중소기업 HR프로그램 도입, 가장 먼저 전산화해야 할 인사 업무 5가지

기업의 직원 수가 늘어나면 인사정보와 근태 데이터를 관리하는 업무도 함께 증가합니다. 직원정보는 엑셀, 근무일정은 별도 문서, 휴가 신청은 메신저와 이메일로 관리하는 등 인사업무가 여러 곳에 분산되어 있다면 HR 담당자가 필요한 정보를 확인하고 변경 내역을 관리하는 과정도 복잡해질 수 있습니다.

중소기업의 HR프로그램 도입은 많은 기능을 한 번에 전산화하기보다 반복적으로 발생하고 직원별 데이터 관리가 필요한 업무부터 우선순위를 정하는 것이 중요합니다. 이번 글에서는 HR프로그램의 개념과 인사업무 전산화 기준을 살펴보고, 직원정보부터 근태관리, 휴가관리, 전자결재, 전자근로계약까지 먼저 전산화할 인사업무 5가지를 알아보겠습니다.

HR프로그램은 직원정보를 비롯해 근무일정, 출퇴근기록, 휴가, 신청·승인, 계약 등 기업에서 반복적으로 발생하는 인사업무와 관련 데이터를 체계적으로 관리하기 위한 시스템입니다. 단순히 직원 명단이나 인사 데이터를 파일로 저장하는 것을 넘어 각 업무에서 발생하는 정보를 일정한 기준으로 관리하고 다음 인사업무에 활용할 수 있도록 체계를 마련하는 데 목적이 있습니다.

중소기업에서 HR프로그램을 도입할 때는 모든 인사업무를 한 번에 전산화하기보다 업무의 빈도와 데이터 관리 필요성을 기준으로 우선순위를 정하는 것이 좋습니다. 전산화 우선순위는 반복적으로 발생하는 업무, 직원별 데이터의 지속적인 관리가 필요한 업무, 신청·승인 절차가 필요한 업무, 다른 HR 업무와 데이터 연결이 필요한 업무를 중심으로 판단할 수 있습니다.

직원정보는 여러 인사업무의 기준이 되는 기본 데이터입니다. 사원번호, 조직, 직무, 입사·퇴사일 등 직원별 정보를 각각의 엑셀이나 문서에 나누어 관리하면 정보가 변경될 때 여러 자료를 함께 수정해야 할 수 있습니다. 따라서 HR프로그램 도입 초기에는 직원별 기본 인사정보를 일정한 기준으로 관리할 수 있는 환경을 먼저 마련하는 것이 좋습니다.

직원정보를 체계적으로 관리하면 이후 근무일정이나 휴가, 전자결재, 계약 등 다른 인사업무를 직원 데이터와 연결하기도 수월해집니다. 인사관리 범위에 따라 경력사항이나 조직 변경 이력 등 추가로 필요한 정보가 있다면 별도의 관리 항목을 구성할 수 있는지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

근태관리는 직원별 근무일정을 계획하고 실제 출퇴근기록을 확인하는 과정이 반복되는 대표적인 인사업무입니다. 직원이나 조직별 근무시간이 서로 다르다면 근무일별 시작·종료 시각과 휴게시간 등의 기준을 명확하게 설정하고, 계획된 근무일정과 실제 출퇴근기록을 함께 관리하는 것이 중요합니다.

HR프로그램을 활용하면 근무일정과 실제 출퇴근기록을 동일한 근태관리 체계 안에서 확인할 수 있습니다. 출퇴근기록이 누락되거나 수정이 필요한 경우 요청과 승인 절차를 마련하고 변경 내역을 관리하면 근태집계에 필요한 데이터도 일관된 기준으로 관리할 수 있습니다.

휴가관리는 직원마다 발생일과 사용 내역, 잔여일수가 달라 지속적인 데이터 관리가 필요한 업무입니다. 특히 입사일이나 회계연도를 기준으로 연차를 관리하거나 반차, 시간 단위 휴가, 경조사 등 여러 휴가 유형을 운영한다면 각 휴가의 발생 및 사용 기준을 체계적으로 설정하는 것이 좋습니다.

