근로계약서 작성 시 꼭 알아야 할 교부 의무와 필수 기재사항

근로계약서의 서면 명시·교부 의무는 모든 근로자에게 적용되지만, 기간제·단시간근로자는 「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」에 따라 추가로 서면 명시해야 하는 항목이 있습니다. 또한 법 위반 시 적용되는 처벌 기준도 근로자 유형과 위반 내용에 따라 달라질 수 있으므로 구분해 확인해야 합니다. 이번 아티클에서는 근로계약서 작성과 교부 의무, 필수 기재사항 및 미이행 시 처벌 기준에 대해 알아보도록 하겠습니다.

사용자는 근로계약을 체결할 때 근로기준법 제17조에 따라 근로자에게 임금, 소정근로시간, 휴일, 휴가 등을 명시해야 합니다. 근로계약을 체결한 이후 근로조건이 변경되는 경우에도 변경된 내용을 근로자에게 서면으로 교부해야 합니다.

또한 근로계약은 구두로 체결하더라도 계약 자체의 효력은 인정됩니다. 근로계약은 서면으로 작성하지 않았더라도 계약 자체가 당연히 무효가 되는 것은 아닙니다. 다만 이 경우 근로 조건에 대한 명확한 기록이 남지 않아 혼선이 발생할 수 있기 때문에 서면으로 작성해 두는 것이 필요합니다. 구두로 근로계약을 체결했다고 해서 근로계약서 작성·교부 의무가 면제되는 것은 아니며, 이 의무를 이행하지 않으면 처벌될 수 있습니다.

💡 관련 법령: 근로기준법 제17조(근로조건의 명시)
① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. 근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다. <개정 2010. 5. 25.>
1. 임금
2. 소정근로시간
3. 제55조에 따른 휴일
4. 제60조에 따른 연차 유급휴가
5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건
② 사용자는 제1항 제1호와 관련한 임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(전자문서 및 전자거래 기본법 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.

근로계약서에는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 근로기준법 제17조에서 정한 근로조건을 명시해야 합니다. 취업 장소와 업무 내용 등 대통령령으로 정한 사항도 명시 대상에 포함됩니다. 이 항목을 구두로 안내하는 것만으로는 의무를 이행한 것으로 인정되지 않습니다.

아래에서는 근로기준법 제17조 및 시행령에서 정한 서면 명시사항을 기준으로 주요 기재사항을 살펴보고, 고용노동부 표준근로계약서에 포함된 실무상 확인 항목도 함께 정리합니다.

(출처: 고용노동부 표준근로계약서 작성 방법)

기간제·단시간근로자는 근로기준법 제17조에 따른 근로조건 명시 의무와 함께 기간제법 제17조에 따른 추가적인 서면 명시 의무가 적용됩니다. 단시간근로자는 근로일과 근로일별 근로시간도 서면으로 명시해야 합니다. 기간제근로자와 단시간근로자는 여기에 더해 「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」 제17조에 따라 근로계약기간, 근로시간·휴게, 취업 장소와 업무 등의 사항을 추가로 서면 명시해야 합니다.

일반 근로자의 서면 명시·교부 필수 항목은 앞서 정리한 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등입니다.

기간제 또는 단시간근로자의 서면 명시·교부 필수 항목은 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조에 따라 근로계약기간에 관한 사항, 근로시간·휴게에 관한 사항, 임금의 구성항목·계산방법·지불방법에 관한 사항, 휴일·휴가에 관한 사항, 취업 장소와 종사하는 업무, 근로일 및 근로일별 근로시간 등입니다.

기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률은 근로기준법의 서면 명시 의무를 대체하는 것이 아니라, 근로계약기간이나 근로일별 근로시간처럼 기간제·단시간 근로자에게 추가로 필요한 항목을 더 요구하는 법률입니다.

