많은 기업들이 효율적인 HR 관리를 위해 시스템을 도입해 사용하고 있습니다. 하지만 시간이 흐르면서 처음 도입했던 솔루션이 변화하는 조직의 규모나 업무 방식, 혹은 개정되는 법규를 따라가지 못해 한계를 느끼는 경우가 많습니다. 이 때 기업은 새로운 솔루션으로의 전환을 고민하게 됩니다.

HR 솔루션 마이그레이션(Migration)은 복잡하고 어려운 과정처럼 느껴질 수 있지만, 제대로 준비하고 실행한다면 HR 운영의 생산성을 비약적으로 높이는 기회가 될 수 있습니다.

이번 글에서는 HR 솔루션 마이그레이션이 필요한 이유와 함께, 새로운 시스템으로 성공적인 전환을 하기 위한 6단계 절차에 대해 자세히 알아보겠습니다.

많은 기업이 이미 HR 솔루션을 도입해 사용하고 있지만, 시스템의 한계를 체감하며 새로운 솔루션을 고민하는 경우가 늘고 있습니다. 기존 솔루션의 서비스 종료 예정, 기능적인 제약, 사용자 불편, 낮은 자동화 수준 등이 주요 원인으로 꼽힙니다. 실무에 적합하지 않다고 판단될 때, 우리 조직의 업무 방식과 더 이상 맞지 않는 순간, 마이그레이션은 반드시 고려해야 할 선택지가 됩니다.

‘마이그레이션(Migration)’은 본래 시스템이나 데이터를 한 환경에서 다른 환경으로 옮기는 기술적인 과정을 뜻했습니다. 예전에는 주로 온프레미스(구축형) 시스템을 클라우드로 이전하는 맥락에서 사용되었습니다.

하지만 지금은 조직의 업무 운영 방식에 더 적합한 솔루션으로 전환하는 모든 움직임을 포괄하는 개념으로 확장되었습니다. 특히 HR 영역에서는 다음과 같은 문제들로 인해 마이그레이션을 고민하는 사례가 많습니다.

• 구성원 사용성 저하 : 복잡하거나 불편한 인터페이스로 인해 직원들이 시스템 사용을 어려워함
• 변화하는 법규/제도 대응 미흡 : 근로기준법 개정 등 법규 변화나 유연근무제 등 새로운 근로제도 도입에 시스템이 빠르게 대응하지 못함
• 분산된 HR 데이터 : 지점이나 부서마다 다른 시스템을 사용하거나 수작업으로 관리하여 데이터가 파편화되고 통합 관리가 어려움
• 수작업에 의존하는 복잡한 근태 관리 : 연장/야간/휴일 근로 등 복잡한 근태 관리가 시스템 지원 없이 수작업으로 이루어짐
• 비효율적인 리포트/데이터 추출 : 필요한 리포트나 인사 정보 추출이 엑셀 수작업에 크게 의존함
• 불안정한 시스템 운영 : 기존 솔루션의 유지보수 중단 또는 고객 지원 부족으로 운영에 어려움을 겪음

이처럼 HR 마이그레이션은 단순한 기술 전환을 넘어, HR 운영의 생산성과 효율성을 높이고 지속 가능한 조직 성장을 지원하기 위한 전략적 전환이라고 할 수 있습니다.

마이그레이션은 단순히 시스템을 교체하는 작업이 아닙니다. 데이터 이전부터 사용자 교육, 안정화까지 조직 전체에 영향을 미치는 일이기 때문에, 단계별로 체계적인 접근이 필요합니다.

가장 먼저, 현재 사용 중인 HR 시스템의 어떤 점이 문제인지 객관적으로 진단하고 새로운 시스템 도입을 통해 달성하고자 하는 목표와 필요한 기능이 무엇인지 명확하게 정의해야 합니다. 실무자와 관리자, 경영진 등 다양한 이해관계자의 의견을 수렴하여 요구사항을 정리하고 우선순위를 설정하는 것이 중요합니다.

정리된 요구사항을 기준으로 시장의 다양한 HR 솔루션을 비교 검토합니다. 필요한 기능은 물론, 사용자 경험(UX), 기존 시스템과의 연동성, 향후 확장 가능성, 솔루션 회사의 고객 지원 역량 등을 종합적으로 평가해야 합니다. 가능하다면 소규모 부서나 팀을 대상으로 실제 업무 시나리오 기반의 파일럿 테스트를 병행하여 우리 조직에 가장 적합한 솔루션을 선택하는 것이 좋습니다.

