근태관리는 기업 운영의 핵심 요소 중 하나입니다. 직원들의 출퇴근 시간, 휴가, 연장 근무 등을 정확하게 기록하고 관리하는 것은 노동법을 준수하고 급여를 정확히 지급하기 위해 필수적입니다. 하지만 단순한 근태관리 시스템만으로 기업의 HR 업무를 효과적으로 운영할 수 있을까요?

많은 기업들이 이미 근태관리 솔루션을 도입해 운영하고 있지만, 여전히 별도의 이메일, 그룹웨어, 문서 작업 등을 통해 휴가 승인, 연장근무 요청, 출퇴근 기록 수정 요청 등의 업무를 처리하고 있습니다. 이로 인해 승인 절차가 지연되고 업무 프로세스가 비효율적으로 운영되는 경우가 많습니다.

이 문제를 해결하기 위해 전자결재 기능이 포함된 통합 근태관리 솔루션 도입을 고려해 볼 필요가 있습니다.

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근태관리와 전자결재 통합의 필요성

승인 프로세스 별도 운영의 비효율성

기본적인 근태관리 시스템은 출퇴근 기록과 근무 일정을 관리하는 기능을 제공하지만, 승인 프로세스는 별도로 운영되는 경우가 많습니다. 직원이 휴가를 신청하거나 초과근무를 요청할 때, 이메일, 메신저, 종이 서류 등 여러 경로를 통해 관리자가 승인해야 하므로 담당자가 즉각적으로 확인하기 어렵습니다.

이는 승인 누락 및 지연 문제를 초래할 수 있으며, 직원이 자신의 요청 상태를 실시간으로 확인하기 어렵게 만듭니다.

수동 결재 시스템으로 인한 업무 지연

전자결재 시스템이 없는 경우, 관리자가 매번 수동으로 요청을 확인하고 승인해야 합니다. 이렇게 번거로운 과정은 담당자 업무 부담을 키우며, 간단한 휴가 승인이나 출퇴근 기록 수정 요청마저 며칠씩 지연될 수 있습니다.

데이터 연계 부족

근태관리 시스템과 전자결재 시스템이 별도로 운영되면, 승인된 연장근무나 휴가 기록이 자동으로 반영되지 않아 HR 담당자가 데이터를 직접 입력해야 합니다.

이는 급여 정산 과정에서 오류를 발생시킬 가능성이 있으며, 승인 내역을 추적하는 데 추가적인 시간이 소요됩니다. 또한, 승인 이력이 체계적으로 보관되지 않아 법적 감사 대응 시 어려움이 발생할 수 있습니다.

근태관리와 전자결재 통합의 장점

1. 생산성 및 인건비 절감 효과

수작업 최소화로 인한 인건비 절감

휴가 신청이나 초과근무 승인 과정을 자동화하면, 관리자가 일일이 요청을 확인하고 승인하는 시간을 줄일 수 있습니다. 그 결과 팀장·관리자 등 의사결정권자들이 핵심 업무에 집중할 수 있게 되어, 전사적으로 생산성이 높아집니다.

반복 작업을 줄여 인력 재배치 가능

HR 부서가 단순 요청 처리에 소모하던 시간을 절감하면, 인재 발굴·조직 문화 강화 등 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있게 됩니다. 이는 궁극적으로 기업 경쟁력 향상에도 기여합니다.

2. 데이터 기반 의사결정 강화

실시간 근무 현황 분석

근태와 전자결재가 통합되면, 초과근무이나 휴가 사용 현황, 부서별 근무 패턴 등의 핵심 HR 데이터를 한눈에 파악할 수 있습니다. 이는 인력 재배치, 예산 편성, 조직 생산성 개선 등 다양한 경영 판단에 필요한 근거를 자동으로 제공합니다.

직원 만족도 및 리텐션 관리

야근 및 연장근무, 휴가 사용 추이 등을 쉽게 확인할 수 있어, 부서 간 업무량 불균형을 사전에 파악하고 필요한 자원을 지원할 수 있습니다. 이를 통해 직원 만족도가 높아지고 우수 인력 이탈을 방지해 기업 경쟁력 강화에 도움을 줍니다.

3. 법적 리스크 최소화 및 신뢰도 확보

컴플라이언스(노동법 준수) 리스크 최소화

근태 및 승인 기록을 일관되게 자동 저장하므로, 노동법이나 산업안전보건법 등의 감사가 발생했을 때도 신뢰도 높은 데이터를 신속하게 제출할 수 있습니다. 이는 불필요한 법적 분쟁 가능성을 줄이고 기업 이미지 개선에도 기여합니다.

증빙 자료 자동 보관으로 투명한 조직 문화 형성

모든 근태 및 승인 과정이 공정하고 투명하게 이뤄진다는 확신을 직원에게 줄 수 있습니다. 이로 인해 사내 신뢰가 높아지고, 긍정적인 조직 분위기를 형성할 수 있습니다.

4. 확장성 및 통합성으로 미래 HR 환경 대비

급변하는 업무 환경 대응

재택근무, 유연근무 등 다양한 근무 형태가 늘어나는 상황에서, 전자결재와 근태관리 시스템의 유연한 연계는 업무 환경 변화에 따른 빠른 확장·적용을 가능하게 합니다. 이는 변화가 빠른 산업 환경에서도 기업이 민첩하게 대응하도록 돕습니다.

ERP, 협업 툴 연동으로 전사 프로세스 통합 운영

근태 및 결재 데이터를 ERP, 회계·급여 시스템 등과 연동해 사내 프로세스를 하나의 흐름으로 관리할 수 있습니다. 새로운 시스템을 도입할 때도 이미 마련된 통합 환경에서 빠르게 정착이 가능하므로, 투자 대비 효과가 극대화됩니다.

HR 통합 솔루션 시프티의 차별점

근무 일정과 승인 절차 통합 관리

시프티는 단순 근태관리 기능을 넘어, 모든 근태 관련 요청을 전자결재 시스템과 연동해 즉각적으로 승인할 수 있도록 지원합니다.

모바일 및 웹 기반의 신속한 승인 기능

관리자는 웹이나 모바일을 통해 언제 어디서든 승인할 수 있으며, 자동 승인 기능도 설정할 수 있어, 승인 대기 시간이 단축됩니다.

ERP 및 협업 툴과의 유연한 연동

SAP, 워크데이 등 다양한 ERP 시스템 및 Slack, Google Calendar 등 협업 툴과 연동해 사내 운영을 더욱 효율적으로 진행할 수 있습니다.

법적 준수를 위한 전자결재 내역 저장

승인된 근태 기록이 자동으로 보관되므로, 법적 분쟁이 발생했을 때도 신뢰할 수 있는 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.

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결론

근태관리만으로는 HR 프로세스를 완전히 자동화하기 어렵습니다. 전자결재 기능이 포함된 통합 솔루션을 도입하면, 기업의 HR 업무 효율을 극대화하고 승인 프로세스를 빠르고 간소하게 운영할 수 있습니다.

지금 통합 HR 솔루션 시프티를 도입해 근태관리와 전자결재를 하나의 플랫폼에서 운영해 보세요. 업무 생산성을 높이며 조직을 더욱 체계적으로 운영할 수 있습니다.

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