2차 연차사용촉진 지정 통보, 형식만 지키면 될까? 인사담당자가 자주 놓치는 FAQ

회계연도 기준으로 10월은 2차 연차사용촉진을 시행해야 하는 시기입니다. 근로기준법에서는 1차와 2차 촉진의 시기와 통보 방법을 명확히 구분하고 있어, 적법한 절차에 따른 통보가 필수적입니다. 오늘은 2차 연차사용촉진 통보 방법과 절차 기준 등을 총정리하고, 인사담당자가 실무에서 놓칠 수 있는 부분을 FAQ로 살펴보도록 하겠습니다.

연차사용촉진은 근로자가 연차유급휴가를 정해진 기한 내에 사용할 수 있도록, 사용자가 휴가 사용을 안내하고, 적극적으로 촉진하는 제도입니다.

근로기준법 제61조는 사용자가 근로자에게 미사용 연차의 사용을 촉진하기 위해 정해진 연차 사용 시기와 통보 방법을 준수하도록 안내하고 있습니다. 사용자가 적법 절차에 따라 미사용 연차 사용을 촉진한 경우, 근로자가 기한 내에 휴가를 사용하지 않더라도 사용자는 미사용 연차수당을 지급할 의무가 면제됩니다.

한편, 연차유급휴가는 근로기준법 제60조에 따라 1년 동안 소정근로일의 80% 이상을 출근한 근로자에게 매년 15일의 유급휴가가 부여되며, 이 연차는 발생일로부터 1년 이내에 사용하지 않으면 소멸됩니다. 반면 입사 1년 미만 근로자는 매월 개근 시 연차유급휴가 1일씩 발생하는데, 1년 동안 최대 11일까지 지급됩니다.

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연차사용촉진제도는 연차 발생 일을 기준으로 1년의 사용기간 동안 두 차례에 걸쳐 운영됩니다. 1차와 2차 각각의 촉진 시기와 방식이 다르기 때문에, 근로기준법 제61조에서 정한 절차에 따라 진행해야 합니다.

1차 연차사용촉진은 근로자에게 남은 연차 일수를 안내하고 사용 계획을 요청하는 단계이며, 2차 연차사용촉진은 근로자가 연차를 사용하지 않았을 경우, 사용자가 구체적인 휴가 사용 기간을 지정해 통보하는 절차입니다.

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2차 연차사용촉진은 1차 연차사용촉진 이후에도 근로자가 연차를 사용하지 않았거나, 미사용 연차가 남아 있는 경우에 연차 사용 기간 종료 2개월 전까지 시행돼야 합니다. 예를 들어 사업장의 회계연도가 1월부터 12월까지일 경우라면, 10월 31일까지 2차 연차사용촉진 시기 지정 통보를 완료해야 합니다.

2차 촉진은 근로자에게 연차 사용 시기를 정해 회신하도록 요청하는 1차 촉진과 달리, 사용자가 휴가 일정을 직접 지정해 근로자에게 통보하는 단계입니다. 따라서 2차 연차사용촉진은 근로자별로 잔여 연차 일수와 지정된 사용기간을 명확하게 기재하여 통보해야 합니다.

특히 주의할 점은 시기 지정 통보 방식인데요. 과거에는 반드시 ‘서면’ 통보만 인정됐지만, 최근에는 전자문서 시스템 활용이 보편화되면서 이메일, 인트라넷, 전자결재 등을 통해 근로자가 통보 사실을 확인할 수 있다면, 유효한 통보 방식으로 인정되고 있습니다.

단, 사내공지, 메신저, 단순 공지 등 수신 확인이 불분명한 경우에는 법적 효력이 제한되며, 이 경우 사용자는 미사용 연차 사용 수당을 지급해야 합니다.

💡‘서면’ 통보에 관한 과거 vs 최근 해석

(과거) 고용노동부 행정해석 근로기준과-3836, 2004. 7. 27.
회사 내 이메일을 활용하여 통보하거나 근로자별 미사용 휴가일수를 게재한 공문을 사내 게시판에 게재하는 것은 그러한 방법이 근로자 개인별로 ‘서면’ 촉구 또는 통보하는 것에 비하여 명확하다고 볼 수 없는 한 서면 촉구 또는 통보로 인정되기 어려움.

