정확한 근태관리 시스템을 갖춘 사업장의 경우 연장근로시간에 대한 관리가 수월하게 이뤄질 수 있지만, 그렇지 못한 사업장의 경우에는 근로자들의 연장근로시간을 정확하게 확인하는 데 어려움을 겪는 경우가 많은데요.

오늘은 인사담당자가 연장근로수당을 정산할 때, 근로자가 연장근무를 입증할 수 있는 방법과 자료에 어떤 것들이 있는지 알아보도록 하겠습니다.

연장근로란 근로기준법에서 정한 법정근로시간인 1일 8시간, 주 40시간 근무를 초과하는 근로를 의미합니다. 여기서 ‘법정근로시간’은 만 18세 이상 근로자인 경우 1일 8시간, 1주 40시간을 의미하며, 당사자 간의 합의 시 1주간 최대 12시간 연장근무를 할 수 있습니다. (근로기준법 제53조)

이때 근로자가 1주 40시간을 초과하여 근로를 제공할 경우 사업주는 통상임금의 50%를 가산하여 수당을 지급하도록 법적으로 정하고 있는데요. 이것을 연장근로수당이라고 합니다.

또한, 근로기준법 제59조에 따르면 산업 특성에 따라 사업주와 근로자 대표 간 서면 합의한 경우 주 12시간 초과 연장근무, 휴게시간 변경 등을 할 수 있도록 명시하고 있습니다. 해당 산업은 ① 육상운송 및 파이프라인 운송업, ② 수상운송업, ③ 항공운송업, ④ 기타 운송관련 서비스업, ⑤ 보건업으로 만약 위 다섯 가지 산업의 종사자가 12시간 이상 초과 근무를 했다면 사용자는 근로일 종료 후 다음 근로일 개시 전까지 근로자에게 연속하여 11시간 이상의 휴식 시간을 제공해야 합니다.

실근로시간이란 사용자와의 근로계약에 의하여 실제로 근로를 제공해야 할 의무를 가지고 있는 시간을 의미합니다. 실제로 작업하는 시간만을 의미하지 않고, 사용자의 지휘명령을 받는 상태를 말하므로 작업을 위한 대기시간, 작업 준비 시간 등도 사용자의 지휘 및 감독 하에 있는 한 근로시간에 포함됩니다. 하지만, 조퇴, 지각, 반차 등은 실제 근로시간에 포함되지 않고 연장근로수당 산정 시에도 포함되지 않습니다.

연장근로는 실제 근무한 시간을 기준으로 하므로 주중에 지각‧결근이나 휴일이 있으면 그 시간을 빼고 연장근로시간을 계산한다. 예컨대 주중에 하루 결근하거나 휴일이 있어서 실제로 일을 하지 아니한 경우 토요일에 8시간을 근무했더라도 주 전체의 근로시간이 40시간을 넘지 않으면 연장근로수당의 지급의무가 없음(근기 68207-2776, 2002.08.21.)

단기간(아르바이트) 근로자의 경우 연장근로시간 계산 시 법정근로시간이 기준이 아닌 사업주과 근로자간에 약정한 소정근로시간이 기준이 되며, 1주 12시간을 초과해서 근무할 수 없습니다.

예를 들어 하루 6시간 월요일과 화요일 근무로 계약했고 1시간씩 추가 근무를 했다면, 하루 8시간 근무를 넘기지 않았다 하더라도 약정한 근로시간을 초과한 각 1시간에 해당하는 연장근로수당을 지급해야 합니다.

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사용자는 근로자가 시간외 근무를 했다면, 근무한 시간만큼 수당을 지급해야 합니다.
그렇다면 근로자가 연장근무를 했을 경우 이를 입증할 수 있는 자료에는 어떤 것들이 있을까요?

대부분의 사업장의 경우 수기 출퇴근명부 작성, 사원증이나 지문인식을 통한 출입 기록, 이메일/메신저를 통한 출퇴근 알림, 업무시스템 접속 기록부터 사무직을 대상으로 PC를 통한 PC-OFF 시스템 도입 등 다양한 방식으로 출퇴근기록부터 시간외근무, 휴일근무, 주말근무 등에 대한 근로시간을 기록하고 있습니다.

이처럼 주 52시간제 확대 시행과 본격적인 법제화, 코로나 19가 불러온 근무환경 변화에 맞춰 출퇴근을 기록하는 방식도 다양해지고 있는데요. 최근 다양한 사업장에서 가장 많이 도입하는 방식은 개인의 모바일 기기 혹은 PC에서 GPS 좌표, WiFi 인증 등을 통한 출퇴근기록 방식입니다.

별도의 기기 설치가 필요 없기 때문에 유지/보수 비용이 발생하지 않으며, 직접 본인의 기기를 사용해 출퇴근을 기록하기 때문에 근태기록에 대한 신뢰도를 높여줍니다. 또한, 인적 오류 발생 및 개인 신체정보 노출에 대한 위험이 주는 등 수많은 장점이 있기 때문입니다.

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대중교통으로 출퇴근을 하는 근로자라면 근무지 근처에서 이용한 교통카드 기록으로 연장근무를 입증할 수 있습니다. 다만, 교통카드 기록은 정황적 자료에 가까워 다른 자료와 함께 입증하는 경우가 많습니다.

이메일로 업무를 많이 보는 경우, 업무 시간 외에 해당하는 연장근로시간에 이메일 발송 또는 메신저 사용 내역이 있다면 해당 사업장 내 IP 주소, 사용 일시 등을 확인할 수 있어 근로자가 전송한 이메일/메신저 기록도 입증자료로 활용할 수 있습니다.

사업주 또는 팀장이 근로자의 하루 업무 또는 근태관리를 파악하기 위해 업무 일지를 지시하는 경우도 있습니다. 업무 일지에 출퇴근 시간을 기록하기도 하기 때문에 업무 일지도 입증자료로 사용할 수 있습니다.

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