일용직 등 프로젝트 단위 인력 공수관리, 효과적인 자동화 전략

일용직, 외주 인력, 단기 프로젝트 인력을 운영하는 기업이라면 ‘공수(工數)’라는 용어가 익숙할 것입니다. 공수란 일을 수행하는 데 투입된 인력과 시간의 총합을 정량적으로 나타내는 지표입니다. 단순한 근무시간 기록을 넘어 인건비 산정, 생산성 분석, 나아가 법적 준수 여부를 판단하는 핵심 기준이 됩니다.

공수를 이해하기 위해서는 주로 사용되는 두 가지 단위, ‘인시(人時, Man-Hour)’와 ‘인일(人日, Man-Day)’의 개념을 알아야 합니다.

• 인시(人時, Man-Hour) : 1명의 사람이 1시간 동안 일한 작업량을 의미합니다.
• 인일(人日, Man-Day) : 1명의 사람이 1일 동안(일반적으로 8시간 기준) 일한 작업량을 의미합니다.

예를 들어, 하루에 5명이 각각 8시간씩 근무했다면 총 40시간이 투입된 것이며, 이는 40인시(Man-Hour)의 작업 또는 5인일(Man-Day)의 작업으로 볼 수 있습니다. 5인일은 1명이 8시간씩 5일 일한 양과 동일한 개념이며, 총 40인시를 의미합니다.

이처럼 공수는 '얼마나 많은 인력이, 얼마나 오랜 시간 투입되었는가'를 정량적으로 파악할 수 있게 돕습니다.

공수관리의 중요성에도 불구하고, 실무에서 이를 정교하게 운영하는 것은 쉽지 않습니다. 특히 다음과 같은 조건에서는 어려움이 더 커집니다.

• 인력 투입이 고정되지 않고 유동적인 프로젝트성 업무 : 프로젝트의 시작과 종료에 따라 인력 투입이 불규칙하며, 같은 프로젝트 내에서도 단계별로 투입 인력이 달라지는 경우가 많습니다.
• 근무 장소가 일정하지 않은 외주·일용직 중심 운영 구조 : 건설 현장, 이벤트 대행 현장, IT 프로젝트 파견 등 근무지가 유동적인 경우 정확한 출퇴근 기록 및 근무시간 관리가 어렵습니다.
• 수기로 작성한 작업일지나 출퇴근표에 의존하는 방식 : 수기 기록은 오류 발생률이 높고, 데이터 집계 및 분석에 많은 시간이 소요됩니다.
• 근무기록이 여러 부서에 흩어져 있는 경우 : 엑셀 파일 등으로 근무기록이 여러 부서에 분산되어 있으면 통합적인 관리가 어렵고, 중복 작업 및 데이터 불일치 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.

인력 공수관리가 부실하면 근태정산 및 인건비 지급의 정확성에 문제가 발생하며, 이는 기업의 재정적 손실과 법적 리스크로 이어질 수 있습니다. 가장 흔하게 나타나는 문제들은 다음과 같습니다.

• 정산 오류 및 인건비 통제 실패 : 연장근무, 야간근무, 휴일근무 등 법정 수당의 누락 또는 중복 지급은 물론, 계획된 예산을 초과하는 인건비 지출로 이어질 수 있습니다. 이는 기업의 재무 건전성을 해치는 요인이 됩니다.
• 법적 리스크 증가 : 주 12시간 연장근로 한도 초과 등 근로시간 관련 법규 위반 가능성이 높아집니다. 이는 과태료 부과 및 기업 이미지 실추로 이어질 수 있으며, 노동분쟁의 원인이 되기도 합니다. 노동부는 근로시간 위반 시 엄격한 기준을 적용하고 있어 정확한 기록의 중요성이 더욱 강조됩니다.
• 업무 비효율 및 생산성 저하 : 팀장이나 현장 관리자 중심의 수작업 기록과 반복적인 엑셀 정리 작업은 본연의 업무 집중도를 떨어뜨리고, 행정 업무 부담을 가중시킵니다.
• 데이터 신뢰도 하락 : 정확하지 않은 공수 데이터는 프로젝트별 손익 분석, 향후 프로젝트 예산 수립, 인력 배치 최적화 등 전략적인 의사결정을 방해합니다.

정확하고 효율적인 공수관리를 위해서는 다음 세 가지 요소가 반드시 필요합니다. 이는 단순히 시스템 도입을 넘어, 기업의 공수관리 프로세스 전체를 혁신하는 실무적 전략의 핵심입니다.

