연차는 근로자의 권리이자 사업장 운영 유연성을 위해 필요한 제도입니다. 하지만, 여러 가지 이유로 근로자가 연차 소진을 못하여 수당이 발생될 경우 사용자에겐 인건비 부담으로 이어질 수 있습니다. 따라서 이를 해결하기 위해 근로기준법에는 ‘연차사용촉진법’에 대한 내용이 명시되어 있습니다.

오늘은 연차사용촉진 제도에 대하여 알아보고 인사 담당자가 실무에 적용할 수 있는 2025년 버전 가이드 및 정책 활용법에 대하여 알아보겠습니다.

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연차사용촉진제란?

연차사용촉진제도는 근로자의 연차 소멸을 방지하고, 연차를 적극적으로 사용할 수 있도록 장려하기 위한 제도로 근로기준법 제61조에 관련 내용이 명시되어 있습니다. 단순하게 근로자가 사용자에게 ‘연차를 사용하겠다’고 구두로 전달하는 것만으로 그 효력이 발생되는 것이 아닌 근로기준법에 명시된 적법한 절차에 따라 서면으로 요청과 안내가 이루어져야 법적 효력을 갖게 됩니다.

따라서 이 제도의 취지는 근로자에게 충분한 휴식을 보장하는 동시에, 사업주의 연차수당 지급 부담을 완화하는 것으로, 노사 모두가 정확한 내용을 이해하고 있어야 합니다.

💡 근로기준법에서 규정하는 연차 지급 기준
(근로기준법 제60조) 연차 유급휴가는 1년간의 소정근로일의 80일 이상 출근한 근로자에게 15일이 부여되고, 해당 휴가는 발생일로 1년 이내 사용하지 않으면 소멸됩니다. 또한 입사 1년 미만의 근로자는 매월 개근 시 하루의 유급휴가가 발생되며 1년동안 최대 11일까지 지급됩니다.

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연차촉진제 활용시 법적 의무사항

연차 촉진제는 법에서 정한 절차를 충실히 이행한 경우에 한 해, 사용자가 근로자의 미사용 연차에 대해 수당을 지급하지 않아도 되는 제도입니다. 만약 이러한 법적 요건을 갖추지 않은 채 임의로 촉진 절차를 진행하고 수당을 지급하지 않았다면, 법적 불이익이 발생될 수 있습니다.

사용자의 법적의무 사항

1. 잔여 휴가 ‘소멸 6개월 전’ 1차 통보

연차 사용 촉진 시기는 법적으로 소멸 6개월 전에 사용자가 1차 사용시기 통보를 개별 근로자에게 하도록 정해져 있습니다. 사용 통보를 받은 근로자는 10일 이내에 연차 사용 시기를 정해 사용자에게 알려야 하는데, 1차 통보 후에도 연차가 남은 근로자가 있다면 소멸 2개월 전 2차 통보를 통해 연차 사용을 촉진할 수 있습니다.

2. 연차 사용 촉진 통보는 ‘서면’으로

근로자의 잔여 휴가 사용 촉진은 반드시 ‘서면’으로 개별 근로자에게 직접 전달되어야 합니다. 만약 구두 안내나 사내 게시판을 통해 일괄 공지 방식으로 요청할 경우, 적법한 절차로 인정되지 않으며 추후 미사용 연차 수당 지급 의무가 발생할 수 있습니다.

그러므로 반드시 근로자 개인에게 문서로 요청해야 하는데, 만약 근로자가 연차사용촉진에 대한 내용을 인지하고 있다면 개별 이메일 또는 전자 문서를 통한 통보도 유효한 방법으로 인정될 수 있습니다. [근로기준과-3836, 2004. 7. 27]

연차촉진제 시행 방법 및 실무적용 가이드

연차사용촉진제 시행은 형식적인 연차 사용을 안내하는 것이 아닌, 법에서 정한 명확한 절차를 통해 이행해야만 미사용 연차에 대한 수당 지급을 면제 받을 수 있습니다. 따라서 사용자 또는 실무자는 아래 시행 방법과 가이드를 바탕으로 근로자에게 연차 사용을 유도하는 것이 중요합니다.

