HR SaaS 운영 및 도입 사례로 알아보는 근로시간 기록의 중요성

근로시간 기록은 단순히 출퇴근 시간을 남기는 것이 아니라, HR 운영 기준을 정리하고 근로시간제도를 실제 사업장에 적용하기 위한 핵심 요소입니다. 특히 연장근로, 휴일근무, 주 52시간제, 유연근무제 등 근무 형태가 다양해지면서 근로시간 기록과 관리의 중요성은 더 커지고 있습니다.

오늘은 근로시간 기록이 사업주의 법적 의무 사항인지 알아보고, 어떻게 근로시간을 관리해야 하고, 기업들은 실제로 어떻게 운영하고 있는지 살펴보겠습니다.

기업의 근로시간 기록은 근로기준법이나 관련 법령에서 직접 명시된 의무 조항은 아닙니다. 다만, 근로기준법 제48조에 따라 모든 사업장은 임금대장 작성 및 보관이 필수이며, 근로자에게 임금명세서를 개별 교부하는 것이 법적 의무입니다.

임금 산정을 위해서는 기본근로, 연장근로, 야간근로, 휴일근로 등의 구분이 필요하며, 이를 판단하는 기준이 되는 것이 근로시간 기록입니다. 따라서 정확한 근로시간 기록은 임금 산정의 전제가 되는 필수 요소라고 할 수 있습니다. 즉, 관련 법령에 ‘근로시간 기록 의무’라고 명확히 규정되어 있지 않지만, 임금 지급의 근거와 증빙을 위해 근로시간 기록은 사업장 운영의 핵심 요소라고 할 수 있습니다.

참고로 임금명세서 교부 의무화 법 개정에 따라, 기존의 서면 교부 방식 외에도 전자문서로 임금명세서를 교부할 수 있습니다. 이는 전자문서 및 전자거래 기본법 제2조 제1호에 따른 전자문서 형태의 임금명세서를 포함하여 인정하는 방식으로 제도가 확장되었습니다.

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이제 근로시간 기록은 더 이상 단순 출퇴근 관리에 머물지 않고 임금지급, 노무 대응, 근태관리 등 인사운영 전반을 구성하는 주요 데이터로 활용되고 있습니다.

연장근로 승인, 유연근무제 운영, 휴일근로 및 야간근로 수당 정산과 같은 과정에서 근로자가 실제 언제, 얼마나 근무했는지 확인할 수 있는 정확한 기록이 필요합니다. 이러한 기록이 명확하지 않거나 기준이 일관되지 않으면, 노사 갈등, 임금 체납 분쟁 등으로 이어질 가능성이 높습니다.

또한 기업은 근로시간 기록 데이터를 활용해 조직의 업무 패턴, 부서 및 직무별 근로 환경 등을 파악해 조직의 운영과 근무 환경 개선을 위한 근거 데이터로 활용할 수 있습니다.

최근 보도에 따르면, 정부는 업무 시작과 종료 시각을 측정하고 기록, 관리하는 내용을 포함한 근로시간 관리 기준을 신설하는 개정안을 검토 중이며, 해외 국가들도 근로시간 기록을 제도화하고, 근로시간을 객관적으로 기록하고 보존하는 체계적인 시스템 구축이 강조되고 있는 분위기라고 설명했습니다. (한국경제 2025.10.27 “근로시간 기록 의무화, '분쟁의 씨앗'되지 않으려면”)

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근로시간 관리는 단순하게 기능 도입으로 완성되지 않습니다. 사업장의 특성과 운영 방식에 맞는 기록 방식, 승인 절차, 분석 및 정산, 시스템 자동화가 하나의 흐름으로 연결되어 운영되어야 효과적입니다. 즉, 필요한 근태관리 기능을 개별적으로 구축하는 것이 아닌, 정확한 근로시간 기록을 기반으로 우리 사업장에 맞게 HR 운영 전체가 하나로 연결되는 통합 솔루션 형태의 시스템 구축이 필요합니다.

근로시간 기록은 사업장의 규모, 근무 형태, 직무 특성이 다양하더라도 일관된 운영 기준 아래 관리되어야 합니다. 시프티는 교대근무, 재택근무, 원격근무, 시차출퇴근제 등 다양한 근로시간제를 지원하며, 각각의 제도에 맞는 기록 방식을 설정할 수 있습니다. 출퇴근 기록 방식 또한 별도의 하드웨어 설치 없이 모바일, PC, 위치 인증, Wi-Fi 인증 등 사업장의 환경에 맞춰 선택할 수 있어 유연하게 적용할 수 있습니다.

