연차사용촉진제도를 운영 중인 사업장이라면, 오는 7월 1일부터 10일간 미사용 연차에 대한 1차 연차사용촉진제를 시행해야 합니다.

오늘은 연차사용 촉진제도를 단순히 미사용 휴가를 안내하는 것이 아닌, 법적 요건에 따라 적법하게 운영하기 위한 절차와 촉구 방법, 시기, 실무자 체크리스트 등을 알아보도록 하겠습니다.

연차란, 근로기준법 제60조에 따르면 사용자는 1년간 80% 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가를 부여해야 하며, 같은 조 제7항에 따라 1년간 사용하지 않은 연차는 소멸된다고 명시되어 있습니다.

이에 따라, 사용자는 근로자의 연차유급휴가 사용기간이 만료되기 전에 미사용 연차를 사용할 수 있도록 안내하고 소진을 유도할 수 있는데, 이를 연차사용촉진제도라고 합니다.

이 제도를 시행할 때에는 단순한 구두 통보가 아닌, 근로기준법 제61조에 따른 적법한 절차를 따라야 법적 효력을 인정받을 수 있습니다.

연차 사용촉진 제도는 근로자의 휴식권을 보장하면서, 동시에 사용자가 적법하게 연차 사용을 촉진했음에도 불구하고 근로자가 사용하지 않은 경우, 사용자의 미사용 연차수당 지급 의무가 면제되는 제도입니다. 노사 모두에게 중요한 제도인 만큼 정확한 절차에 따라 운영되어야 합니다.

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1월 1일부터 12월 31일까지 회계연도 기준으로 오는 7월 1일부터 10일간 1차 연차휴가 사용촉진 기간입니다. 따라서 실무담당자는 근로자별 잔여 연차일수를 파악하고 서면으로 통보한 후 휴가 사용 지정을 10일 동안 진행해야 합니다.

이때 근로자는 10일 이내 본인 휴가 일정을 정하여 담당자에게 회신해야 하며, 만약 근로자가 휴가 사용 날짜를 지정하지 않았다면, 10월 31일까지 연차사용촉진 2차를 진행해야 합니다.

한편, 회계연도가 다르거나 입사일 기준으로 연차가 발생하는 사업장이라면, 근로자별 연차 소멸 예정일 6개월 전에 1차 촉진, 2개월 전에 2차 촉진을 진행해야 합니다.

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연차사용촉진제도를 시행할 때 가장 중요한 법적 요건은 바로 ‘서면’으로 촉구하는 것입니다. 서면 통보에는 근로자별 미사용 연차일수와 사용 시기 등 필수 정보가 포함돼야 하며, 1년 미만 근로자와 1년 이상 근로자를 구분해 근로자 개인별로 1차, 2차 두 차례에 걸쳐 안내해야 합니다.

관계법령 이해 (근로기준법 제61조) → 근로자별 연차 유효기간 파악 → 근로자별 잔여 연차 일수 파악 → 1차 서면 통보 (사용자→ 근로자) → 사용시기 지정 회신 (근로자→ 사용자) → 2차 서면 통보 (사용자→ 근로자) → 사용시기 지정 회신 (근로자→ 사용자) → 1차와 2차 서면 통보 자료 정리 및 보관

• 근로자별 수신 대상자 이름 기재
• 연차 사용 기한
• 연차 사용 촉구 이유
• 근로자별 미사용 연차 일수 및 소멸 시점
• 연차 사용 시기 지정 회신 기한
• 1차와 2차 구분하여 명시
• 날짜 & 근로자 서명

💡 실무자를 위한 TIP : 연차사용촉진 안내 예시 문구

본 안내는 연차사용촉진 1차 안내입니다.
ㅇㅇㅇ 대리님께서는 현재 미사용 연차가 7일 남아 있습니다. 해당 연차는 2025년 12월 31일까지 사용 가능하며, 2025년 7월 10일까지 사용 시기를 정해 인사팀으로 회신해 주시기 바랍니다.
만약 안내된 기한 내 연차를 사용하지 않을 경우, 근로기준법 제61조(연차 유급휴가의 사용촉진)에 따라 연차수당이 지급되지 않을 수 있음을 알려드립니다.

연차사용 촉진제도는 단순히 근로자의 미사용 연차에 대한 안내가 아닌 법적 요건을 충족해야 효력을 갖는 제도입니다. 실무자는 촉진 대상자 파악부터 통보 방식 및 일정, 서류 관리까지 빠짐없이 이행해야 하는데요.

