근로자 한 명이 입사부터 퇴사하는 과정에서 인사팀에서는 근로자명부, 근로계약서, 임금계약서 등 여러 종류의 관련 서류를 취급하게 됩니다. 간혹 근로자가 퇴사하면 관련 서류를 바로 폐기하는 경우도 볼 수 있는데요.

근로기준법에서는 근로자와 관련된 각종 서류 보존 기간과 종류를 정하여 명시하고 있습니다.
오늘은 근로자 관련 서류는 어떤 것들이 있고, 보존 기간은 얼마나 되는지 살펴보도록 하겠습니다.

근로자와 근로계약이 성립되면 사업주는 근로자의 정보가 담긴 여러 가지 서류를 수집하게 되는데요. 대표적으로 근로계약서와 근로자명부를 꼽을 수 있고 이외에도 임금대장, 휴가 관련 서류, 고용, 퇴직에 관련된 서류 등이 있습니다. 이 서류들은 근로자가 퇴사를 하더라도 법에서 정한 기한만큼 의무적으로 보관해야 합니다.

[근로기준법 제42조 (계약 서류의 보존)]에 따르면, 사용자는 근로자 명부와 [대통령령]으로 정하는 근로 계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 한다고 명시되어 있습니다.

다만, 2022년 7월에 개정된 [근로자퇴직급여 보장법 시행령 제3조 7항 2호]에 따르면, 퇴직금을 미리 정산하여 지급한 경우 근로자가 퇴직한 후 5년이 되는 날까지 관련 서류를 보관해야 한다고 말하고 있습니다.

근로기준법에서 정한 근로자 관련 서류는 3년간 의무로 보존해야 하는데요. 더불어 서류 보존에 있어 실무적으로 꼭 확인해야 할 부분은 보존 기한의 기산점(시작일)입니다.

아래에서 의무적으로 보관해야 할 서류 종류와 기산점에 대해 확인할 수 있습니다.

보통 근로자 관련 서류는 서면으로 작성해 보관하고 있는데요. 보관해야 할 서류가 많아지면 분실 위험, 변경사항 수정에 따른 번거로움 등으로 인해 업무적으로 여러 가지 한계가 있습니다. 이에 따라, 서류는 반드시 종이 문서로 보관해야 하는지에 대해 고용노동부는 아래와 같이 해석하고 있습니다.

사용자에게 계약 서류를 일정 기간 보존토록 하는 것은 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁 발생 시 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 것이므로 임금대장을 전자 문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 법 위반으로 보기는 어려우나, 유지 보수에 다른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 함.
(근기 68207-2666, 2002.8.8.)

개인정보가 담겨 있는 문서라도 법령상 의무를 준수하기 위한 자료 보관은 개인정보 보호법에 위반되지 않습니다. 따라서 근로기준법에서 3년간 보존하도록 규정하는 서류는 반드시 보관해야 하고, 3년이 지난 후 개인정보 보호법에 따라 파기 등 조치를 취할 수 있습니다.

근로계약을 체결하고 하루라도 출근을 했어도 사용자는 해당 근로자에게 수집한 자료는 3년간 보관해야 합니다. 더불어 근로계약을 체결하고 출근 첫날 퇴사 의사를 밝혔더라도 관련 서류 역시 3년간 보관해야 합니다.

[채용절차법 제11조]에 따라, 확정된 채용 대상자를 제외하고 구직자는 채용 서류 반환을 청구할 수 있습니다. 구인자는 구직자에게 채용서류 반환기간(14일 ~ 180일)을 알려야 하고 반환기간 동안 구직자의 반환 청구가 있으면 법적으로 반환해야 합니다. 만약 반환 기간 이후, 반환 요청이 없을 경우 파기할 수 있습니다.

근로자명부, 근로계약서 등은 근로자 1명이라도 고용한 사업장이라면 필수로 작성해야 하는 서류로 3년간 의무적으로 보관해야 합니다. 회사를 운영하고 있거나, 인사담당자라면 이와 관련된 사항을 잘 확인해보는 것이 중요할 것 같습니다.

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