수기 기록의 한계를 극복하고, 객관적인 데이터를 확보하는 것이 중요합니다. 위치 기반·Wi-fi 인증 등을 활용하여 출근/퇴근 데이터를 수동 입력 없이 자동으로 확보할 수 있어야 합니다. 이 때 대리 출퇴근 등 부정 기록을 방지할 수 있는 기능도 필요합니다.

단순 출퇴근 기록만으로는 공수 편차를 파악할 수 없습니다. 계획된 일정(계획 공수)과 실제 기록(실적 공수)을 비교할 수 있는 시스템이 필요합니다. 이를 통해 프로젝트별 인력관리 효율성을 평가하고, 초과 공수 발생 원인을 분석할 수 있습니다. 또한, 근무 변경 요청, 휴가 신청 등도 전자결재 형태로 처리되어 통합 관리되어야 업무 누락 없이 일관성 있게 관리될 수 있습니다.

수집된 공수 데이터를 기반으로 프로젝트별 집계, 근로시간 구분(소정·연장·야간·휴일)이 자동으로 이루어져야 합니다. 더 나아가, 이 데이터가 급여 시스템과 연동되어 자동 정산이 가능하도록 구축되어야 진정한 자동화가 실현됩니다. 정확한 공수 데이터는 단순 급여 정산을 넘어, 프로젝트별 손익 분석, 인력운용 효율성 분석, 미래 프로젝트의 인력 소요 예측 등 전략적인 의사결정의 기반이 됩니다.

이러한 구조를 갖추면, 공수관리의 정확성은 물론 인력운용의 전략적 분석까지 가능해져 기업의 경쟁력을 높일 수 있습니다.

시프티(Shiftee)는 단순한 출퇴근 기록을 넘어서, 일용직 및 프로젝트 단위 인력의 공수관리를 다음과 같은 방식으로 자동화할 수 있도록 지원합니다.

• 모바일 앱 기반 출퇴근 기록 자동 수집 : 위치 기반 기술 또는 Wi-Fi 인증을 통해 별도의 하드웨어 기기 없이도 출퇴근 정보를 정확히 기록하고, 대리 출근 등 부정행위를 원천적으로 차단할 수 있습니다. 이는 현장 중심의 일용직 인력관리에 매우 효과적입니다.
• 프로젝트별 근무일정 등록 및 실시간 동기화 : 업무 단위로 근무일정을 등록하고, 변경 사항도 전자결재 기능을 통해 효율적으로 처리할 수 있습니다. 이를 통해 계획된 공수와 실제 공수를 명확하게 비교하고 관리할 수 있습니다.
• 출퇴근 기록과 일정 데이터를 기반으로 한 자동 근로시간 정산 : 연장·야간·휴일 근로시간이 근로기준법에 맞춰 자동으로 구분되어 계산되며, 휴게시간도 설정 조건에 따라 자동 차감됩니다. 인사팀의 정산 업무 부담을 획기적으로 줄여줍니다.
• 프로젝트 단위 공수 리포트 생성 및 엑셀 다운로드 지원 : 조직/지점/팀 단위로 집계된 공수 데이터를 자동으로 리포트로 생성하고, 급여 시스템과 손쉽게 연동할 수 있어 데이터 활용도를 극대화합니다.
• 하드웨어 설치 없이 즉시 도입 가능 : 클라우드 기반 SaaS 모델로, 운영 규모나 환경에 관계없이 빠르게 적용할 수 있어 초기 투자 부담이 적습니다.

시프티는 수기 공수 기록의 한계를 극복하고, 실시간 데이터 기반의 효율적인 인력운용 체계 구축을 가능하게 합니다. 특히 일용직, 외주 인력을 자주 고용하거나 단기 프로젝트를 운영하여 근무관리가 복잡한 기업에 매우 실용적인 도구가 될 수 있습니다.

공수관리 자동화는 더 이상 특정 산업만의 이슈가 아닙니다. 프로젝트 단위로 인력을 운영하고 있는 기업이라면, 반드시 고민해야 할 과제입니다. 정확한 기록, 효율적인 정산, 데이터 기반 리포팅이 가능한 인력관리 체계를 통해, 실무자는 반복 업무에서 벗어나고 조직은 더욱 전략적인 인력운용이 가능해집니다.

시프티로 효과적인 공수관리