근로시간 기록은 단순한 출퇴근 정보가 아니라 사업장 전반의 인력 운영 흐름을 확인할 수 있는 데이터로 활용할 수 있습니다. 시프티는 이러한 데이터를 기반으로 연장근로, 야간근로, 휴일근로 등을 자동 계산하고, 근무일정 대비 실제 근무시간을 리포트 형태로 제공합니다. 또한 특정 기간, 직무, 근로자 또는 팀별 근무 패턴 등을 비교할 수 있어 근로자의 연장근로 관리, 주 52시간 등 근로시간 관련 제도 준수, HR 운영 패턴까지 쉽게 파악하고 개선할 수 있도록 지원합니다.

근로시간을 기록하더라도 실제 근무시간과 일치하지 않으면 근태관리 체계의 신뢰성이 떨어질 수 있습니다. 시프티의 PC-OFF 기능은 근무시간 이후 PC 사용 제한뿐 아니라 연장근무 신청과 승인, 승인된 연장근무 시간 자동 반영까지 지원해 ‘근로시간 기록-연장근무 승인-실제 근무시간 관리-정산’이 하나의 흐름으로 운영될 수 있도록 돕습니다.

이를 통해 불필요한 초과근무나 휴일 근무를 예방하고, 이석 관리를 통한 정확한 근로시간 집계, 기록된 근로시간과 실제 근무시간 확인 등 보다 정확한 관리가 가능해 신뢰 높은 근태관리 체계를 구축할 수 있습니다.

콘텐츠 제작 브랜드 와이낫미디어는 외부 촬영과 출장, 외근이 많은 업무 특성상 선택적 근로시간제와 재량근로제를 함께 운영하고 있었지만, 사무실에서 태깅 방식으로 근태를 관리해 직원별 실근무 시간을 정확하게 반영하기 어려웠습니다. 촬영이나 출장 중에는 출퇴근 기록이 누락되거나 별도 보고 방식으로 처리되는 경우가 많아, 근로시간 산정 및 급여 정산 과정에서 추가 확인과 보정 작업이 필요해지는 것이 주요 과제였습니다.

시프티 도입 이후 모바일 기반으로 촬영 현장에서도 출퇴근 기록이 가능해졌고, 다양한 근무 형태에 따라 적용되는 연장, 야간, 휴일근로가 시스템 내에서 자동 계산되면서 근태 정보가 실시간 반영되는 체계가 구축되었습니다. 더불어 연차 및 휴가 신청과 승인 절차가 표준화되면서 구성원들은 본인의 근무시간과 휴가 현황을 스스로 확인할 수 있게 되었고, 인사 업무 역시 더 효율적이고 정확하게 운영될 수 있게 되었습니다.

언더아머코리아는 본사와 매장 등 근무 환경이 다른 인력을 운영하고 있어, 일관된 출퇴근 기록 방식과 근태 기준 적용에 어려움이 있었습니다. 특히 각 매장의 관리자는 근무 일정을 엑셀 또는 수기로 관리하며 변경 사항을 직접 수정하고 공유해야 했기 때문에, 근로자의 스케줄 관리 과정에서 누락과 커뮤니케이션 부담이 발생하는 것이 주요 과제였습니다.

시프티 도입 이후 근무 일정과 출퇴근 기록이 실시간으로 공유되고, 각 매장의 관리자가 스케줄 및 출퇴근 현황을 직접 관리할 수 있는 체계가 갖춰졌습니다.

뉴미디어 마케팅 서비스를 제공하는 마켓잇은 선택적 근로시간제 등 유연근무제를 운영하고 있어, 실제 근로시간 관리와 주 52시간 준수 여부 확인이 주요 이슈였습니다.

시프티 도입 이후 출퇴근 기록, 근무일정 공유, 연장근무, 연차 승인 등이 하나의 솔루션 안에서 관리되면서 근로시간 체계가 안정화되었습니다. 또한 외근이 많은 직무의 경우 위치 기반 출퇴근 기록 기능을 활용해 자율적인 근무 환경에서도 신뢰 있는 근태관리가 가능해졌습니다.

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근로시간 관리는 규제 대응뿐 아니라 근로문화 개선에 기반이 될 수 있습니다. 기록 방식, 승인 절차, 실제 근무 시간 확인, 데이터 활용이 하나의 시스템에서 운영될 때 안정적이고 신뢰 높은 근태관리를 할 수 있습니다.

앞으로는 각 사업장 환경에 맞는 근태관리 기준을 마련하고, 이를 실제 운영에 적용할 수 있는 솔루션을 선택하는 것이 인력 관리의 핵심이 될 것입니다.