HR프로그램에서는 회사의 기준에 맞춰 휴가 유형과 발생 규칙을 설정하고 직원의 휴가 신청·승인 과정과 사용 내역, 잔여일수를 관리할 수 있습니다. 근무일정과 휴가 데이터를 함께 관리하면 HR 담당자는 직원의 예정된 근무와 휴가 일정을 하나의 인사관리 흐름 안에서 확인할 수 있습니다.

근무일정 변경이나 휴가 신청, 출퇴근기록 수정처럼 직원의 요청과 관리자 승인이 필요한 업무도 전산화 우선순위가 높은 영역입니다. 메신저나 이메일 등 여러 채널에서 요청을 받으면 승인 여부나 변경 내용을 다시 확인해야 할 수 있으므로, 요청 유형별 신청·승인 절차를 정해 관리하는 것이 좋습니다.

전자결재를 활용하면 근무일정과 휴가 관련 신청·승인, 누락되거나 잘못된 출퇴근기록의 생성·수정 요청 등을 정해진 절차에 따라 관리할 수 있습니다. 조직·직무와 요청 종류에 맞춰 승인 규칙을 설정하면 기업의 인사관리 기준에 맞는 결재 프로세스를 구성할 수 있습니다.

근로계약서와 연봉계약서 등 직원별 계약 문서도 입사나 계약조건 변경 과정에서 반복적으로 발생하는 인사업무입니다. 직원 수가 증가할수록 계약서 작성과 전달, 서명 여부 확인, 계약 진행 상태 관리에 필요한 업무도 늘어나므로 계약 문서를 직원정보와 함께 관리할 수 있는 체계를 검토하는 것이 좋습니다.

전자근로계약 기능을 활용하면 직원 데이터를 기반으로 계약서 템플릿을 작성하고 근로계약서나 연봉계약서 등의 전자계약과 전자서명을 진행할 수 있습니다.

HR프로그램 도입은 현재 엑셀·문서·메신저 등으로 관리하는 인사업무 파악, 전산화가 필요한 업무의 우선순위 설정, 직원정보·근태관리·휴가관리·전자결재 등 핵심 업무 전산화, 후속 인사업무와 데이터 연결 순으로 진행할 수 있습니다. 처음부터 모든 업무를 전산화하기보다 현재 반복 업무가 많고 데이터 관리가 필요한 영역부터 단계적으로 범위를 넓혀가는 방식입니다.

핵심 인사업무의 전산화 이후에는 근무일정과 출퇴근기록을 바탕으로 근태집계 범위를 넓히고, 필요한 근태 데이터를 급여정산에 활용하는 단계로 확장할 수 있습니다. 이미 사내 시스템을 운영하고 있다면 ERP나 출입관리 시스템과의 연동, Open API 활용 등을 검토해 기존 업무 환경과 HR프로그램의 데이터를 연결하는 방법도 고려할 수 있습니다.

시프티는 직원정보 관리, 근무일정, 출퇴근기록, 휴가관리, 전자결재, 전자계약·전자서명, 근태집계 및 급여정산 등 다양한 인사업무를 하나의 시스템에서 관리할 수 있는 통합 인력관리 솔루션입니다. 중소기업은 HR프로그램 시프티를 활용해 필요한 인사업무부터 전산화하고, 각 업무의 데이터를 연결하면서 인력관리 범위를 단계적으로 확장할 수 있습니다.

시프티에서는 사원번호, 입사일, 조직, 직무 등 직원별 인사정보를 관리할 수 있습니다. 직원정보를 기준으로 조직과 직무를 구성하고, 근무일정이나 휴가, 전자결재 등 다른 인사업무에서도 필요한 직원 데이터를 활용할 수 있어 분산된 인사정보를 체계적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.

