많은 기업들이 디지털 전환을 진행하고 있지만, HR 실무에서는 여전히 ‘이중 관리’가 일상입니다. 예를 들어 출퇴근은 모바일 어플로 기록하면서도, 근무 스케줄은 여전히 엑셀로 수작업 관리하는 경우가 많습니다. 특히 현장직, 외근직, 교대근무 등 다양한 형태의 근무 방식이 혼재된 조직일수록, 근태와 스케줄 관리가 서로 다른 시스템으로 운영되고 있는 경우가 흔합니다.

이번 글에서는 이처럼 분산된 근태 및 업무 일정 관리 방식이 가지는 한계와 문제점들을 살펴보고, 이를 하나의 시스템으로 통합 관리했을 때 얻을 수 있는 이점과 효과적인 통합 관리 시스템을 선택하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

근태와 근무 일정을 각각 관리하는 방식은 장기적으로 여러 가지 문제점을 야기하며 기업의 효율적인 인력 운영을 저해합니다. 이는 실무자와 관리자 모두에게 반복적인 업무 부담을 안기고, 의사결정의 속도와 정확성에도 악영향을 줍니다.

• 데이터 불일치 및 이중 관리의 비효율 : 출퇴근, 휴가, 초과근무 등 개별 관리되는 근태 데이터와 엑셀 스케줄의 잦은 불일치는 급여 정산 오류로 직결됩니다. 관리자는 분산된 정보를 수동으로 대조하고 검증하는 이중고에 시달리게 되며, 이는 시간 낭비와 인적 오류 가능성을 높입니다.
• 실시간 현황 파악 및 유연한 대응의 어려움 : 분산된 데이터는 직원들의 실시간 근무, 휴가, 초과근무 등 종합적인 현황 파악을 어렵게 만듭니다. 이는 갑작스러운 결원 발생 시 신속한 스케줄 조정과 유연한 의사결정을 방해하여 업무 연속성을 저해할 수 있습니다.
• 복잡한 근무제 대응의 한계 : 유연근무제, 교대근무, 선택적 근로시간제 등 현대의 다양한 근무 형태와 복잡한 스케줄 패턴을 엑셀만으로 관리하는 것은 매우 비효율적입니다. 수많은 조건과 예외 사항을 수동으로 입력하고 관리하다 보면 오류 발생 가능성이 높고, 스케줄 변경 시마다 관련된 모든 데이터를 수정해야 하는 번거로움이 따릅니다.
• 법적 리스크 및 노무 분쟁 가능성 증가 : 출퇴근, 휴가, 초과근무, 실근로시간 등이 체계적으로 관리되지 않으면 주 52시간제 위반, 각종 수당 산정 오류 등 법적 리스크가 커집니다. 이는 기업에 대한 행정 제재는 물론, 직원과의 불필요한 노무 분쟁으로까지 번질 수 있습니다.

앞서 살펴본 분산된 관리 방식의 여러 문제점을 해결하고, 기업의 인력 운영 효율을 극대화하는 핵심은 바로 출퇴근, 휴가, 외근·재택근무 등 모든 근태 요소와 계획된 근무 일정을 하나의 시스템에서 유기적으로 통합하는 것입니다.

이러한 통합 관리는 기업에 다음과 같은 실질적인 장점과 효과를 가져다줍니다.

1. 데이터 정확성 향상과 관리 간소화 : 모든 근태 기록(출퇴근, 휴가 승인, 초과근무 내역 등)과 스케줄이 실시간 연동되어 데이터 불일치가 사라지고, 관리자는 수동 검증 부담 없이 핵심 업무에 집중해 인력 운영 효율이 높아집니다.
2. 실시간 현황 공유 및 신속한 결정 : 직원들의 출근, 휴가, 외근/재택 등 모든 근무 상황이 스케줄과 함께 실시간 공유되어, 갑작스러운 인력 공백에도 신속한 스케줄 조정과 즉각적인 대응으로 업무 연속성을 확보합니다.
3. 다양한 유연근무제 운영의 안정화 : 복잡한 유연근무제나 교대근무도 시스템 내에서 정교하게 구성하고 자동화된 프로세스를 통해 운영 부담을 줄이며, 실제 근무와 스케줄 자동 연동으로 운영 정확도를 높입니다.
4. 정확한 근로시간 정산과 법규 준수 : 근로시간, 초과근무, 휴가, 휴게시간 등 모든 근태 정보가 스케줄과 함께 자동 정산되어 주 52시간제 등 법적 기준을 쉽게 준수하고 관련 노무 리스크를 크게 줄입니다.
5. 데이터 기반의 전략적 인력 운영 : 통합된 근태 및 스케줄 데이터는 근무 패턴, 업무 투입 시간 등의 심층 분석을 통해 객관적 인사이트를 제공하며, 이는 인력 배치 최적화와 사람 중심의 HR 전략 수립 기반이 됩니다.

근태와 스케줄 관리를 통합하는 솔루션은 많지만, 모든 기업에 적합한 것은 아닙니다.

성공적인 도입을 위해서는 다음과 같은 기준을 우선적으로 고려할 필요가 있습니다.