아래 체크리스트를 참고하여 우리 사업장에 맞는 연차사용촉진 절차를 내부적으로 정리해 보는 것도 올바른 연차 관리에 도움이 될 수 있습니다.

• 연차사용 촉진제도는 법적 의무사항이 아니며, 사업주 재량으로 실시
• 연차 사용 촉구 시 반드시 ‘서면’ 또는 ‘전자문서’로 안내
• 근로자별 잔여 연차일수와 유효기간을 정확하게 파악해 연차 촉진 대상자 구분
• 사내 전체 안내가 아닌, 반드시 ‘근로자 개인별’ 연차사용촉구 시행
• ‘1차 통보’ 진행에도 미사용 연차 발생 시 ‘2차 통보’ 진행
• 통보한 서면 자료와 근로자의 연차사용 계획서는 반드시 보관

A. 네. 특별히 규정된 양식은 없습니다. 다만, 반드시 ‘서면’ 또는 ‘전자문서’로 연차 사용 촉진이 이행돼야 법적으로 인정됩니다.

‘서면’이란 원칙적으로 종이에 인쇄된 문서를 의미합니다. 다만, 최근에는 전자문서의 활용이 늘어나면서 이메일 등 전자문서를 통해 연차휴가 사용을 촉진하는 방식도 가능해졌는데요.

단, 이 경우에는 몇 가지 조건이 충족되어야 합니다. 바로 회사가 전자결재 시스템을 완비하고, 모든 업무가 전자문서로 기안, 결재, 시행되는 구조여야 하며, 해당 내용이 근로자 개인에게 명확하게 전달(촉구 또는 통보)되는 방식이어야 합니다.

즉, 단순히 메일을 보냈다는 것만으로는 ‘서면 촉구’로 인정받기 어렵고, 전자문서를 포함한 전자계약/서명이 가능한 전사적 시스템이 구축되어 있는 경우에 한해 인정된다는 점을 꼭 기억해야합니다.

A. 아닙니다. 연차사용초진제도는 사업주가 필요시 도입해 운영하는 제도입니다. 근로자의 휴식권 보장과 사업주의 임금 부담에 대한 목적으로 만들어진 제도로 고용노동부의 행정해석에서도 “사용자가 연차사용촉진 제도를 도입할 것인지 여부는 사용자가 선택할 수 있는 것으로 반드시 실시해야 하는 제도는 아닙니다." (임금근로시간정책팀-2239 2007.06.28) 라고 설명하고 있습니다.

A. 지정된 연차휴가일 이전에 퇴직하면, 연차휴가를 소진하지 않은 것이므로 미사용 휴가일수 만큼 연차수당을 지급해야 합니다.

A. 아닙니다. 연차사용촉진제도 시행은 근로자 동의 없이 사업주가 선택하여 진행할 수 있습니다.

A. 적법한 절차에 따른 연차사용촉진제도를 실행했고, 휴가일에 출근한 근로자에게 노무수령거부 의사를 정확하게 표시했다면 미사용 연차수당 지급에 대한 의무가 없습니다.

고용노동부의 행정해석에도 “근로자가 휴가기간 지정에 따르지 아니하고 휴가기간에 노무를 제공하였으며 사용자가 이를 사실상 묵인 내지 수용하였다면 휴가근로수당은 지급되어야 한다. 사용자가 휴가기간을 지정하였을 뿐만 아니라 휴가기간에 실제로 근로자의 노무제공의 수령을 거부하였다면 휴가근로수당의 지급의무는 발생하지 않는다.“ (근로기준과 68207-1195) 라고 설명하고 있습니다.

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연차사용촉진제도는 한 번의 통보로 끝나는 절차가 아닙니다. 사업장 상황에 맞게 계획적이고 체계적인 관리가 요구되며, 관련 기록과 서류 보관 역시 꼼꼼히 이뤄져야 합니다.

이번 기회에 우리 사업장의 연차 관리가 잘 이루어지고 있는지 살펴보면서 근로자에게는 휴식권을 보장하고, 사업주는 불필요한 임금 부담을 줄여 건강한 근로환경을 만드는 계기가 되기를 바랍니다.

정확한 연차휴가 사용촉진 운영, 시프티