직원별 근무일정을 설정하고 실제 출퇴근기록과 함께 관리할 수 있습니다. 직원은 모바일 앱이나 PC 웹앱 등을 통해 출퇴근을 기록할 수 있으며, 위치 기반·WiFi 인증과 QR 코드 방식의 출퇴근기록도 활용할 수 있습니다. 근무일정과 출퇴근기록을 바탕으로 스케줄 기반 근로시간 산정을 자동화하고 근태집계에 활용할 수 있습니다.

기업의 휴가 운영 기준에 따라 휴가 유형과 발생 규칙을 설정하고 직원별 휴가 사용 내역과 잔여일수를 관리할 수 있습니다. 직원은 휴가를 신청하고 승인 절차를 거칠 수 있으며, 근무일정 생성·수정이나 출퇴근기록 생성·수정 등 승인이 필요한 요청도 전자결재를 통해 관리할 수 있습니다.

근로계약서와 연봉계약서 등 직원별 계약 문서를 전자계약으로 관리하고 전자서명을 진행할 수 있습니다. 직원 데이터를 활용해 계약 문서를 작성하고 전송할 수 있으며, 여러 직원과 계약을 진행해야 하는 경우에는 대량 전송 기능을 활용해 계약 업무를 관리할 수 있습니다.

근무일정과 출퇴근기록을 기준으로 산정한 근로시간은 근태집계에서 확인하고, 필요한 근태 데이터를 급여정산에 활용할 수 있습니다. 기업의 기존 업무 환경에 따라 ERP나 출입관리 시스템과의 연동, Open API 활용도 검토할 수 있어 기존 시스템과 필요한 인사·근태 데이터를 연결하는 방식으로 인력관리 체계를 확장할 수 있습니다.

HR프로그램은 직원정보와 근태, 휴가, 신청·승인, 계약 등 기업의 인사업무와 관련 데이터를 체계적으로 관리하기 위한 시스템입니다. 기업은 HR프로그램을 활용해 여러 문서나 채널에 분산된 인사업무를 일정한 기준으로 관리하고, 각 업무에서 생성된 데이터를 다른 인사업무와 연결해 활용할 수 있습니다.

직원 수만으로 HR프로그램의 도입 필요성을 판단하기보다 현재 인사업무의 관리 방식과 반복 업무의 정도를 함께 살펴보는 것이 좋습니다. 직원정보가 여러 파일에 분산되어 있거나 근태·휴가 관리와 신청·승인 업무가 반복되고, 동일한 데이터를 여러 업무에서 다시 관리하고 있다면 HR프로그램을 통한 전산화를 검토할 수 있습니다.

HR프로그램 도입 전에는 현재 사용 중인 인사 데이터와 업무 절차를 먼저 정리하는 것이 좋습니다. 직원정보가 어떤 문서와 시스템에 저장되어 있는지 확인하고, 근태관리·휴가·전자결재 등 반복적으로 발생하는 업무의 처리 방식과 담당자를 파악합니다. 이후 전산화가 필요한 업무의 우선순위를 정하면 기업에 필요한 기능과 단계별 도입 범위를 보다 구체적으로 설정할 수 있습니다.

중소기업의 인사업무 전산화는 모든 업무를 한 번에 시스템으로 옮기기보다 반복적으로 발생하고 직원별 데이터 관리가 필요한 영역부터 단계적으로 시작하는 것이 좋습니다. 이후 각 업무에서 관리하는 데이터를 근태집계와 급여정산 등 후속 업무와 연결하면 기업의 성장에 맞춰 인사관리 범위를 확장할 수 있습니다.

시프티는 중소기업의 직원정보, 근태관리, 휴가관리, 전자결재, 전자계약·전자서명, 근태집계 및 급여정산을 연결해 관리할 수 있는 통합 인력관리 솔루션입니다. 분산된 인사업무를 하나의 HR프로그램에서 관리하고 기업의 성장에 맞춰 인력관리 범위를 단계적으로 확장하고자 한다면 시프티 도입을 검토해 보시기 바랍니다.