단순히 출퇴근 정보와 스케줄 데이터를 한 화면에 나열하는 것을 넘어, 출퇴근 기록, 휴가, 초과근무 등 모든 근태 정보와 근무 스케줄이 실시간으로 연동되어 하나의 시스템처럼 유기적으로 작동하는지 확인해야 합니다.

교대근무, 유연근무제, 프로젝트 기반 근무 등 기업의 다양한 근무 형태와 내부 규정에 따른 복잡한 스케줄 규칙을 얼마나 유연하게 반영할 수 있는지 확인해야 합니다. 또한 스케줄 템플릿, 간편한 스케줄 생성 및 공유, 직원 요청 기반 조정 등 기업 특성에 맞는 맞춤 설정 지원 범위를 점검해야 합니다.

출퇴근 기록에 따른 지각·결근·초과근무 등의 자동 판별 및 알림, 휴가 신청·승인 프로세스 자동화, 그리고 이를 반영한 실시간 근무시간 자동 집계 및 정산까지 핵심 근태관리 업무의 자동화 수준과 데이터 변경 사항이 즉시 반영되는지를 확인해야 합니다.

관리자는 물론 현업 직원까지, 모든 사용자가 별도의 복잡한 교육 없이도 PC와 모바일 등 다양한 환경에서 시스템의 모든 기능을 쉽고 직관적으로 사용할 수 있어야 합니다.

현재 기업에서 사용 중인 ERP, 그룹웨어, 급여 시스템, 회계 시스템 등 다른 시스템과의 원활한 데이터 연동은 필수입니다. 나아가 향후 기업의 성장이나 제도 변화에 따른 기능 확장 또는 변경에 유연하게 대응할 수 있는 확장성을 갖추었는지도 고려해야 합니다.

시프티는 단순한 근태 관리 시스템을 넘어 출퇴근, 휴가, 외근·재택 등 모든 근무 형태를 하나의 플랫폼에서 통합 관리할 수 있도록 설계된 올인원 인력관리 솔루션입니다.

반복적인 수작업을 줄이고, 데이터 기반의 전략적 인력 운영을 가능하게 하여 HR 부서의 생산성과 업무 효율성을 높입니다.

모든 직원의 출퇴근, 휴가, 초과근무 등 근태 정보와 근무 스케줄이 실시간으로 연동되어, 번거로운 수동 데이터 대조 작업 없이도 급여 정산을 위한 정확한 근로시간이 자동 집계됩니다. 이를 통해 데이터 오류와 누락을 예방하고, 인력 운영의 신뢰성과 투명성을 높여 불필요한 분쟁의 소지를 줄입니다.

시프티는 교대근무, 각종 유연근무제, 재택 및 외근 등 기업의 다양한 근무 형태와 제도에 최적으로 대응합니다. 근무 유형별 스케줄 템플릿 지원과 스케줄 일괄 생성 및 공유 기능은 복잡한 인력 운영의 어려움을 줄이고, 관리자가 효율적으로 스케줄을 계획하고 운영하도록 지원합니다.

출퇴근 기록과 스케줄을 자동 대조하여 지각, 결근, 초과근무 발생을 식별하고, 휴가 신청·승인 및 근무시간 정산 과정이 자동으로 처리됩니다. 이를 통해 인사 담당자는 반복적인 수작업 부담에서 벗어나 인재 관리 등 핵심 전략 업무에 더욱 집중할 수 있는 환경이 마련됩니다.

웹과 모바일 환경 모두에서 간결하고 직관적인 UI를 제공하여, 관리자와 직원 누구나 별도 교육 없이 시스템을 쉽게 사용할 수 있습니다. 모바일 앱을 통해 출퇴근 기록, 휴가 신청, 스케줄 확인 등 주요 근태 업무를 언제 어디서든 편리하게 처리할 수 있어 사용자의 접근성과 업무 효율을 높입니다.

주 52시간 근무제, 연장근로 한도 등 최신 노동 법규를 시스템이 자동 반영하고 관리하여 기업의 법적 리스크를 줄여줍니다. 또한, 각종 ERP, 그룹웨어, 급여 시스템 등과의 원활한 연동을 지원해 데이터 일관성을 확보하고, 기업 환경 변화에 유연하게 대응하여 지속적인 인력 관리가 가능하도록 돕습니다.

근태와 업무 일정의 분산된 관리 방식은 데이터 오류와 끝없는 수기 작업, 그리고 눈에 보이지 않는 비효율을 야기하며 기업의 소중한 시간과 자원을 낭비하게 만듭니다. 이제는 단편적인 관리에서 벗어나, 기업의 경쟁력을 높이고 효율적인 인력 운영을 실현하기 위해 근태와 스케줄을 하나로 통합하는 스마트한 시스템 전환이 필수적입니다.

시프티(Shiftee)는 이러한 기업의 고민을 해결해주는 강력하고 유연한 통합 인력관리 솔루션으로, 분산된 데이터로 인한 혼선 없이 정확한 근로시간 집계와 법규 준수를 손쉽게 달성할 수 있도록 지원합니다.

시프티를 통해 번거로운 근태와 스케줄 관리 업무를 통합하고, 기업의 생산성을 한 단계 높여 보세요.

시프티 무료 체험하기