HR 솔루션 비교 가이드: 인사관리 솔루션 선택 기준과 체크리스트

기업의 인사관리 업무는 점점 더 다양해지고 있습니다. 근태관리뿐 아니라 휴가관리, 전자결재, 급여정산 등 여러 업무가 서로 연결되면서 이를 하나의 시스템에서 관리할 수 있는 통합 HR 솔루션의 역할도 중요해지고 있습니다.

하지만 모든 기업에 동일한 HR 솔루션이 적합한 것은 아닙니다. 조직 규모와 근무제도, 업무 프로세스에 따라 필요한 기능과 활용 방식이 달라지기 때문입니다. HR 솔루션을 비교할 때는 조직 규모, 근무제도, 필요한 인사관리 기능, 기존 시스템 연계성, 보안 환경을 확인해야 합니다. 각 항목을 현재 인사관리 환경과 비교하면 우리 기업에 필요한 HR 솔루션의 기준을 구체적으로 정리할 수 있습니다.

이번 글에서는 HR 솔루션을 비교할 때 확인해야 할 핵심 기준과 체크리스트, 도입 이후의 운영 방법에 대해 살펴보겠습니다.

HR 솔루션은 조직 운영 과정에서 발생하는 다양한 인사업무를 체계적으로 관리할 수 있도록 지원하는 시스템입니다. HR 솔루션의 기능 범위는 제품마다 다르므로, 근태관리, 휴가관리, 직원정보 관리, 전자결재, 근무제도 운영 등 기업에 필요한 인사관리 기능의 지원 범위를 확인해야 합니다.

다양한 근무 형태를 운영하는 기업에서는 실제 근로시간 관리와 결재 요청-승인 프로세스도 함께 고려해야 합니다. 출퇴근기록뿐 아니라 조직별 근무유형, 휴가 신청과 승인, 근무일정 등 여러 업무가 서로 연결되기 때문입니다. 근태, 휴가, 전자결재 등을 서로 다른 시스템에서 운영하는 기업은 각 시스템의 데이터 연계 여부와 관리 방식을 확인해야 합니다. HR 솔루션 비교 시에는 이러한 업무를 하나의 시스템에서 연계해 운영할 수 있는지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

따라서 HR 솔루션을 비교하기 전에는 우리 기업이 어떤 인사관리 업무를 중요하게 운영하고 있는지 먼저 정리하는 것이 바람직합니다. 단순 근태관리가 핵심인지, 여러 근무제도를 함께 운영하는지, 전자결재와 급여정산의 연계가 필요한지 등을 파악하면 필요한 기능과 비교 기준도 더욱 명확해집니다.

• 조직 규모와 확장성: 현재 조직 규모뿐 아니라 향후 조직이 성장하거나 사업장이 확대될 가능성까지 고려하는 것이 좋습니다. 조직이나 사업장이 추가되더라도 기존 인사관리 체계를 유지하면서 운영할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다.
• 근무제도 지원 범위: 통상근무뿐 아니라 시차출퇴근제, 선택적 근로시간제, 재택근무 등 기업에서 운영하는 근무 형태와 근로시간 관리 기준을 적용할 수 있는지 확인해야 합니다.
• 기존 시스템 연계성: ERP, 그룹웨어, 출입관리 시스템, 업무 협업 툴 등 기존 관리 시스템과 연계할 수 있는지 살펴보는 것이 좋습니다. 향후 새로운 시스템을 추가할 경우를 고려해 연동 범위도 함께 확인하는 것이 바람직합니다.
• 관리 편의성과 사용성: HR 솔루션은 인사담당자뿐 아니라 구성원도 사용하는 시스템인 만큼 관리자의 업무 편의성과 구성원의 사용성을 함께 고려하는 것이 좋습니다.
• 데이터 보안과 접근 권한: 직원정보와 근태기록 등 인사 데이터를 다루는 만큼 HR 솔루션의 사용자별 접근 권한 설정, 정보보안 인증 여부, 데이터 암호화 및 보호 체계가 기업의 보안 기준에 적합한지 확인해야 합니다.

기업에 필요한 인사관리 기준을 정리했다면 실제 HR 솔루션의 기능이 해당 업무를 지원하는지 구체적으로 비교할 차례입니다. 근태관리 기능 범위부터 인사 데이터의 통합 운영, 기존 시스템 연계와 데이터 이관 방식, 보안과 서비스 사용 환경까지 확인하면 도입 이후의 활용 범위를 보다 명확하게 판단할 수 있습니다.