💡 관련 법령: 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조(근로조건의 서면명시)
사용자는 기간제근로자 또는 단시간근로자와 근로계약을 체결하는 때에는 다음 각 호의 모든 사항을 서면으로 명시하여야 한다. 다만, 제6호는 단시간근로자에 한정한다. <개정 2020. 5. 26.>
1. 근로계약기간에 관한 사항
2. 근로시간ㆍ휴게에 관한 사항
3. 임금의 구성항목ㆍ계산방법 및 지불방법에 관한 사항
4. 휴일ㆍ휴가에 관한 사항
5. 취업의 장소와 종사하여야 할 업무에 관한 사항
6. 근로일 및 근로일별 근로시간

근로기준법 제17조를 위반하면 500만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다. 기간제·단시간근로자가 기간제법 제17조에서 정한 사항을 서면으로 명시하지 않은 경우에는 500만 원 이하의 과태료 대상이 될 수 있습니다. 근로계약서 서면 명시·교부 의무를 위반한 경우, 근로자 유형에 따라 적용되는 처벌 기준이 다릅니다. 일반 근로자에 대한 위반은 형사처벌 대상이며, 기간제·단시간근로자에 대한 위반은 근로기준법 위반(형사처벌)과 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 위반(과태료)이 함께 적용될 수 있습니다.

일반 근로자와 근로계약을 체결하면서 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가를 서면으로 작성해 교부하지 않으면, 근로기준법 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다.

💡 관련 법령: 근로기준법 제114조(벌칙)
다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 500만원 이하의 벌금에 처한다. <개정 2007. 7. 27., 2008. 3. 28., 2009. 5. 21., 2012. 2. 1., 2018. 3. 20.>
1. 제6조, 제16조, 제17조, 제20조, 제21조, 제22조제2항, 제47조, 제53조제4항 단서, 제67조제1항ㆍ제3항, 제70조제3항, 제73조, 제74조제6항, 제77조, 제94조, 제95조, 제100조 및 제103조를 위반한 자
2. 제96조제2항에 따른 명령을 위반한 자

기간제근로자 또는 단시간근로자도 근로자에 해당하므로, 근로기준법 제17조에 따른 서면 명시·교부 의무가 동일하게 적용됩니다. 따라서 기간제·단시간근로자에게 근로계약서를 작성·교부하지 않으면, 근로기준법 제17조 위반과 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조 위반이 각각 별도로 성립합니다.

근로기준법 위반에 대해서는 마찬가지로 같은 법 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금(형사처벌)이, 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제24조 제2항에 따라 500만 원 이하의 과태료(행정처분)가 각각 부과될 수 있습니다.

과태료는 사업장 단위가 아니라 위반 행위가 발생한 근로자별로 개별 산정됩니다. 따라서 여러 명의 기간제·단시간근로자에게 근로계약서를 작성하지 않았다면, 위반 인원수만큼 과태료가 부과될 수 있습니다.

💡 관련 법령: 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제24조(과태료)
① 제14조(제15조의2제4항 및 제15조의3제2항에 따라 준용되는 경우를 포함한다)에 따라 확정된 시정명령을 정당한 이유 없이 이행하지 아니한 자에게는 1억원 이하의 과태료를 부과한다. <개정 2012. 2. 1., 2014. 3. 18., 2020. 5. 26.>
② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과한다. <개정 2010. 6. 4., 2012. 2. 1., 2014. 3. 18., 2020. 5. 26.>
1. 제15조제1항(제15조의2제4항 및 제15조의3제2항에 따라 준용되는 경우를 포함한다)을 위반하여 정당한 이유 없이 고용노동부장관의 이행상황 제출요구에 따르지 아니한 자
2. 제17조의 규정을 위반하여 근로조건을 서면으로 명시하지 아니한 자
③ 제1항 및 제2항의 규정에 따른 과태료는 대통령령으로 정하는 바에 따라 고용노동부장관이 부과ㆍ징수한다.