(최근) 대법원 판결 2015. 9. 10. 선고 2015두41401
이메일에 의한 통보의 경우에는 근로자가 이를 수신하여 내용을 알고 있다면, 유효한 통보로 볼 수 있음.

2차 연차사용촉진은 단순히 휴가 일정을 지정해 통보하는 절차가 아니라, 근로기준법에서 정한 요건에 따라 진행해야 법적 효력이 인정됩니다. 미사용 연차수당 면제 요건이 성립하려면 통보 시기, 방법, 기록 관리, 연차일 출근 대응 등 모든 과정이 법적 기준을 충족하는 것이 중요합니다.

2차 연차사용촉진은 연차 사용기간 종료 2개월 전까지 반드시 완료해야 합니다. 만약 1차 촉진을 생략했거나, 기한을 넘겨 통보한 경우, 절차 따라 진행했더라도 법적 효력이 인정되지 않습니다. 따라서 연차 발생일 기준으로 1차 연차사용촉진과 2차 촉진 일정을 체계적으로 관리할 수 있는 전자 시스템 활용이 필요합니다.

연차사용촉진 통보는 근로자별 ‘서면’ 또는 수신 여부를 확인할 수 있는 전자문서 형태인 이메일, 전자결재 등으로 진행할 수 있습니다. 근태관리 솔루션을 활용해 근로자별 연차 잔여일 안내, 사용 촉진 통보, 열람 확인 및 전자기록 보관 기능을 통해 법적 요건을 충족할 수 있습니다.

1차 촉진과 2차 촉진을 모두 적법한 절차에 따라 진행했더라도, 지정된 연차일에 출근한 근로자에게 업무를 지시하거나 이를 묵인했다면, 사용자에게 미사용 연차수당 지급 의무가 발생됩니다. 따라서 PC-OFF, 휴가일 근무 알람 기능 등을 활용해 노무수령 거부 의사를 정확하게 밝히는 것이 중요합니다.

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A. 연차사용촉진제는 사용자의 법적 의무사항은 아닙니다. 하지만, 사용자가 법적 절차에 따라 연차 사용을 촉진했음에도 근로자가 휴가를 사용하지 않은 경우에는 미사용 연차에 대한 수당 지급 의무가 면제됩니다.

A. 네. 지급해야 합니다.

대법원 판례(대법원 2005. 5. 27., 2003다48549, 48556)에 따르면, 근로자가 연차유급휴가권을 취득한 후에 연차유급휴가를 사용하기 전 퇴직 등의 사유로 근로관계가 종료되는 경우, 근로자는 이로 인해 사용하지 못하는 미사용 연차휴가 일수에 해당하는 수당을 청구할 수 있습니다.

또한 2012년 고용노동부 행정해석(근로개선정책과-2379, 2012.4.25)에 따르면, 퇴사로 인한 근로관계가 종료된 경우 연차유급휴가 사용촉진시기 도래와 무관하게 미사용 연차휴가 일수에 해당하는 수당을 지급해야 한다고 명시하고 있습니다.

A. 변경 가능합니다. 다만, 근로자가 변경을 원하는 시점이 연차 사용기간인 1년 이내에 있어야 하고 변경된 내용을 서면 또는 전자문서로 기록, 보관해 두는 것이 필요합니다.

A. 가능합니다. 하지만 근로기준법 제61조에서 2차 연차사용촉진 통보 기간을 ‘연차 사용기간 종료 2개월 전’까지 통보를 규정하고 있기 때문에 기한을 넘긴 촉진은 단순 안내로 간주되며, 법적 효력은 인정되지 않습니다.

2차 연차사용촉진은 단순한 안내가 아니라, 법에서 정한 절차에 따라 진행해야 효력이 인정됩니다. 통보 시기와 기록을 명확히 관리하면 불필요한 분쟁을 예방할 수 있습니다. 결국, 정확한 근태관리 체계를 갖추는 것이 근로자와 사용자의 권리를 함께 지킬 수 있는 방법일 수 있습니다.

이번 기회에 2차 연차사용촉진 일정과 절차를 다시 한번 점검하고, 실무상 누락이 없도록 관리하시길 바랍니다.