HR 솔루션을 비교할 때는 기업의 근무 환경에 맞는 출퇴근기록 방식과 근무제도를 지원하는지 확인하는 것이 좋습니다. 위치, WiFi 및 QR 코드 등 기업의 근무 환경에 필요한 출퇴근 인증 방식을 지원하는지 확인하고, 사무직 근태관리에는 PC-OFF와 같은 PC 기반 근태관리 기능을 활용할 수 있는지도 살펴보는 것이 좋습니다. 통상근무뿐 아니라 시차출퇴근제, 선택근무제 등 기업에서 운영하는 근무제도에 맞춰 근태관리 기준을 적용할 수 있는지도 함께 확인하는 것이 바람직합니다.

근태관리뿐 아니라 휴가관리, 전자결재, 전자계약, 직원정보 관리, 급여정산 등 서로 연결된 인사관리 업무를 하나의 시스템에서 운영할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 필요한 인사업무를 하나의 플랫폼에서 연결해 관리할 수 있다면 여러 시스템에서 동일한 정보를 반복적으로 확인하거나 입력하는 업무를 줄이고 일관된 업무 흐름을 구성하는 데 도움이 됩니다. 즉, HR 솔루션을 비교할 때는 필요한 인사업무를 하나의 플랫폼에서 연계해 관리할 수 있는지 확인해야 합니다.

ERP, 그룹웨어 등 기업에서 사용하고 있는 기존 업무 시스템과의 연계 범위를 확인하는 것이 좋습니다. 기존 HR 솔루션을 사용하고 있다면 근태 데이터, 직원 정보, 휴가 이력 등 필요한 기존 데이터를 새로운 시스템으로 어떤 방식으로 이관할 수 있는지, 전환 과정에서 필요한 설정과 온보딩 절차는 어떻게 진행되는지도 함께 살펴보는 것이 바람직합니다.

HR 솔루션은 직원정보와 근태기록, 급여 데이터 등 주요 인사 데이터를 다루므로 데이터 보호와 서비스 운영 환경도 중요한 비교 기준입니다. 데이터에 대한 접근 권한을 설정할 수 있는지, 기업에서 요구하는 보안 인증과 데이터 보호 체계를 갖추고 있는지 등을 확인해 조직의 보안 기준에 적합한 솔루션인지 검토하는 것이 바람직합니다.

HR 솔루션 도입 후에는 기업의 근무제도와 조직 구조에 맞게 운영 기준을 설정하고, 관리자와 구성원이 동일한 기준으로 활용할 수 있도록 관리 체계를 정리하는 것이 좋습니다.

• 근무제도별 관리 기준 설정: 시차출퇴근제, 선택근무제, 재택근무 등 운영 중인 근무제도에 맞춰 근무일정, 출퇴근기록, 휴가, 연장근무 등의 관리 기준과 신청·승인 절차를 정리합니다.
• 조직·사업장별 운영 기준 설정: 부서나 사업장별 운영 환경을 고려해 관리 범위와 기준을 설정하고, 향후 조직 변경이나 사업장 추가에도 적용할 수 있도록 관리 체계를 정리합니다.
• 관리자와 구성원의 운영 기준 공유: 출퇴근기록, 휴가 신청, 전자결재 등 주요 기능과 운영 기준을 안내하고, 도입 이후 실제 업무 과정에서 필요한 부분을 정기적으로 점검하는 것이 좋습니다.

HR 솔루션을 선택할 때는 우리 기업의 조직 규모와 근무제도, 필요한 인사관리 업무, 기존 시스템과의 연계 가능성을 종합적으로 살펴보는 것이 중요합니다. 현재 업무뿐 아니라 향후 조직과 근무제도의 변화까지 고려하면 장기적으로 활용할 수 있는 인사관리 환경을 구축하는 데 도움이 됩니다.

시프티는 다양한 근무제도와 조직 구조에 맞춰 운영할 수 있는 통합 인력관리 솔루션으로, 근태관리, 휴가관리, 전자결재, 전자계약 및 급여정산을 하나의 플랫폼에서 관리할 수 있습니다. 기존 시스템의 데이터 이관 과정에서는 단계별 온보딩 절차에 따라 설정 항목 점검과 운영 준비를 지원하며, ERP와 그룹웨어 등 기존 업무 시스템과의 연동도 지원합니다. 또한 ISO 27001:2022 정보보안경영시스템 인증을 획득하는 등 인사 데이터 관리를 위한 정보보안 체계를 갖추고 있습니다.

우리 기업의 근무제도와 인사관리 환경에 적합한 HR 솔루션을 찾고 있다면 시프티 도입 상담을 통해 필요한 기능과 적용 방법을 확인해 보시기 바랍니다.