근로계약서를 적법하게 교부하기 위해 인사담당자가 확인해야 할 사항은 다음과 같습니다.

근로계약서는 근로계약을 체결할 때 작성하고, 법에서 정한 서면 명시사항을 근로자에게 교부해야 합니다. 실제 근로가 시작된 후 근로계약서를 작성하는 방식은 서면 명시·교부 의무를 적시에 이행하지 않은 것으로 판단될 수 있으므로 주의해야 합니다. 입사 후 며칠이 지난 시점에 작성하거나, 구두로 먼저 근무를 시작하게 한 뒤 나중에 서면을 작성하는 방식은 서면 명시·교부 의무를 지체한 것으로 판단될 수 있습니다.

임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 서면 명시 대상 항목이 변경되는 경우에는 처음 계약을 체결할 때와 마찬가지로 변경된 내용을 다시 서면으로 작성해 교부해야 합니다. 연봉 재계약이나 근무시간 조정처럼 근로조건이 바뀌는 시점마다 재작성 여부를 확인하는 절차를 마련해 두는 것이 필요합니다.

근로기준법 제17조 제2항은 전자문서 및 전자거래 기본법에 따른 전자문서도 서면으로 인정하고 있습니다. 근로기준법 제17조 제2항은 전자문서를 서면에 포함하고 있습니다. 따라서 이메일이나 전자근로계약 시스템을 통해 계약서를 작성·교부하더라도 서면 교부 의무를 이행한 것으로 볼 수 있습니다. 다만 근로자가 해당 전자문서를 실제로 수신하고 확인할 수 있는 상태였는지가 중요하므로, 발송 이력과 열람 여부를 함께 기록해 두는 것이 좋습니다.

특히 기간제·단시간 근로자는 과태료가 근로자별로 산정되는 만큼, 근로자 개인별로 계약서 작성일과 교부일을 기록해 관리해야 향후 근로감독 시 이행 여부를 소명할 수 있습니다.

A. 아닙니다. 근로계약은 구두로 체결하더라도 계약 자체의 효력은 인정됩니다. 다만, 구두로 계약을 체결했다는 이유로 서면 작성·교부 의무가 면제되는 것은 아니므로, 별도로 근로계약서를 작성해 교부해야 합니다.

A. 네. 작성해야 합니다. 수습기간도 근로계약 관계가 성립한 기간이므로, 수습 시작 시점에 근로계약서를 작성해 교부해야 합니다. 수습기간 중 임금이 정식 채용 후와 다르게 책정되는 경우에는 그 기준을 근로계약서에 함께 명시해야 합니다.

A. 네. 적용됩니다. 근로계약 기간이나 근로시간의 길이와 관계없이, 근로자를 고용하는 모든 사업장은 근로계약서 작성·교부 의무를 이행해야 합니다. 특히 아르바이트생은 대부분 단시간근로자에 해당하므로 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률에 따라 근로일별 근로시간까지 추가로 명시해야 합니다.

A. 네. 가능합니다. 근로기준법 제17조 제2항은 전자문서 및 전자거래 기본법에 따른 전자문서도 서면으로 인정하고 있습니다. 다만 근로자가 해당 전자문서를 실제로 수신하고 확인할 수 있었는지가 중요하므로, 발송 이력과 열람 여부를 함께 기록해두어야 합니다.

근로계약서는 근로관계 성립 시점부터 조건 변경 시마다 정확히 작성·교부해야 합니다. 특히 기간제·단시간근로자는 벌금과 과태료가 함께 적용될 수 있으므로, 계약서 작성 여부와 교부 시점을 근로자별로 기록해 두어야 합니다. 시프티를 활용하면 근로자의 근태기록과 근로시간 변경 이력을 하나의 시스템에서 관리할 수 있어, 근로조건 변경 시점 확인을 통해 계약서 재작성 여부 점검 시 활용할 수 있습니다.