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인사담당자가 주의해야 할 채용 시 레퍼런스 체크, 개인정보보호법 위반일까?

2022-07-04

Author | 임지혜

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구인구직 플랫폼 ‘사람인’에서 실시한 조사 결과에 따르면, 기업의 인사담당자 80%가 채용 시 레퍼런스 체크가 필요하다고 답했습니다. 외국계 기업에서는 흔히 이행하는 채용 단계이지만, 최근 몇 년 전부터 국내 기업에서도 레퍼런스 체크의 필요성에 대해 주시하고 있는 추세입니다. 특히 코로나19가 찾아오면서 대면 면접을 최소화하고 있기 때문에 이를 대체할 수 있는 인재 검증방식을 모색하는 과정에서 레퍼런스 체크에 대한 관심이 높아졌습니다.

오늘은 레퍼런스 체크 시 인사담당자가 주의해야 할 사항에 대해 살펴보도록 하겠습니다.



1. 레퍼런스 체크란?


경력직 채용 시, 합격 통보를 내리기 전 마지막 단계에서 실행하는 과정으로 우리나라 말로 '평판조회'라고도 불립니다. 후보자가 과거에 함께 일한 적 있는 상사나 동료 등 직무 능력과 관련 있는 사람들과 인터뷰를 통해 후보자의 자질을 평가합니다. 상황에 따라서 최종 결과에 영향을 미치는 레퍼런스 체크는 일반적으로 전화 또는 이메일을 통해 이루어집니다. 기본적인 인적 사항 확인은 물론 업무상 장단점이나 업적, 평판, 사내 커뮤니케이션, 근태 등을 파악합니다.

하지만, 레퍼런스 체크는 제 3자 즉, 지원자의 평판, 성격, 업무태도 등을 묻는 것으로 지원자의 ‘개인정보’에 해당됩니다. 특히 인사담당자 업무는 조직 구성원의 개인 정보를 보호하는 것으로 법에서 말하는 ‘개인정보처리자’임을 인식하고 법으로 보호하고 있는 개인정보보호 규정을 숙지하고 레퍼런스 체크 시 주의해서 실행해야 합니다.



2. 레퍼런스 체크 시 주의할 사항


기본적으로 레퍼런스 체크는 정보의 주최자인 ‘지원자’의 동의가 반드시 필요한 절차입니다. 동의서 없이 레퍼런스 체크를 했을 시 발생될 수 있는 몇 가지 상황에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

입사 지원한 회사 채용담당자의 레퍼런스 체크

1) 기존 회사의 인사담당자에게 확인할 경우 : 위에서 언급했듯이 인사담당자는 ‘개인정보처리자’에 해당합니다. 지원자의 동의 없이 정보를 받았을 경우 개인정보보호법 제71조의 ‘정보주체의 동의를 받지 않는 사정을 알고 개인 정보를 제공받은 자’에 해당되어 법적 처분을 받을 수 있습니다.

2) 기존 회사의 상사 또는 동료에게 확인할 경우 : 이 경우 회사의 동료는 개인정보처리자에 해당되지 않아 정보주체의 동의 없이 개인 정보를 제공받은 것이 아니므로 개인정보보호법에 규정된 법적 처분 대상이 되지 않습니다. 하지만, 지원자의 동의를 받지 않고 개인 정보를 수집한 것이므로 과태료 부과 대상에 해당될 수 있습니다.

기존 회사에서 지원자 정보를 입사 지원한 회사에 제공

1) 기존 회사의 인사담당자가 지원자의 정보를 제공한 경우 : 이 케이스 역시 개인정보보호법 71조 ‘개인정보를 제3자에게 제공한 경우’에 해당함으로 법적 처분을 받을 수 있습니다.

2) 기존 회사의 상사 또는 동료가 지원자의 정보를 제공한 경우 : 입사지원자의 동료는 개인정보보호법상 개인정보처리자가 아닙니다. 따라서 법적 처벌 대상이 되지 않지만, 타인의 동의 없이 개인적인 생각을 제공했으므로 형법상 명예훼손 행위에 해당될 여지는 있습니다. 이 외에도 만약 제3자가 사실이 아닌 정보를 제공했을 경우 취업의 방해 목적에 해당되어 근로기준법 40조를 위반할 소지가 있습니다.

3. 레퍼런스 체크 시 알아야 할 법률


1. 개인정보보호법 71조(벌칙)

개인정보보호법 71조 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 5년 이하의 징역 또는 5천만원 이하의 벌금에 처한다. 제17조 제1항제2호에 해당하지 아니함에도 같은 항 제1호를 위반하여 정보주체의 동의를 받지 아니하고 개인정보를 제3자에게 제공한 자 및 그 사정을 알고 개인정보를 제공받은자.

개인정보보호법 71조 확인하기


2. 근로기준법 제40조(취업 방해의 금지)

근로기준법 제40조 누구든지 근로자의 취업을 방해할 목적으로 비밀 기호 또는 명부를 작성·사용하거나 통신을 하여서는 아니 된다.

근로기준법 제40조 확인하기


4. 법적 리스크 없이 레퍼런스 체크를 할 수 있는 방법


인사담당자가 개인정보보호법을 위반하지 않고, 안전하게 지원자의 레퍼런스를 확인할 수 있는 방법은 간단합니다. 바로, 지원자의 서면 ‘동의서’를 받는 것입니다.
그럼 동의서에는 어떤 내용을 넣야할까요?

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1) 동의서의 목적 알리기 : 채용 여부에 대한 의사결정 시 필요한 지원자의 능력과 자질을 평가하기 위한 정보 수집이 목적임을 알립니다.
2) 개인정보 보유 기간 : 타인의 개인 정보 수집 시 지원자의 채용 여부가 확정되면 바로 폐기합니다.
3) 동의 및 거부권 : 지원 회사 또는 위임받은 외부 기관이 레퍼런스 체크를 실시함에 동의 또는 거부할 권리가 있음을 명시해야 합니다.
4) 수집 대상 : 레퍼런스 체크를 위해 수집하려는 대상의 개인 정보 내용 기입
5) 조회 대상 : 지원자가 지정한 사람뿐 아니라 지정하지 않은 전/현직 상사 또는 동료 등에게 레퍼런스 체크를 할 수 있음을 알립니다.
6) 정보의 진실성 : 지원자가 제공한 정보에 거짓이 없음을 확인하고, 만약 거짓이 확인됐을 경우 채용 여부에 영향을 있음을 알립니다.




레퍼런스 체크는 잘 활용하면 기업에서 원하는 인재상을 채용하는데 큰 도움이 됩니다.
각 기업의 인사담당자들은 레퍼런스 체크에 필요한 관련 법안들을 숙지하고, 필요한 내용들을 매뉴얼화하여 사전에 인재 채용 시 이슈가 없도록 미리 준비해 두는 것이 필요할 것으로 보이며, 더 나아가 직원 운영 관리 및 조직 관리에 필요한 솔루션을 갖춰 근태관리를 정확히 진행하는 것도 중요할 것으로 보입니다.



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