1단계. 연차 사용 계획 요청

사용자는 근로자에게 연차 소멸 6개월 전을 기준으로 남은 연차 일수, 유효기간 등을 알려야 하며, 통보를 받은 근로자는 10일 이내 연차 사용 시기를 자율적으로 정하여 회신해야 합니다.

📌 실무자를 위한 가이드
반드시 ‘서면’으로 촉구해야 하며, 근로자가 수신 또는 연락 기록 확인이 가능하면 이메일 또는 전자 문서를 통해서도 시행 할 수 있습니다.

2단계. 근로자에게 연차 사용 권고

근로자가 1차 사용촉진 기간에 연차 사용 계획을 회신하지 않았다면, 연차 소멸 2개월 전 사용시기를 지정해 통보해야 합니다. 이 단계 또한 근로자의 연차 사용 촉진에 대한 사용자의 의무로 1차 촉진에도 미사용 연차가 있을 경우도 반드시 2차 사용촉진 기간 내 연차 사용을 권고해야 합니다.

📌 실무자를 위한 가이드
근로자가 좀 더 적극적으로 연차 사용을 할 수 있도록 2차 사용 촉진 통보 전후로 이메일을 통해 연차 사용에 대한 공지를 하는것도 추천합니다.

3단계. 일정기간 내 사용하지 않은 경우 면제 조건 충족

1,2단계를 모두 정확하게 이행했음에도 근로자가 연차를 소진하지 않은 경우, 해당 미사용 연차에 대한 수당 지급 의무는 면제됩니다. 단만 사용자나 실무자는 관련 문서 증빙이나, 정해진 기간 내 절차가 정확하게 이루어져야 합니다.

📌 실무자를 위한 가이드
근로기준법 제42조에 따라 근로계약에 관한 중요한 서류는 3년간 보존해야 한다고 정하고 있습니다. 따라서 연차 사용 촉진시 작성된 문서 또한 3년 이상 보존하는 것이 필요합니다.

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연차사용촉진제 도입 시 유의할 점과 주의사항

연차사용촉진제를 실무에 적용할 때, HR 담당자는 몇 가지 반드시 주의해야 할 사항이 있는데요. 만약 이를 간과하면 제도 시행 이후 법적 분쟁이나 구성원 간 갈등으로 이어질 수 있어 사전에 미리 준비하는 것이 필요합니다.

1. 근로자의 연차 사용을 적극적으로 지원하는 환경 마련

근로자가 연차 사용을 계획했지만 해당 날에 출근해 근로를 제공하려는 경우, 사용자는 반드시 노무수령 거부 의사표시를 명확히해야 합니다. 만약, 이를 묵인하고 해당일 근로를 수용했다면 연차촉진 절차를 정확하게 이행했더라도 연차가 실제로 사용되지 않은 것으로 간주되어 연차 수당 지급 의무가 발생됩니다.

따라서 연차일에 출근한 근로자에게 근태관리 시스템을 통해 해당 휴일에 PC-OFF 시행, 근로자 PC 화면 또는 책상에 노무수형거부 의사 통지 안내 배치, 연차 일에 회사 출입 금지 안내 등의 방법으로 노무수령 거부 의사를 적극적으로 표시할 수 있습니다.

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2. 미사용 연차는 모두 촉진해야 면제 요건 성립

연차사용촉진은 근로자 전체를 대상으로 모든 미사용 연차에 대해 연차 소멸 6개월 전 1차, 2개월 전 2차에 걸쳐 촉진 절차가 누락 없이 진행돼야 합니다. 만약 일부 연차 또는 1차 조치만 진행한 경우 남은 연차에 대한 수당 지급 의무가 발생하게 됩니다. 또한 대체공휴일, 임시공휴일 등이 연차와 혼용되어 관리되는 경우도 많아 연차 일수 산정 또는 촉진 과정에서 연차 계산 실수가 발생되기도 합니다.