기존 시스템에 축적된 근태, 휴가, 인사 정보 등 핵심 데이터를 새로운 시스템에 정확하게 이전하는 과정입니다. 데이터의 누락이나 오류 없이 매핑하고 구조 설계하는 것이 중요하며, 동시에 우리 조직의 근무제도, 승인 절차, 각종 규칙 등을 새로운 시스템에 맞게 정확하게 설정해야 합니다.

아무리 좋은 시스템도 사용자가 제대로 활용하지 못하면 의미가 없습니다. 새로운 시스템에 대한 관리자와 직원 모두를 대상으로 충분한 교육과 가이드 제공이 필수적입니다. 시스템 사용 매뉴얼, 영상 튜토리얼 등을 제공하고 필요하다면 실제 사용 환경과 유사한 환경에서 교육 또는 파일럿 운영을 진행하여 사용자들이 시스템에 빠르게 익숙해지도록 지원해야 합니다.

새 시스템으로 완전히 전환하기 전, 기존 시스템과 새로운 시스템을 일정 기간 병행 운영하는 것을 고려해 볼 수 있습니다. 이 기간 동안 발생할 수 있는 잠재적 오류를 조기에 발견하고 수정하며, 실제 사용 환경에서의 피드백을 수렴하여 시스템을 조정합니다. 이 과정은 마이그레이션의 안정적인 안착에 매우 중요한 역할을 합니다.

새로운 시스템이 조직 내에 완전히 정착된 후에는 도입 전후의 변화를 분석하여 마이그레이션의 효과를 측정합니다. 예를 들어 근태 오류율 감소, 휴가/결재 승인 소요 시간 단축, 리포트 자동화율 증가 등 구체적인 정량적, 정성적 성과를 확인함으로써 도입 효과를 입증하고 향후 시스템 활용 및 개선 방향을 모색할 수 있습니다.

시프티는 단순한 기능 제공을 넘어, 도입 과정 전체를 실질적으로 지원합니다.

시프티는 조직 구조, 근무 방식, 기존 시스템 환경 등을 고려해 마이그레이션 준비에 필요한 항목을 사전에 점검하고 설명하는 가이드를 제공합니다.

※ 전략 컨설팅이나 맞춤 분석은 별도 협의 필요

엑셀 기반 데이터 또는 외부 시스템 데이터를 바탕으로 기초 정보 이관과 근무제도·휴가·승인 규칙 등 주요 설정을 지원합니다.

• 다양한 근무제도 반영 (선택·유연·교대 등)
• 연차 자동 발생 로직 설정
• 슬랙·캘린더 등 연동 지원

※ ERP 연동, 고도화 개발은 별도 협의 또는 유상 개발 가능

웹/모바일 가이드, 관리자 매뉴얼 등 초기 적응에 필요한 온보딩 자료를 함께 제공합니다.

※ 교육 세션/파일럿 운영은 계약 조건에 따라 제공 여부가 달라질 수 있음

도입 이후에도 헬프센터, 실시간 채팅, 이메일 등 다양한 고객지원 채널을 통해 운영 중 발생하는 문의를 지원합니다.

※ 기업 규모 및 계약 범위에 따라 전담 매니저 배정 가능

다음 항목 중 3가지 이상 해당된다면, 지금이 마이그레이션을 고민할 때일 수 있습니다.

☑️ 사용 중인 HR 솔루션이 서비스 종료 예정이다
☑️ 기능은 많지만 실무에 맞지 않아 불편하다
☑️ 근무제도나 승인 프로세스를 시스템이 유연하게 반영하지 못한다
☑️ 법정근로시간, 연장근로 등의 컴플라이언스 관리가 수작업이다
☑️ 출퇴근·휴가·결재 시스템이 각각 따로 운영되고 있다
☑️ 리포트나 통계가 엑셀로 수작업 추출된다
☑️ 시스템이 낡고 느리며, 임직원들의 부정적 피드백이 계속 쌓인다

HR 시스템의 마이그레이션은 단순한 교체가 아니라, 조직 전체의 운영 방식을 더 스마트하게 바꾸는 출발점입니다. 기존 시스템이 불편하거나, 법적 대응에 미흡하거나, 구성원들의 업무를 더 복잡하게 만든다면 그건 더 이상 ‘버틸 이유’가 아니라 ‘바꿀 이유’입니다. 시프티는 수많은 기업이 겪는 HR 운영의 현실적인 문제를 이해하고, 그 전환을 안전하고, 빠르고, 실무 친화적으로 지원합니다.

지금, 마이그레이션이 고민된다면 아래 버튼을 눌러 시프티 무료 상담 또는 데모 체험을 신청해 보세요.

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