근로계약서 작성은 근로조건을 합의해 정확하게 명시함으로써 근로자와 사용자 간의 분쟁을 예방하는 중요한 필수 단계입니다. 최근 인사 업무에 다양한 시스템이나 솔루션 사용이 활성화되면서 근로계약서도 전자적 형태로 체결하는 경우를 많이 볼 수 있는데요.

오늘은 전자계약서 형태도 근로계약서로써 법적 효력이 있는지 살펴보고, 인사 담당자가 전자근로계약서 작성 시 꼭 확인해야 할 점도 알아보겠습니다.

근로계약서란, 근로자와 사용자 간 필수로 체결되어야 하는 것으로 근로자는 근로를 제공하고, 사용자는 이에 대한 임금을 지급하는데 목적이 있습니다. 그러므로 단시간 근로자, 계약직 근로자, 아르바이트, 정규직 등 근무의 형태와 무관하게 근로계약서는 의무적으로 작성해야 합니다. (근로기준법 17조 - 근로조건의 명시])

IT의 지속적인 발달을 바탕으로 근로계약서도 전자 형태로 작성과 보존 등이 용이해 최근 인사 담당자들 사이에서도 새로운 근로계약 체결 방식으로 주목받고 있는데요. 전자근로계약서는 근로계약에 대한 내용을 전자적 형태로 작성하고 입사 당사자와 사용자 간 내용 확인, 서명 등 근로계약 체결 과정에서 필요한 내용을 주고받고 최종 체결하는 형식의 문서를 말합니다.

이런 전자계약서 형태로의 체결에 대한 정부의 지침은 [고용노동부 전자근로계약서 작성, 교부, 보존에 관한 가이드라인]으로 2016년부터 노동시장 전반에 합리적이고 투명한 근로계약 체결 문화를 확산 시키고자 마련됐습니다. 고용노동부 가이드라인에서는, 사용자와 근로자는 전자근로계약서를 작성하는 방법으로 근로계약을 체결할 수 있다고 명시하고 있습니다. 즉, 근로자와 사용자 간의 근로계약을 전자근로계약서로 작성 및 체결하여도 법적 효력이 인정된다는 것입니다.

또한, [전자문서 및 전자거래 기본법 제4조]에 따르면, '다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 전자적 형태로 되어있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다'라고 규정되어 있어 전자근로계약서 작성 및 체결을 지원하는 시스템이나 솔루션을 활용해 작성할 수 있습니다.

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1. 사내전산망, 워크넷 등 인터넷 구인구직 사이트 등에서 마련된 ‘전자근로계약서 작성 프로그램’을 이용하여 작성하는 경우 근로계약서 작성, 확인, 수정을 할 수 있어야 합니다. 또한 작성된 전자근로계약서는 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람, 출력을 할 수 있도록 해야 합니다.
   
2. 한글, 워드 등 문서작성 프로그램으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 저장하는 경우도 전자근로계약서로써 작성이 인정됩니다.
   
3. 근로자와 사용자 간 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 전자서명법에 의거한 전자 서명을 할 수 있어야 합니다.
   
4. 최종 작성 또는 서명 이후에 근로자 또는 사용자 임의로 수정할 수 없도록 ‘읽기 전용 문서’로 저장해야 합니다.
   
5. 전자근로계약서 작성을 지원하는 시스템이나 솔루션을 구비한 경우 계약 당사자가 서명 후 근로계약서의 내용을 수정하면 상대 당사자가 바로 확인할 수 있는 장치를 마련해야 합니다.
   

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