직원 스케줄링 프로세스의 기본은 팀 또는 지점의 각 직원의 역할을 알고 일별 근무일정 패턴을 파악하는 것으로 시작됩니다. 팀이 제 능력을 발휘하려면 주어진 시간에 각 역할별로 특정 인력이 필요합니다. 바텐더를 할 수있는 사람이 휴가를 가거나 회사를 떠나면, 그 자리를 채울 수 있는 사람을 찾아야 합니다. 팀과 사업에 대해 알지 못한다면 각 직원을 올바른 직무에 배치하는 것이 불가능할 수 밖에 없습니다.

근무일정을 잘 계획하기 위해서는 다음과 같은 4 가지 필수 단계가 필요합니다.

스케줄을 잡기 전에 각 직원의 근무가능일과 시간대를 알아야 직원들이 일할 수 없는 근무일정을 짜지 않을 수 있습니다. 보편적인 절차 중 하나는 각 직원의 재임기간동안 근무 가능 시간대를 수집 한 다음 해당 월의 휴가 (유급 및 무급) 요청을 수집하는 것입니다. 우리는 지금까지 다음과 같은 두 가지 방법으로 각 직원의 근무 가능 시간을 수집하는 많은 관리자들을 발견하였습니다.

첫 번째는 풀타임 직원이 변동되는 휴가일을 가지는 경우입니다. 예를 들어, 각 직원은 한달에 8일의 무급 휴가일을 가지지만 쉬는 날을 정하는 것은 각자의 몫인 경우입니다. 직원들은 자신들의 쉬는 날, 그리고 유급 휴가(연차 등)를 언제 쓸지를 서로 합의한 후에 승인을 위해 관리자에게 제출합니다. 직원들은 일할 날, 쉴 날을 자유롭게 선택할 수 있었고 이는 매장에 일할 직원이 없는 날이 없도록만 하면 되었습니다.

둘 째로 파트 타임 직원이 많을 때, 보통 관리자가 근무 일정을 계획/조정할 수 있는 권한이 더 많았습니다. 이 경우 관리자는 모든 직원의 근무 가능 시간을 알아야 합니다.

시프티는 근무 가능 시간 (availabilities) 기능과 직원의 휴가 신청 및 관리할 수 있는 기능을 2018 년에 개발할 계획입니다. 이를 통해 관리자가 근무일정 캘린더와 직원들의 근무 가능 시간 엑셀 사이에서 왔다 갔다 참고하며 스케줄하는 시간을 절약하고자 합니다. 시프티에서 발송하는 업데이트 소식 이메일을 자주 확인해주세요.

모든 직원의 한 달 치 근무 가능 시간을 수집한 후에는 시프티 스케줄러를 이용하여 다음 기간에 대한 근무표를 계획할 수 있습니다. 현재, 시프티는 다수 근무일정을 일괄적으로 스케줄하는 방법이 두 가지 있습니다. 이 두 멀티스케줄 기능을 사용하기에 앞서 근무일정 템플릿(들)을 생성하기 바랍니다.

예) 근무일정 템플릿

위 예시처럼, 직무별 근무일정 템플릿들을 모두 생성하였다면, 다음 두 가지 방법의 멀티스케줄을 이용하여 일정을 계획해보세요.

직원이 여러 가지 근무일정을 변칙적인 날에 근무할 일정들을 일괄적으로 생성합니다. 한 직원을 선택한 다음 각 템플릿을 선택하여 달력의 근무할 날들을 선택합니다.  

일정한 근무일정을 가진 다수 직원들의 일정을 일괄적으로 짜는 기능입니다. 다수 직원을 선택하고 각 직원에 대한 템플릿을 선택한 다음 근무할 날들을 선택합니다.

“시프티 스케줄러가 없다면 많은 관리자들은 근무표 엑셀을 붙잡고 컴퓨터 앞에 종일 앉아있어야 할 지도 모릅니다. 시프티는 당신의 고통을 충분히 느낍니다. 이제 시프티를 시작해보세요.”

다음 달 일정이 확정되면 근무표를 공유하기 위해 어떤 채널을 이용하고 있나요? 스크린샷을 찍어 이메일로 보내고 있나요? 문자 또는 채팅방에서 보내나요? 직원들이 실제로 그 근무표를 숙지했는지는 어떻게 알 수 있을까요? 시프티를 통해 자동으로 직원에게 근무일정을 공유할 수 있으며 변경사항은 실시간으로 반영됩니다. 당신의 인생에서 더이상의 근무표 스크린샷은 없습니다.

직원을 관리 할 때 항상 예외와 우발적 변동이 있습니다. 때로는 인력 부족으로 레스토랑 운영이 재앙에 빠질 수도 있습니다. 직원의 근무 가능 시간을 수집하여 우발적인 상황에 대비하세요.

직원 스케줄링을 위한 절차 수립은 비즈니스 운영에 있어 필수입니다. 오늘날도 이러한 프로세스가 없어 관리자와 심지어 사장까지도 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 직원들의 근무표를 계획하고 알맞은 인원을 할당하는 것은 그렇게 힘든 일이 아니어야 합니다. 위의 절차를 따라해 보고 차이점을 느껴 보시기 바랍니다!

시프티 출퇴근기록기로 직원들의 출퇴근을 기록하는 것도 잊지 마세요.