, 승인 내역 등 실제 업무에 활용하는 데이터를 구분하고, 각 항목의 다운로드 가능 여부와 파일 형식을 점검하는 것이 좋습니다. 이와 함께 근무제도, 근로시간 기준, 조직·직무별 승인 규칙 등 새로운 HR솔루션에서도 유지해야 할 운영 기준을 정리하고, 전환 이후에도 확인이 필요한 과거 기록은 별도의 보관 범위와 기준을 마련합니다.

기존 HR 데이터를 정리했다면 새로운 HR SaaS 솔루션에서 계속 관리해야 할 항목과 지원 범위를 확인합니다. 직원·조직 정보와 근태관리 데이터 등 실제 업무에 활용하는 항목을 기준으로 기존 운영 환경에서 유지할 데이터와 새롭게 관리할 항목을 구분합니다. 현재 HR 업무에 필요한 데이터와 운영 기준을 새로운 환경에서도 지속적으로 관리할 수 있는지를 중심으로 살펴보는 것이 좋습니다.

ERP, 출입관리 시스템, 협업 도구 등 현재 HR 업무와 연결된 시스템이 있다면 신규 SaaS 솔루션과의 연동 가능성을 확인합니다. Open API와 SSO 지원 여부를 비롯해 현재 사용 중인 시스템과의 연동 범위를 살펴보는 것이 좋습니다. 향후 추가될 수 있는 시스템까지 고려하면 HR 운영 환경의 확장 가능성을 함께 검토할 수 있습니다.

HR SaaS 솔루션에서는 직원 정보와 근태 관련 데이터를 관리하므로 서비스의 보안 체계도 주요 점검 항목입니다. 정보보안 인증과 데이터 암호화 방식, 접근 환경 제어, 관리자 작업 이력을 확인할 수 있는 감사 로그 등 기업의 보안 정책에 필요한 기능과 관리 기준을 갖추고 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

현재 조직 규모뿐 아니라 향후 사업장이나 인원이 확대되는 상황도 고려하는 것이 좋습니다. 다수 조직과 지점 관리, 다양한 근무 형태와 승인 규칙 설정, 외부 시스템 추가 연동 등 조직과 인력관리 환경이 변화할 때 필요한 기능과 설정을 적용할 수 있는지 검토합니다.

HR SaaS 솔루션을 선정했다면 실제 적용에 앞서 데이터 관리 주체와 운영 방식, 적용 일정 등 사내 준비 사항을 구체화하는 것이 좋습니다. 담당 부서와 구성원의 역할을 미리 정하고 기존 HR 업무 일정을 고려하면 새로운 시스템으로의 전환을 체계적으로 준비할 수 있습니다.

• 데이터 관리 담당자 지정: 백업과 보관이 필요한 HR 데이터를 구분하고 데이터 확인과 관리를 담당할 인원을 지정합니다.
• HR 운영 기준 정비: 현재 적용 중인 근무제도, 근로시간, 휴가, 조직·직무별 승인 규칙 등 신규 시스템에 적용할 운영 기준을 정리합니다.
• 사용자별 역할과 권한 구분: 관리자와 직원 등 사용자별로 필요한 업무 범위와 시스템 접근 권한을 구분합니다.
• 연동 대상 시스템 확정: ERP, 출입관리 시스템, 협업 도구 등 신규 HR SaaS 솔루션과 연동할 사내 시스템의 범위를 확정합니다.
• 도입 일정 및 적용 시점 계획: 근태 마감과 급여 정산 등 기존 HR 업무 일정을 고려해 시스템 설정과 적용 시점을 계획합니다.

위 항목을 기준으로 데이터 백업·이관, 시스템 설정, 연동 및 적용 일정을 구분해 전환 계획을 정리할 수 있습니다.

HR SaaS 솔루션을 선택할 때는 현재 필요한 기능뿐 아니라 기존 HR 업무와의 연결성, 데이터 관리 기준, 향후 조직 변화에 대응할 수 있는 확장성을 함께 살펴보는 것이 좋습니다. HR SaaS 솔루션 도입 전에는 백업·이관할 데이터, 유지할 운영 기준, 외부 시스템 연동 범위, 보안 요구사항을 먼저 정리하고 각 솔루션의 지원 범위와 비교하면 필요한 HR솔루션의 기준도 보다 명확해질 수 있습니다.

시프티는 전 세계 30만 개 이상의 기업과 사업장에서 이용하는 클라우드 기반 통합 HR솔루션으로, 다양한 근무 유형과 조직·직무별 승인 규칙을 설정할 수 있습니다. 직원 정보의 엑셀 일괄 업로드·다운로드를 지원하며, ERP·Open API·SSO 연동을 통해 기존 업무 환경과 연계할 수 있습니다. 또한 ISO/IEC 27001 인증과 데이터 암호화, IP 주소 접근 제어, 회사 감사 로그 등 HR 데이터 관리를 위한 보안 체계를 갖추고 있습니다.

HR SaaS 솔루션 전환을 검토하고 있다면 기존 HR 데이터와 운영 기준을 정리하고, 우리 기업의 연동·보안·확장성 요건에 맞는 시프티의 다양한 인력관리 기능을 확인해 보시기 바랍니다.