따라서 사업주는 근로자의 근태 기록, 휴일 등을 종합적으로 관리할 수 있는 근태관리 체계를 마련하여 관리하는 것도 연차로 인한 문제 발생을 방지하는 방법이 될 수 있습니다.

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3. 육아휴직 등 장기 휴직자에 대한 촉진 대상여부 검토

연차촉진제 대상자 중에는 육아휴직, 병가, 가족돌봄 등 장기 휴직 근로자가 포함되어 있을 수 있습니다. 이런 경우 사업주는 입사일과 복직 예정일, 휴직기간 등의 일정을 종합적으로 확인하여 해당 근로자의 연차 발생 여부, 촉진 시기 등을 판단하여 제도를 실행하는 것이 필요합니다.

특히 연차촉진 대상자 선정 시점에 휴직 중인 근로자 리스트를 만들어 별도로 관리하는 것도 연차촉진 대상자 누락을 방지할 수 있는 방법입니다.

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연차촉진제 관련 자주묻는 질문 FAQ

Q. 근속기간이 1년 미만 근무인 근로자도 연차사용촉진제 시행 대상이 될까요?

A. 네. 1년 미만 근속 기간인 근로자도 연차촉진 시행 대상입니다. 근로기준법 제61조 2항에 따르면 1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전, 1개월 전을 기준으로 5일 이내 촉구해야 합니다.

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Q. 연차사용촉진제 도입은 사업주의 법적 의무사항인가요?

A. 아닙니다. 연차사용촉진제는 사용자의 법적 의무사항이 아니며, 근로자의 별도 동의가 필요하지 않습니다. 다만, 연차촉진제는 연차수당 면제를 위한 제도로 도입 시에는 근로자에게 사전에 절차를 충분히 알려 실효성을 높이고, 적법한 절차와 방법을 준수하여 이행하는 것이 중요합니다.

Q. 사용자가 연차시기를 정하여 2차 촉진한 경우, 근로자가 지정된 연차 일정을 변경할 수 있나요?

A. 사용자가 지정한 연차 사용일에 대해 근로자가 휴가일 변경을 요청할 경우, 반드시 승인해야 하는지에 대한 법적 근거는 없습니다. 다만, 사업장의 업무 필요도나 근로자의 일정 등 합리적인 사유로 변경을 요청하면, 서로 협의하여 결정하는 것이 바람직합니다.

결국 연차 제도는 근로자의 휴식 보장과 원활한 근무 환경 유지에 있기 때문에 서로 협의와 조정을 통해 해결하는 것이 노사 모두에게 긍정적인 효과를 가져올 수 있습니다.

Q. 연차사용촉진제는 매년 반복해서 실행해야 하나요?

A. 네. 연차촉진제는 연차가 발생한 연도에만 적용할 수 있으며 새롭게 발생하는 연차에 대해서는 동일한 절차와 방법에 따라 촉진해야 합니다. 1월부터 12월까지 회계연도 기준으로 1차 연차사용촉진 기간은 7월 1일부터 10일까지, 2차 연차사용촉진은 10월 31일까지 진행되어야 합니다.

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연차촉진제는 단순하게 공지나 안내만으로 효력이 발생되는 제도가 아닙니다. 법에서 정한 절차와 방법, 시기 등에 따라 명확하게 이행되야하는데요.

이제 회계년도 기준으로 1차 연차촉진 기간이 두 달 남짓 남은 중요한 시기입니다. 이번 기회에 촉진 대상과 근로자 근태관리 등을 사전에 점검해보는 시간을 갖는 것이 바람직해 보입니다.

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